公司的管理層負責制定戰略和目標，并監督和指導員工的日常工作。在下面的部分，我們將分享一些偉大公司的總結范文，希望能給大家帶來一些啟示。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇一

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關于文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1. 收發員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

第六條 公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應交收發員(文書)，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發文的管理

第八條 發文的規定

1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體文件由黨支部批轉。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

第九條 發文的范圍：

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用于：

(1)公布單位規章制度；

(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；

(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發布有關獎懲決定和通報；

(6)其他有關重大事項；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用于：

(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

(四)發文程序與要求

第十條 發文程序規定：

1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領導審定批準簽發；

10.經領導批準簽發后的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打印；

11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：

(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

第十八條 經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇二

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。

2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等。

3、公司的請示與上級批復文件。

4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告。

5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料。

6、公司制定的章程、制度等文件材料。

7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件。

1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

2、不得傳播、議論有關機密問題。

3、檔案資料不準帶到公共場所。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇三

規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

2、適用范圍。

適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

3、職責。

3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

4、相關文件。

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3。

《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4。

5、工作程序和管理辦法。

5.1文件的產生。

5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

5.1.2總經理助理對文件進行審核。

5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

5.2文件、資料的類別。

5.2.1受控文件。

a)內業資料;。

b)圖紙資料;。

c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;。

d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;。

e)與服務過程有關的合同協議;。

f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件。

與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:。

a)內行文、外行文:1。

b)未被質量體系引用的外來文件:2。

c)與服務過程無關的合同協議:3。

d)未被質量體系引用的法律法規:4。

e)行業標準性文件:5。

f)照片、錄像帶:6。

g)電腦貯存:7。

5.3文件、資料目錄的索引號。

x-x.x-xx。

同號柜序列號。

文件柜編號。

文件類別編碼。

5.4文件、資料歸檔與管理。

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發放。

5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。

5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

5.6文件資料的調用、借閱與歸還。

5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

5.6.4機密性文件的調用與借閱規定。

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

5.7文件的復制、破損和丟失。

5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。

5.8文件、資料的更新。

文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀。

5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格。

序號。

名稱。

編號。

存放地點。

存放時間。

1

qr--wd01--02--01。

辦公室。

一年。

2

[存檔備案資料目錄]。

qr--wd01--02--02。

辦公室。

長期。

3

qr--wd01--02--03。

辦公室。

一年。

4

[文件、資料借閱登記表]。

qr--wd01--02--04。

辦公室。

一年。

5

[文件復印登記表]。

qr--wd01--02--05。

辦公室。

一年。

6

[文件補發申請表]。

qr--wd01--02--06。

辦公室。

一年。

7

[作廢、銷毀文件登記表]。

qr--wd01--02--07。

辦公室。

一年。

起草人:審核人:審批人:。

日期:日期:日期:

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇四

1、為規范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。

3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。

一、文件的分類

1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

2、外發文：以公司名義向外部發送的文件。

3、內行文：公司內部下發的文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的.文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。

三、內行文的管理

1、內行文的范圍：

凡是以公司名義對內發布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文范圍。

2、內行文的編號

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇五

第一條爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

第四條公文的簽收

1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。

2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。

3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

第八條發文的規定

1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2、各群衆團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群衆團體文件由黨委批轉。

3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其馀文件均由分管廠領導批準簽發。

第九條發文的范圍：

1、凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

2、黨委、廠部下發文件主要用於：

（1）公布全廠規章制度；

（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

（4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

（5）發布有關獎懲決定和通報；

（6）其他有關全廠的重大事項；

3、黨委、廠部上行文、外發文主要用於：

（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義發文。

第十條發文程式規定：

1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

10、經領導批準簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；

11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

第十五條文件的歸檔范圍：

1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

（9）工廠日志和大事記；

（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2、業務科室，各群衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群衆團體負責立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇六

為完善公司文件收發管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

文件收發管理由行政辦公室統一負責。

工作內容。

公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經理確定。

公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經理簽發。

業務文件由有關部門擬稿,分管副總經理或總工程師審核、簽發。

屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定,由專人印制、報送。

已簽發的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規定處理。

文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。

公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。

經簽發的.文件原稿送辦公室存檔。

外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時報送。

文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇七

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3正文

3.1文件資料的收集

3.1.1收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

3.1.1.1上級來文

（2）上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；

（2）公司發布（包括轉發）的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿；

（3）公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件；

（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；

（5）反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料；

（6）公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；

（8）公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；

（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；

（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料；

（20）各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2收集中應注意的問題

3.1.2.1公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同時收集。

3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

3.1.2.4作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

3.1.2.6有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

3.1.2.8經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2立卷歸檔

3.2.1公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

3.2.2文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；

3.2.3.3上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷；非專業性文件，由辦公室立卷。

3.2.4歸檔

3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。

3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

3.2.4.3不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

3.3檔案保管

3.3.1檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

3.4檔案借閱

3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

3.4.6底圖一般不予外借。

3.5檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。

3.6檔案統計

3.6.1銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

3.6.2要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。

3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

3.6.4統計數字要準確真實。

3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。

3.7檔案保密

3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

3.7.2不得傳播、議論有關機密問題。

3.7.3檔案資料不準帶到公共場所。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇八

1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的'文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

