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文秘專業基礎知識題庫篇一

秘書的知識結構就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。

秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面；秘書工作的專業性，要求秘書具有較扎實的專業知識。

1、基礎知識層次

基礎知識層次是秘書知識結構的根底，是秘書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書知識結構的基本條件。基礎知識不僅要扎實，而且要寬廣。

（1）文化基礎知識

（2）理論基礎知識

（3）法律基礎知識

法律基礎知識是秘書從事秘書工作的重要依據。秘書工作要規范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

2、輔助知識層次

輔助知識層次指的是雖非秘書專業知識但又與秘書專業知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。

（1）傳統學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識

（2）新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。

3、專業知識層次

專業知識層次是秘書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業特色、與秘書工作目標密切聯系的部分。它由兩個部分組成：

（1）業務知識

主要指秘書業務知識，這是區別于其他專業的重要標志。大體包括：普通秘書學；分支秘書學（如行政秘書學、企業秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學）；秘書寫作學；秘書心理學；文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識；調查研究、會務工作、機要保密、組織協調、辦公自動化等方面的知識。

（2）行業知識

注意：a、當今比較合理的秘書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性；寬闊性；動態性；層次性。

b、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

（二）秘書的能力結構

秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發展。

1、基礎能力

指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

（1）秘書的觀察力

一個人所獲得的信息有80%—90%是經過視覺而來的。秘書的觀察力應重點置于領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

（2）秘書的記憶力

良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

（3）秘書的思維力

思維力在秘書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

（4）秘書的想象力

想象力在秘書工作中尤其是創造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯想等。

2、專業能力

（1）閱讀能力

秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發展，最后要有科學的閱讀方法。

（2）寫作能力

即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領”。秘書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規范。

（3）說話能力

即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養和磨練。

（4）辦事能力

秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

3、特殊能力

指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。

（1）協調能力

指運用協調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協調依據，熟悉政策法規，不搞“隨意性”；要掌握協調原則，使協調有根有據；要選擇協調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協調方法。

（2）調研能力

一般要求是：要有計劃；有科學的方法；有較強的洞察力；要善于與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。

（3）操作能力

主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

（三）秘書的心理素質

秘書的心理素質，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現出來的穩定心理特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關系和自我修養。

1、秘書心理素質的構成

（1）秘書的興趣

即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性

（2）秘書的情感與情緒

情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。秘書情感的品質是：要有道德感；要有理智感；要有審美感。

情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態度體驗。情感比較穩定而持久，情緒容易變化而不穩定。秘書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒；不愉快的情緒。按發生強度、速度和持續時間分為三類：心境、激情、應激。

（3）秘書的意志

良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養不斷提高的動力。

良好的意志應該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨斷性；寡斷性、武斷性；頑固性、動搖性；任性）

（4）秘書的氣質

氣質是指人們比較穩定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質（活潑型）的人、膽汁質（興奮型）的人、粘液質（安靜型）的人、抑郁質（抑制型）的人。

注意：

上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

秘書進行氣質修養的途徑：自我控制、職業環境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。

（1）秘書的性格

秘書性格是秘書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面：對現實的態度上和行動的方式上。

秘書健全的性格主要包括：要堅強執著而不固執；要敏捷靈活而不冒失；要開朗隨和而不輕佻；要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關系，有利于適應環境，有利于身心健康。

2、秘書的心理健康

（1）影響秘書心理健康的因素

負擔過重；輿論壓力；關系復雜。

（2）秘書心理健康的標準

一個心理健康的秘書應具有以下的主要標志：智力正常；情緒成熟；行為協調；工作專注；關系和諧。

（3）秘書常見的心理障礙及消除

嫉妒：要正視自己的'差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態，從病態的自卑或自尊中解脫。

急躁：遇事冷靜，處變不驚。

厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

自傲和自卑：樹立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。

文秘專業基礎知識題庫篇二

(1)主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

(2)主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置;領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。

