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公司檔案室管理制度 集團檔案分類方案篇一

第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合 本公司實際,特制定本制度。

第二條 項目檔案是指公司開發(fā)房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第五條建設工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復;

2、可行性研究報告及批復;

3、項目評估意見;

4、環(huán)境影響報告書(表);

5、設計任務書、計劃任務書;

6、選址意見書。

(二)基礎、設計、施工前準備資料

1、基礎資料

(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

2、設計文件

(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

(1)征用土地批準文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;

(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協(xié)議書;

(5)建設工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質量監(jiān)督委托書等。

第六條 施工技術文件資料

(一)開工報告,停工、復工報告;

(二)施工組織設計、施工方案;

(三)圖紙會審紀要;

(四)工程技術、質量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術復核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

(十七)工程變更設計聯(lián)系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設計、勘察、施工、監(jiān)理工程質量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術總結,工程監(jiān)理總結,工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

(二十九)工程質量監(jiān)督報告;

(三十)工程質量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結構專業(yè)圖;

2、各類電氣專業(yè)圖;

3、電信專業(yè)圖;

4、煤氣專業(yè)圖;

5、各類給、排水工程專業(yè)圖;

6、供熱、冷專業(yè)圖;

7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

3、構筑物結構圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網綜合圖。

第八條 竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條 建設(施工)監(jiān)理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;

(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

第十三條 檔案資料上所反映的`圖形尺寸、材質、規(guī)格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章。竣工圖章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。

第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯(lián)系,分類科學、組卷合理。

第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條 項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內,綜合管理部應主動與當?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

公司檔案室管理制度 集團檔案分類方案篇二

第一章總則

第一條為加強集團公司建設項目檔案管理工作,保證建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng),根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關規(guī)定,結合公司實際情況,制定本管理制度。

第二條本規(guī)定適用于集團公司及所屬企業(yè)項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。

第三條項目檔案是項目建設、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

第二章項目檔案管理職責

第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構,配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網絡。落實項目檔案工作所需經費;堅持“四同時”管理,即下達項目任務的同時下達歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況,上報項目評優(yōu)和有關人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。

第五條項目檔案工作管理機構和人員的主要職責:

(一)建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度;

(二)收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設同步進行,維護項目檔案的完整、準確、系統(tǒng);

(三)對勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監(jiān)督指導;

(四)檔案人員應當忠于職守,遵守紀律,參加檔案專業(yè)培訓,具有專業(yè)技術技能。

第六條項目勘察、設計、施工、監(jiān)理單位和材料、構件及設備供應單位應根據(jù)相關要求,完成各自職責范圍與合同規(guī)定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。

第三章項目檔案的管理

第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應按照檔案管理有關規(guī)定與標準,明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

第八條實行總承包的項目,各分包單位負責收集、整理分包范圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團企業(yè);分別向幾個單位發(fā)包的項目,各承包單位負責收集、整理所承包范圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業(yè)或由集團企業(yè)委托一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。

第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。

第十條集團企業(yè)應采取拍照、錄像等方式,將項目開發(fā)建設前后的新舊面貌和開發(fā)建設過程進行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。

第十一條存放項目檔案的庫房應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。

第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關規(guī)范、標準和規(guī)章制度,確保其真實、完整和有效。

第四章項目檔案的登記和驗收

第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續(xù)建、收尾和竣工試生產的建設項目,應及時做好檔案登記工作。

第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的建設項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十五條申請項目檔案驗收應具備下列條件:

(一)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成,能滿足生產或使用的.需要;

(二)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力;

(三)完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第十六條項目檔案驗收前,由集團企業(yè)組織項目勘察、設計、施工、工程監(jiān)理負責人以及有關人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內容包括:

(一)項目建設及項目檔案管理概況;

(二)保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施;

(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質量狀況;

(四)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用;

(五)存在的問題及解決措施。

第十七條凡檔案驗收不合格的建設項目,應限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,并負責復查工作。造成檔案損失的,應依法追究有關單位及人員的責任。

第五章項目檔案的移交

第十八條項目整體竣工驗收后三個月內,建設單位與業(yè)主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù),明確移交檔案的內容、數(shù)量等,并有完備的清點、簽字等交接手續(xù);建設單位轉為生產單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

第六章附則

第十九條本制度由集團公司負責解釋。

第二十條本制度自下發(fā)之日起施行。

公司檔案室管理制度 集團檔案分類方案篇三

第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

第三條檔案人員崗位職責

(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的.其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1)應歸檔文件齊全完整;

(2)應歸檔文件為原件;

(3)及時登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;

(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;

(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五)考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經辦。

第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。