七、本制度即日起開始執行。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇九

及時糾正在服務過程中產生的不合格,防止不合格服務的再發生,識別潛在的不合格原因,防止潛在不合格服務的產生,實現持續改進,為顧客提供更優質的服務。

適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。

3.1管理者代表負責監督、協調改進、糾正和預防措施的實施。

3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發出相應的通知,并跟進驗證實施效果。

3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。

3.4產生不合格服務的`部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因,制定糾正措施。

3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。

4.1糾正措施

4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發生。

4.1.2對以下信息采用統計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。

a.顧客的投訴(建議)

b.緊急事件及重大質量事故

c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議

d.對分承包服務的評估

e.顧客滿意度調查的輸出

f.內、外審報告

g.管理評審的各項輸出

h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況

4.1.3對于情況f,審核小組按《內部質量審核程序》的要求執行。

4.1.4對于情況d,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質主管和責任部門各存一份。

4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監督執行。

4.1.6對于其他不合格,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質主管和責任部門各留存一份。

4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

4.1.8因質量體系或服務規范引起的不合格,由品質主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經理或管理者代表審批后修改下發,并保存與此有關的文件和記錄。

4.1.9因員工素質引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經理負責監督實施。

4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等,由總經理負責監督實施。

4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格,由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論,對質量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經理負責監督。

4.2預防措施

4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發生。

4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

a.日常工作中反映出來的問題

b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議

c.顧客滿意度調查結果

d.以往管理評審的情況

e.以往預防和糾正措施的實施情況

f.內、外審結果

4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據其影響制定預防措施。

4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據潛在問題的影響程度,由品質主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施,品質主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質主管與責任部門各留存一份。

4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。

4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協助分析原因和確定責任部門,并監督措施實施過程。

4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質量體系文件管理辦法》執行。

jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十

對管轄區域內的危險作業進行監控,確保人身財產安全,杜絕事故發生。

適用于公司各部門。

3.1公司總經理或相關授權人負責所轄區域內的危險作業的審批。

3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業的指揮監督和落實。

3.3現場安全員進行監護。

4.1本文件所稱的危險作業是指在小區范圍內進行的高空作業、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業、非水平場地作業以及重物搬運等操作。

4.2所有在管轄區域內公共場所進行的危險作業必須事先報公司總經理或相關授權人審批,批準后指定專人負責作業指揮、監護后方可進行。

4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區有較大影響的危險作業必須至少提前一天發布有關通知,以便顧客提前準備。

4.4安全員在對危險作業進行指揮、監控時應首先注意自身安全。

4.5在危險作業進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一、預防為主'的方針。

4.6危險作業的施工現場必須用警戒帶圈出警戒區,并在明顯位置放置如'高空作業,請勿靠近'等字樣的標識。

4.7安全員必須維護好現場秩序,阻止無關人員進入施工區域。

4.8對于3米以上的高空作業,應至少設一名安全監護員進行監控。

4.9對車輛、人行通道上方的高空作業,必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。

4.10在危險作業現場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失。

4.11安全員應監督高空作業人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

4.12安全員應監督作業人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

4.13高空作業、吊裝以及需四人以上的.搬運重物,須設專人指揮。

4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害。

4.15危險作業完畢后,負責監護的安全員應督促施工人員及時對現場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向審批人匯報工作結果。

jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

《安全員巡查記錄表》

《緊急事件處理記錄表》

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十一

為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

3.4 文件編制、審批、發布的權責

3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

3.4.9 公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

5.1 文件的分類

5.1.1 文件屬性分類

（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

（5） 外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

5.1.2 文件階層分類

（1) 一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

（3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十二

為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

4.3文件編制、審批、發布的權責。

4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

注：各部門代號。

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼。

長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;。

一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

7.1行政文件與管理性文件的編制與審批。

(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

7.2文件歸檔、發放、保管。

7.2.1文件歸檔。

(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

7.2.2文件發放。

公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;。

(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;。

(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

7.2.3文件保管與借閱。

(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

7.3文件的更改與回收作廢。

7.3.1文件更改。

(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

(4)公司文件更改狀態按版本號為a版(b、c、d等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由a版升為b版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

7.4文件的作廢與銷毀。

(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

7.5.1外來文件接收與歸口。

(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

文件密級發放、傳閱范圍。

絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象。

機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象。

秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十三

一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規范化、，特制訂本規定，凡本公司所屬員工都應遵守本規定。