可參見中共中央政治局常委在xx屆四中全會的座次排列圖：

(3)幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

(4)對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。

主席臺人數為奇數時

主席臺人數為偶數時

二、關于宴席座次的安排

宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。

中餐桌

西餐桌

三、儀式的座次安排

簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數一般對等，按主客左右排列。

四、關于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

乘車座次安排

五、合影座次安排與主席臺安排相同。

附：會議座位安排

長條桌

注：a為上級領導，b為主方席

沙發室

1.與外賓會談

注：a為主方，b為客方

2.與上級領導座談

注：a為上級領導，b為主方領導

文秘專業基礎知識題庫篇三

文秘專業主要學習文書基礎、辦公自動化基礎、法律與法規、企業管理基礎、接待工作、檔案工作、文書擬寫與處理、會議組織與商務活動，信息工作、辦公室日常事務管理以及協調工作。

文秘專業知識有些什么內容？

文秘專業培養德、智、體、美、勞全面發展，適應社會主義市場經濟和現代化建設需要具有系統、扎實的文秘知識和技能的中高級復合型人才。

實踐環節

計算機網絡、公務文書寫作、禮儀與形象設計、基礎寫作、新聞寫作等實習、畢業社會實習、畢業設計、實驗實訓、社會調查、校外實習、畢業論文和秘書綜合實訓。

就業方向

文秘專業學生畢業后，可以參加公務員考試，充實到各級政府機關；也可以加入到企業、行政事業單位和經濟管理部門，從事文秘寫作、辦公室管理和公關策劃、設計、組織，人力資源管理等工作。

辦公應用

微軟office辦公軟件、文字處理軟件word20__、數據處理軟件excel20__、文稿演示軟件powerpoint20__、網頁制作軟件frontpage20__，各類安全防護軟件和壓縮工具軟件winzip9.1等常用軟件。熟練使用打印機、復印機、傳真機、數碼相機、dv等常用辦公用具及其簡單維護。

文秘專業核心課程介紹

一、《公共關系》

《公共關系》是商務秘書專業的一門必修課，是一門綜合性的、應用型的、交叉性和邊緣性的獨立學科，學科以建立社會組織與社會公眾 之間良好的溝通關系，在社會公眾心目中樹立本組織的良好形象為主線貫穿始終。

二、《會計學基礎》

本課程是商務秘書專業必修的一門基礎課程。通過講授和輔導兩個環節，要求學生掌握會計學的一些基本理論、基本方法和基本操作技能 ，以及會將理論和方法適用于工商部門、分析處理具體的經濟業務，為經濟管理提供經濟信息。這樣有助于培養學生的分析問題和解決問題 的能力。

三、《市場營銷與談判》

《市場營銷與談判》是適應現代市場經濟發展需要，于本世紀初發源于美國的一門應用科學。它是管理類專業的一門專業必修課。通過學習，使學生掌握市場營銷的基本概念、基本方法以及策略技巧，并能根據工商企業的實際環境和條件加以運用，不斷創新，提高企業的市場 營銷能力，提高企業的經濟效益，推動企業的發展。

四、《秘書理論與實務》

《秘書理論與實務》是商務秘書專業的一門必修課，講授秘書學科的歷史沿革、工作原理以及實際操作中的一些方式，通過本課程的學習，使學生建立對秘書學科以及秘書職業的基本印象。掌握有關秘書工作的有關基本理論常識和秘書實際工作中應具備的各種技能。使學生了 解秘書活動是什么，更要理解為什么要這么做。

五、《文書檔案學》

《文書檔案學》是商務秘書專業的一門必修課，實踐性較強，主要講授現代文書檔案學工作基本理論，公文處理的程序與方法，文書閱卷 與歸檔，檔案的收集、整理、鑒定與利用以及電子文件的管理等等。學習這門課是作好商務管理文書工作的基礎。

六、《應用文寫作》

本課程主要講授適合商務秘書專業學生從事秘書工作等方面需要的秘書寫作基礎知識、常用文體的寫作方法，同時注重理論聯系實際，培 養提高學生的秘書寫作能力。其理論性適度，適用面廣，可操作性強。學生通過對本課程的學習與訓練，能夠掌握各種常用文體的寫作方法 ，提高寫作能力，熟悉各種文體的規范體式，從而比較熟練地寫出觀點正確、內容充實、結構嚴謹、格式規范、語言流暢、文風端正的實用 文章。

七、《言語交際》

本課程的內容包括口語訓練、表達訓練、讀誦訓練、思路訓練、聽力訓練、應變訓練、體態語訓練、演講訓練、辯論訓練、談判訓練等基 本表達技能的訓練。

八、《企業經營管理》

《企業經營管理》是一門研究工業企業生產經營管理的客觀規律性的科學，它側重于研究解決使企業經營目標、企業內部條件和外部環境 三者之間達成動態平衡的問題，從而使企業獲得最佳經濟效益。其主要內容有：經營戰略、市場調查與預測、經營決策與計劃、產品開發與 技術發展、營銷管理、財務管理等。

九、《英語實用文函》

《英語實用文函》是商務秘書專業的一門主干課程，主要講授涉外秘書工作所需要的各種英文函電的處理，以及有關涉外秘書工作的職責 范圍和操作規范，使學生掌握涉外秘書工作應具備的文字處理能力。

十、《國際貿易與實務》

國際貿易是涉外秘書專業的一門主干課程，是一門具有涉外活動特點的實踐性很強的綜合性應用科學，隨著我國對外開放的進一步深入發 展，我們將會面對更多更復雜的國際貿易關系，尤其中國即將進入wto，迫切需要掌握國際運行的貿易規則的應用人才。課程主要講授國際貿 易理論與政策，區域經濟一體化、國際貿易組織、國際貿易慣例、國際貨物買賣合同條款、合同的訂立與履行、常見的國際貿易方式。

文秘專業基礎知識題庫篇四

為領導服務，保證各項日常工作的開展，每天我基本上6點多鐘才下班。有時碰到臨時性的任務，需要加班加點，我都毫無怨言，認真完成工作。

一年來積極參與了司慶拓展訓練、員工家屬會、全省運動會、中秋爬山活動、比學習競賽活動等多項活動的策劃和組織工作，為公司企業文化建設，凝聚力工程出了一份力。

一年來，無論在思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，但差距和不足還是存在的：比如工作總體思路不清晰，還處于事情來一樁處理一樁的簡單應付完成狀態，對自己的工作還不夠鉆，腦子動得不多，沒有想在前，做在先;工作熱情和主動性還不夠，有些事情領導交代過后，沒有積極主動地去投入太多的精力，辦事有些惰性，直到領導催了才開始動手，造成了工作上的被動。

新的一年有新的氣象，面對新的任務新的壓力，我也應該以新的面貌、更加積極主動的態度去迎接新的挑戰，在崗位上發揮更大的作用，取得更大的進步。

文秘專業基礎知識題庫篇五

隨著社會的發展，企業和個人對秘書的需求越來越旺盛，人才市場對秘書素質及技能的要求有別于傳統，適應現代企業需求的高級秘書，已成為搶手的職業新寵。在無紙化辦公和網絡辦公的大趨勢下，更多的高級秘書將逐步成為高層管理人士，在企業中具有舉足輕重的作用。秘書必備的理論知識、基本技能與專業知識及專業技能的結合，已成為人才市場對秘書素質與技能的帶有普遍性的要求，這也標志著目前我國秘書行業已經與國際接軌。有關專家預言，20世紀最大的職業群體為會計，而21世紀最大的職業群體是秘書。

一、秘書職業的現狀

(一)社會對秘書人員的需求狀況。當今社會對秘書人員的需求情況，據近幾年來人才市場的信息統計分析，社會對秘書的需求大致可以分為以下4類人員：

1.服務類秘書：如公司辦公室，基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類秘書。指在生活方面為領導提供服務和幫助的秘書人員，通常是專為較高級的領導人配備的。

2.事務類秘書：如企業、基層行政事業單位的辦公室文員，公關文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務工作。

3.文書類秘書：如在企業，基層行政事業單位負責文字起草，文字處理的專業文字秘書。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的一個機關或單位的“筆桿子”“秀才”。 負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。

4.管理類秘書：如企事業單位的總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的秘書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜并進行管理。

目前，我國企事業單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高級秘書。打造高素質的秘書已成為市場的迫切要求，也將為秘書專業人才提供較好的就業前景。

(二)秘書人員自身素質狀況分析。

1.業務水平欠缺，專業技能薄弱。這是目前秘書表現最弱的一點。伴隨信息技術的高速發展和辦公自動化的趨勢，秘書人員的很多工作，比如傳統的文書寫作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動辦公系統所取代，現代辦公效率同時大為提高。雖然絕大部分秘書的文化層次不低，但是由于沒有經過專門的行業業務知識培訓，在初入職的時候，工作效率低，不能及時保質保量地完成領導交辦的工作任務，也不能適應市場經濟的快節奏。