二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規定外，皆按本規定辦理。

三、本公司員工應團結友愛，忠于職守，遵守公司各項規章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責。

四、本公司員工應遵紀守法，努力學習科學文化知識，不斷提高自身修養。

五、本公司員工對內應認真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業務水平和工作效率，對外應嚴守公司商業機密（公司的產品、圖紙、內部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）。

六、本公司員工應尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。

七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應態度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。

八、本公司員工應遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結派等行為。

九、本公司員工應發揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業，始終保持勤儉創業的精神。

十、本制度經行政會議通過后，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十四

1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。

2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種文件、資料。

3、本企業各類文件統一由辦公室歸口管理。

1、凡以我公司名義上報或下發的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發。

2、經總經理簽發的文件由辦公室統一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

3、發出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式發送。

4、所有由辦公室發出的傳真、文件等應統一登記，并標注發送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主發送的，由發送部門自行負責。

5、發文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。

（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

（5）發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發文稿進行編注發文字號，確定份數后印制。

（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。

（7）存檔：在發文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

1、所有發至本企業的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經總經理批準后方可借閱。

6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。

（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。

（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，并負責回復辦理結果。

（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。

（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。

1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。

2、制發保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，報送總經理審批后印發。

3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業性場所復印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷毀手續報總經理批示。

2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷毀。

1、本制度由公司辦公室負責解釋。

2、本制度自發文之日起實施。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十五

（一）文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

（二）歸檔范圍及保管期限。

（三）歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的`準確、及時、科學的統計工作。

1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

2.、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

4.組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

1.認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

6.負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十六

為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。

1.2 適用范圍

公司每個員工都有保守公司秘密的義務。接觸到公司商業秘密的高級員工，例如：管理人員、財務人員、銷售人員、總經辦等對保守公司秘密負有特別的責任。

1.3 權責部門

1.3.1 總經辦負責本制度制定、修改、廢止之起草工作。

1.3.2 總經辦文員按照本制度監督執行。

1.3.3 總經理負責本制度制定、修改、廢止之核準。

2.1 密級的分類

公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“公開”四級：

2.1.1 絕密是指最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害的，僅限于公司內部個別人員知悉。

2.1.2 機密是指重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害的，僅限于文件處理過程中的相關人員知悉。

2.1.3 秘密是指一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害的，僅限于公司內部員工知悉。

2.1.4 公開是指公司可對內、對外公開的，不會損害公司的權益和利益的各類文件資料。

2.2 密級的確定

2.2.1 公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件為絕密級;

2.2.2 公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密;

2.2.3

公司人事檔案、合同、協議、職員工資性收人、尚未公開的各類信息、公司規章制度、獎懲文件等為秘密級。

2.2.4 公司年報等各類信息為公開。

2.3 公司保密范圍

2.3.1 公司商業機密。

2.3.2 公司重大決策中的秘密事項。

2.3.3 公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。

2.3.4 公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。

2.3.5 公司所掌握的尚未公開的各類信息。

2.3.6 公司工資薪酬福利待遇。

2.3.7 其他經公司確定應當保密的事項。

2.4 部門保密范圍

2.4.1 人力資源部保密范圍

(1)公司未公布的人事調動、人事任免，機密文件;

(2)公司機構的設置、編制、人員檔案等秘密文件;

(3)公司各級員工的個人薪金收入情況，機密文件;

(4)費用支出登記表，機密文件;

(5)材料報銷單，秘密文件;

(6)各類合同，秘密文件;

(7)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.2 計財部保密范圍

(2)投標預算文件，機密文件;

(3)工程標后預算，機密文件;

(4)各類合同，機密文件;

(5)賬本、憑證，機密文件;

(6)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.3 業務發展部保密范圍

(1)公司客戶的資料，機密文件;

(2)公司銷售合同及請款單，機密文件;

(3)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.4 工程部保密范圍

(1)標后預算，機密文件;

(2)各類合同，秘密文件;

(3)報料單、收料單，秘密;

(4)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.5 品管部保密范圍

(1)項目檢查記錄，秘密文件;

(2)分段驗收記錄，秘密文件;

(3)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.6 采購部保密范圍

(1)供貨商報價單，秘密文件;

(2)與供應商合同(采購單)，秘密文件;

(3)項目配置方案，機密文件;

(4)供應商產品資料，秘密文件;

(5)部門保管或經手的其它秘密文件。

2.4.7 設計部保密范圍

(1)工程圖紙、效果圖等秘密文件;

(2)部門經手或保管的其它秘密文件。

2.4.8 戰略發展部保密范圍

(1)標書、組織施工方案，秘密文件;

(2)通知、制度，秘密文件;