2.創新能力及意識低下。創新能力及意識是對秘書素質的考驗，當今很多秘書缺乏創新意識和能力，主要表現在以下兩方面：首先，墨守成規的傳統觀念難以打破。任何事情和工作都按照領導說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風格和個性。慣性順向思維及依賴性過強。其次，工作缺乏主動性。日常工作中采取被動的工作方式，滿足于跟著領導的指揮棒行事，沒有主動積極、樂于開拓的創新精神，而目前企事業單位強調的是秘書要具有時代感和創新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發揮出主觀能動性。

3.知識老化過時，知識儲備不足。隨著信息時代的到來，傳統的知識儲備已不能滿足時代的發展及需求，知識更新迫在眉睫。部分秘書目前還局限于傳統知識結構，不善于接受和學習新知識，不善于對已學知識進行整合。一些秘書人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學也難抽出時間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書依靠老秘書傳幫帶的方式，知識、經驗難免有局限性，缺乏現代管理方面的綜合性知識和能力。

4.缺乏“通才”及“全才”。當今對秘書綜合素質要求越來越高，除了專業知識和技能之外，還要有行業知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。

二、秘書應具備的能力與知識

(一)秘書應具備的能力。

1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎。現代秘書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善于觀察事務，發現問題，這樣才能加強輔佐領導的主動性，真正發揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。

2.通用能力。現代的秘書人員要掌握表達、調研、管理、辦事4種通用能力。秘書的首要職能就是運用語言載體進行信息溝通，輔助領導的活動，因此，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面。現代秘書要既擅長寫，又長于說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。秘書人員的調研能力包括調查能力及研究能力兩方面，秘書調研能力的強弱直接影響著秘書參謀助手作用的發揮。秘書的管理能力包括3個方面： 輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代秘書必須具備較強的管理能力以輔助領導的管理活動，為領導活動提供全局性和超前性的智能服務。范圍廣，內容多，頭緒多的事務性工作要求秘書人員要有較強的應變品質和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時準確、妥善地處理事務. 同時，還要有較強的人際交往能力，能善于通過建立良好的人際關系，創造良好的人際環境，提高辦事的效率。

3.專業技能。作為現代秘書，必須具備較強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。秘書人員工作一個重要的任務就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現代秘書具備扎實的文字功底，要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規律，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容。因此秘書一定要加強寫作訓練，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平，培養精確的文字表達能力。加入wto后的中國，外貿出口已經在許多企業的貿易總額中占據了相當大的比重，對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現代秘書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現代秘書應具備的又一個基本能力要求，秘書要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計算機網絡，還要對辦公室常用設備的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領導在口頭表述的時候，秘書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。

4.創新能力。秘書還應具備一定的創新能力。秘書的創新能力，是指秘書人員能夠領悟領導的意圖，發揮主觀能動性，創造性地為領導提供最佳服務的能力。在知識經濟時代，各種信息瞬息萬變的情況下，要求秘書在實際工作中勇于探索、改革創新。所謂創新，就是無論從工作內容還是從工作方式上都有新意、新內容、新辦法。

要做到這些，秘書人員必須注重自身的繼續教育和綜合能力的培養，激勵自己盡快增長理論知識和實踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識結構、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經濟時代對人才的要求。

(二)秘書應具備的知識。

基本知識。基本知識是秘書工作者知識結構的關鍵 。一切其它知識離不開基本基礎知識的鋪墊，否則就是“ 無源之水，無本之木”。秘書應具有的基本知識可分為兩類：

一方面是社會科學知識，相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識;

一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物知識，除此之外還應懂得一點經濟知識，法律知識和科技常識，并且熟練一門外語。

2.專業知識。秘書人員的專業知識可分為兩大部分，第一部分是秘書專業的基礎知識，第二部分是秘書所在行業的行業知識。行業知識是指秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業知識是指秘書在單位所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。

3.拓展知識。秘書人員不僅要了解并熟知專業知識和生活當中的一些基礎知識，還應該掌握一些相關的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學、禮儀學、公關關系學、企業管理學等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手。現代秘書人員不僅應該是一個專才，還應該是通才、全才。

文秘專業基礎知識題庫篇六

1、同時向三個層級的上級機關行文，這時的行文方式屬于(c )

a、逐級行文 b、越級行文 c、多級行文 d、直接行文

2、當作者與主要受文者存在不相隸屬關系時，通常選取( b)

a、上行文 b、平行文 c、下行文 d、公布性行文

3、當問題重大，確急需更高層次的上級機關同時了解公文內容時，可采取(b )的方式。

a、 多級行文 b、 越級行文 c、 直接行文 d、 逐級行文

4、某市人民政府向該市人民代表大會提請審議事項用(c )

a、報告 b、請示 c、議案 d、函

5、既可用于上行文、下行文，又可用于平行文的文種是( d)

a、請示 b、批復 c、通知 d、意見

6、向下級機關的重要行文(a )

a、應當同時抄送其直接上級機關 b、不必同時抄送直接上級機關

c、必要時可以抄送直接上級機關 d、應當同時抄送同級機關

7、為配合路面改造，廣州市公安局擬用( c)告知江南大道海珠橋南端至同福東路口全封閉施工。

a、公告 b、通知 c、通告 d、通報

8、關于主送機關和抄送機關的選擇，下面不正確的說法是(c )。

a、向上級機關行文，應當主送一個上級機關

b、向下級機關的重要行文，應當同時抄送其直接上級機關

c、接收抄送文件的機關可再向其他有關機關抄送 (無關不能)

d、上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關

9、下面不能作為越級行文范圍是(d )。

a、情況特別緊急，若逐級行文會延誤時機造成重大損失

b、多次請示直接上級機關而未解決的問題

c、與直屬上級機關有爭議又急需解決的問題

d、與直屬上級機關有利益關系的問題

10、轉發與批轉公文時用(b )

a、通報 b、通知 c、公函 d、批復

11、下列選項中，不正確的選項是( b)

a、 接收抄送文件的機關不得再向其他機關抄送轉送

b、 請示可以直接送領導者個人

c、 報告中不得夾帶請示事項

d、 行政機關不能直接向下級單位的黨組織制發領導性公文

12、下面表述中，正確的選項是(c )

a、聯合上報的公文，發文機關都必須加蓋公章

b、上行文對受文者的行為不具有強制性影響

c、聯合行文的必要條件是行文單位必須平級

d、公文中的數字，應一律用漢字書寫

13、平行或不相隸屬的機關之間互相詢問、商洽與答復有關事宜時只能選擇平行文種。t

14、同一組織系統的上下級機關之間制發公文應采用下行文或上行文。t

15、接收抄送文件的機關不得再向其他機關抄送轉送。t

16、涉及對直接上級機關進行檢舉、揭發或控告內容的行文可以越級行文。t

17、行政機關不能直接向下級單位的黨組織制發領導性、指導性公文。t

18、聯合行文的公文，其必要條件是行文單位必須平級。t

19、上行文對受文者的行為不具有強制性影響。f (回復)

20、上級政府部門與下級政府部門可以聯合行文。f (平級)

文秘專業基礎知識題庫篇七

秘書的知識結構就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。

秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面;秘書工作的專業性，要求秘書具有較扎實的專業知識。

1、基礎知識層次

基礎知識層次是秘書知識結構的根底，是秘書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書知識結構的基本條件。基礎知識不僅要扎實，而且要寬廣。

(1)文化基礎知識

(2)理論基礎知識

(3)法律基礎知識

法律基礎知識是秘書從事秘書工作的重要依據。秘書工作要規范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

2、輔助知識層次

輔助知識層次指的是雖非秘書專業知識但又與秘書專業知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。

(1)傳統學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識

(2)新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。

3、專業知識層次

專業知識層次是秘書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業特色、與秘書工作目標密切聯系的部分。它由兩個部分組成：

(1)業務知識

主要指秘書業務知識，這是區別于其他專業的重要標志。大體包括：普通秘書學;分支秘書學(如行政秘書學、企業秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學);秘書寫作學;秘書心理學;文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識;調查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協調、辦公自動化等方面的知識。

(2)行業知識

注意：a、當今比較合理的秘書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性;寬闊性;動態性;層次性。

b、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

(二)秘書的能力結構

秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發展。

1、基礎能力

指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

(1)秘書的觀察力

一個人所獲得的信息有80%—90%是經過視覺而來的。秘書的觀察力應重點置于領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