(3)部門經手或保管的其它秘密文件。

2.4.9 物資部保密范圍

(1)物料入庫(出庫)單，秘密文件

(2)物料臺賬，秘密文件

(3)部門經手或保管的其它秘密文件

2.4.10 客服部保密范圍

(1)客戶驗收單，秘密文件

(2)安裝圖紙，秘密文件

(3)部門經手或保管的其它秘密文件

2.5 保密期限

保密期限分八年、五年、一年，一般與密級相對應，特殊情況外標明。保密期限屆滿，除要求繼續保密事項外，自行銷毀。

2.6 文件保密措施

2.6.1 對于公司的密級文本文件、資料和其他物品由各部門經理指定專人保管;對于公司各類電子版密級文件由各部門經理或部門經理指定人員保管，并對文件采取加密措施，以防止泄露。

2.6.2 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批準。

2.6.3 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

2.6.4 公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經辦;總經辦接到報告，應立即作出處理。

2.6.5 總經辦文員對各部門保密文件及保密措施進行定期檢查，檢查時間為三個月一次。

2.7 文件復印、領用、查閱權限

2.7.1 除總經理以外人員不得翻閱絕密文件，更不得留存文本文件和電子文件，以防止泄露。

2.7.2 部門經理級人員可以查閱、復印、領用本部門機密文件，跨部門查閱、復印、領用機密文件須經該部門經理同意。部門經理級以下人員查閱、復印、領用本部門機密文件須本部門經理同意;部門經理級以下人員跨部門查閱、復印、領用機密文件，須經本部門經理批準，文件保管部門經理同意。

2.7.3 部門經理級人員可以查閱、復印、領用公司秘密文件。部門經理級以下人員可以查閱公司秘密文件;需復印、領用秘密文件的，須經部門經理批準。

2.7.4 公司員工及客戶可以查閱、領用公司公開文件資料。

3.1 出現下列情況之一者，給予警告，并扣發工資 500 元以上 1000 元以下：

3.1.1 泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的;

3.1.2 已泄露公司秘密但采取補救措施的。

3.2 出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經濟損失：

3.2.1 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的;

3.2.2 違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;

3.2.3 利用職權強制他人違反保密規定的。

4.3 員工未經批準、不得向他人泄露公司秘密、信息;

4.4 非經公司書面同意，不得利用公司秘密進行生產與經營活動;

5.1 部門發出的各項文件，必須于文件右上角上加注保密等級標識，保密等級標識統一為“宋體五號字”并加灰底邊框;針對不便加注保密等級標識的文件須于總經辦登記并蓋章后發出。

5.2 保密文件必須及時親自處理，不得代辦、留存。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十七

一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。

二、文件簽發后,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。

三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存備查。

四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專人印制、報送。

五、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。

七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的文件,辦公應及時組織傳達和落實。

八、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。

九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理

第二節文書打印

一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。

三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。

四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。

五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。

六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統一歸列辦公開支。

七、要節約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。

一、行文類別

(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。

(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。

公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203

文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0

章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁

(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。

(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。

(五)批復:答復請示事項,用'批復'。

(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。

(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。

(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。

(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。

(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。

(十二)其他:

1、司法文書:依據司法部門規定程序實施。

2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區宣傳。

3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。

二、書寫格式

(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。

(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。

(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。

(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。

(八)附件 :有附件的應標注清楚

(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。

(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。

(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。

三、內容要求:

(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。

(二)內部行文要求規范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。

(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十八

規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3。

《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4。

5、工作程序和管理辦法。

5.1文件的產生。

5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

5.1.2總經理助理對文件進行審核。

5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

5.2文件、資料的類別。

5.2.1受控文件。

a)內業資料;。

b)圖紙資料;。

c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;。

d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;。

e)與服務過程有關的合同協議;。

f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件。

與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:。

a)內行文、外行文:1。

b)未被質量體系引用的外來文件:2。

c)與服務過程無關的合同協議:3。

d)未被質量體系引用的法律法規:4。

e)行業標準性文件:5。

f)照片、錄像帶:6。

g)電腦貯存:7。

5.3文件、資料目錄的索引號。

x-x.x-xx。

同號柜序列號。

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發放。

5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。

5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

5.6文件資料的調用、借閱與歸還。

5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

5.6.4機密性文件的調用與借閱規定。

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

5.7文件的復制、破損和丟失。

5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。

5.8文件、資料的更新。

文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀。

5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格。

有效管理公司文件的關鍵制度（專業19篇）篇十九

凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。

2、歸檔時間。

對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

（1）文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。

（2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。

（3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。

（4）特種載體檔案，隨時歸檔。

（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

3、歸檔要求。

（1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。

（2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。

（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用a4紙型。

（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。

（5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的`，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意后并辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。

2、借閱檔案必須經領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。

4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。

5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。

6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準，摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。

1、認真執行公司的商業和技術保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。

2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。

3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內容。

4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。

5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。

6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。