(2)秘書的記憶力

良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

(3)秘書的思維力

思維力在秘書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

(4)秘書的想象力

想象力在秘書工作中尤其是創造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯想等。

2、專業能力

(1)閱讀能力

秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發展，最后要有科學的閱讀方法。

(2)寫作能力

即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領”。秘書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規范。

(3)說話能力

即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養和磨練。

(4)辦事能力

秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

3、特殊能力

指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。

(1)協調能力

指運用協調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協調依據，熟悉政策法規，不搞“隨意性”;要掌握協調原則，使協調有根有據;要選擇協調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協調方法。

(2)調研能力

一般要求是：要有計劃;有科學的方法;有較強的洞察力;要善于與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。

(3)操作能力

主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

(三)秘書的心理素質

秘書的心理素質，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現出來的穩定心理特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關系和自我修養。

1、秘書心理素質的構成

(1)秘書的興趣

即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性

(2)秘書的情感與情緒

情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。秘書情感的品質是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態度體驗。情感比較穩定而持久，情緒容易變化而不穩定。秘書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發生強度、速度和持續時間分為三類：心境、激情、應激。

(3)秘書的意志

良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養不斷提高的動力。

良好的意志應該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動搖性;任性)

(4)秘書的氣質

氣質是指人們比較穩定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質(活潑型)的人、膽汁質(興奮型)的人、粘液質(安靜型)的人、抑郁質(抑制型)的人。

注意：

上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

秘書進行氣質修養的途徑：自我控制、職業環境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。

(1)秘書的性格

秘書性格是秘書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面：對現實的態度上和行動的方式上。

秘書健全的性格主要包括：要堅強執著而不固執;要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關系，有利于適應環境，有利于身心健康。

2、秘書的心理健康

(1)影響秘書心理健康的因素

負擔過重;輿論壓力;關系復雜。

(2)秘書心理健康的標準

一個心理健康的秘書應具有以下的主要標志：智力正常;情緒成熟;行為協調;工作專注;關系和諧。

(3)秘書常見的心理障礙及消除

嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態，從病態的自卑或自尊中解脫。

急躁：遇事冷靜，處變不驚。

厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

自傲和自卑：樹立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。

文秘專業基礎知識題庫篇八

辦文是一項非常瑣碎和辛苦的工作，要做好辦文工作，必須練好三功：“坐功、咬功、忍功”。

坐功。就是要坐得住，能靜下心來。許多公文非常枯燥，條文術語、格式、體例都有固定標準，上至國標，下至各種《辦法》、《規定》，紛繁復雜，坐下來學進去很不容易，更不用說動筆寫了。所以坐得住就成了辦文工作的必修功夫。

咬功。就是咬文嚼字的功夫。辦文有起草、校對、核稿等程序，哪個環節出點問題都不行，文種、格式、內容都不能出錯，尤其是關鍵詞句，如“不能、不要、而、還”等，如是缺字或連接詞用錯地方，輕者是文件收回銷毀，如果產生極壞影響，將會受到極為嚴厲的處分，文字工作來不得半點馬虎，這是咬功。

忍功。主要是兩個方面：一方面要忍得住寂寞，忍得住瑣細，忍得住勞累。星期天、節假日、加班到深更半夜是常有的事。另一方面還要忍得住領導的批評，甚至忍得住冤枉氣。干得越多，出錯的機會越大，挨批評幾乎是不可避免的。為什么說還要受冤枉氣，辦公室工作是大家配合的，有辦事、辦文、辦會的要求，公文辦的好不保證其他地方不出差錯，一旦出差錯，在領導身邊免不了受無枉之批，這就是吃苦受累、挨批評。當然，工作干得好，領導也不會吝惜表揚的，這時候也要忍住，不要太激動，忘乎所以。

以上說的三功，辦文雖然辛苦，但我們一定要本著干一行愛一行的態度，高標準地干好本職工作和領導交辦的任務，一定要記住和相信：多干活不吃虧，老實人不吃虧。

下面講一下公文的基本知識。大致分三個部分：第一部分主要公文是什么，第二部分是公文的格式及注意事項，第三部分是簡單介紹一下政協常用公文。