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中文文秘專業(yè)知識(shí)篇一
1)會(huì)議文件的收集整理工作
(1)確定會(huì)議文件的收集范圍。
(2)選擇收集會(huì)議文件的渠道。
(3)運(yùn)用收集文件的不同方法。
2)會(huì)議文件的立卷歸檔
把會(huì)議過(guò)程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告和講話、會(huì)議記錄或紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議報(bào)道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。
2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作
(1)收款的方法和時(shí)機(jī)。有些會(huì)議要由與會(huì)代表向主辦方支付一些必要的費(fèi)用(如資料費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等)。
①應(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)訂表格中詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。
②應(yīng)注明與會(huì)人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。
③如用信用卡收費(fèi)，應(yīng)問(wèn)清姓名、卡號(hào)、有效期等。
④開(kāi)具發(fā)票的工作人員事先要與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開(kāi)票程序，不能出任何差錯(cuò)。如果有些項(xiàng)目無(wú)法開(kāi)具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會(huì)議代表協(xié)商，開(kāi)具收據(jù)或證明。
(2)在訂購(gòu)各種設(shè)備和享受服務(wù)時(shí)，應(yīng)掌握付款的方法和時(shí)間。
3.安排與會(huì)人員返程
案例
天地公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開(kāi)發(fā)的系列化妝品的洽談?dòng)嗀洉?huì)。秘書初萌負(fù)責(zé)安排與會(huì)人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會(huì)者的車票問(wèn)題，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問(wèn)題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對(duì)主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談?dòng)嗀洉?huì)的工作成果大打折扣。
分析
會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會(huì)議應(yīng)根據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短、外部與會(huì)人數(shù)多少等情況及早安排好與會(huì)人員的返程事宜。做好與會(huì)人員的返程工作，主要包括以下兩點(diǎn)
1.提早做好與會(huì)者的票務(wù)登記預(yù)訂工作
(1)應(yīng)根據(jù)會(huì)期長(zhǎng)短、外地與會(huì)人數(shù)多少等實(shí)際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會(huì)者的行程。
(2)要事先了解外地與會(huì)人員對(duì)時(shí)間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。
(3)一般情況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。
(4)屆時(shí)應(yīng)編制與會(huì)者離開(kāi)的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外地與會(huì)人員送到機(jī)場(chǎng)、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會(huì)人員送行。
2.幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備
(1)提醒與會(huì)者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。
(2)提醒與會(huì)者及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)清各種賬目，開(kāi)好發(fā)票收據(jù)。
(3)幫助與會(huì)者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。
(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。
(5)幫助部分與會(huì)者托運(yùn)大件物品。
4.會(huì)議總結(jié)
總結(jié)工作要以科學(xué)的績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)。績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)會(huì)議工作人員績(jī)效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。
(1)會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對(duì)照檢查。總結(jié)工作的方法如下。
①檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。
②檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。
③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。
④以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬、提高工作水平為目的。
(2)決定會(huì)議效果的主要因素有以下幾個(gè)。
①是否具有召開(kāi)會(huì)議的必要。
②會(huì)議準(zhǔn)備得是否充分。
③議程是否科學(xué)合理。
④主持人的能力水平。
⑤是否嚴(yán)格控制了會(huì)議人數(shù)。
⑥與會(huì)人數(shù)是否達(dá)到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。
中文文秘專業(yè)知識(shí)篇二
一、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排
(1)主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。
(2)主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置;領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。
可參見(jiàn)中共中央政治局常委在xx屆四中全會(huì)的座次排列圖：
(3)幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對(duì)一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對(duì)一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對(duì)邀請(qǐng)的上級(jí)單位或兄弟單位的來(lái)賓，也不一定非得按職務(wù)高低來(lái)排，通常掌握的原則是：上級(jí)單位或同級(jí)單位的來(lái)賓，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺(tái)適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對(duì)客人的尊重，又使主客都感到較為得體。
(4)對(duì)上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開(kāi)會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)。
主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)
主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)
二、關(guān)于宴席座次的安排
宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門的位置，副主陪在主陪的對(duì)面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。
中餐桌
西餐桌
三、儀式的座次安排
簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對(duì)等，按主客左右排列。
四、關(guān)于乘車的座次安排
小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊。(如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間)。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。
乘車座次安排
五、合影座次安排與主席臺(tái)安排相同。
附：會(huì)議座位安排
長(zhǎng)條桌
注：a為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，b為主方席
沙發(fā)室
1.與外賓會(huì)談
注：a為主方，b為客方
2.與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座談
注：a為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，b為主方領(lǐng)導(dǎo)
中文文秘專業(yè)知識(shí)篇三
1.會(huì)議的性質(zhì)：為政治、經(jīng)濟(jì)、文化、商貿(mào)及交流服務(wù)的活動(dòng)。
2.會(huì)議的市場(chǎng)規(guī)模：根據(jù)國(guó)際大會(huì)和會(huì)議協(xié)會(huì)(icca)統(tǒng)計(jì)：以國(guó)際會(huì)議為例：每年全世界每年舉辦的參加國(guó)超過(guò)4個(gè)、與會(huì)外賓人數(shù)超過(guò)50人的各種國(guó)際會(huì)議有40萬(wàn)個(gè)，其市場(chǎng)價(jià)值超過(guò)2800億美圓。
3.中國(guó)會(huì)議市場(chǎng)現(xiàn)狀：
1)與國(guó)際發(fā)達(dá)的會(huì)議市場(chǎng)相比，中國(guó)的會(huì)議旅游業(yè)尚在起步階段。
表現(xiàn)在：
a)專業(yè)辦會(huì)的組織或公司很少。
b)缺乏會(huì)議專業(yè)服務(wù)的人員，更談不上專業(yè)的培訓(xùn)人員。
2)會(huì)議展覽、獎(jiǎng)勵(lì)旅游已成為中國(guó)旅游業(yè)的重要客源市場(chǎng)（）。
3)全國(guó)三星級(jí)以上的飯店大多具備接待會(huì)議的設(shè)施及能力，主要目的地城市具有一批有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)展組織人員及場(chǎng)館，再加上豐富的旅游資源構(gòu)成了一套完整的的會(huì)議市場(chǎng)發(fā)展的基礎(chǔ)。
4.有必要了解酒店會(huì)議的基本常識(shí)：
1)酒店是接待會(huì)展的核心接待部門。
2)目前大部分的會(huì)議市場(chǎng)是以酒店會(huì)議占大部分。
5.酒店接會(huì)議的好處：
1)利潤(rùn)高。因會(huì)議旅游者不僅經(jīng)費(fèi)來(lái)源可靠。消費(fèi)水平較高。一般會(huì)議旅游者的平均消費(fèi)是普通旅游者的三倍。
2)有利于擴(kuò)大酒店的影響，提高酒店的知名度。
3)可調(diào)節(jié)酒店的淡季市場(chǎng)。
6.接好酒店會(huì)議需注意的要點(diǎn)：
1)會(huì)議團(tuán)到前作好準(zhǔn)備。
2)第一天會(huì)議團(tuán)到時(shí)最容易出問(wèn)題，需特別關(guān)注會(huì)議團(tuán)。
3)作好會(huì)議的溝通協(xié)調(diào)工作。
4)每天對(duì)清帳目。
5)隨時(shí)關(guān)注客人的意見(jiàn)，并及時(shí)反映給相關(guān)人員。
6)注意會(huì)議價(jià)格的保密性。
7)熟知酒店接待設(shè)施的基本情況。
8)監(jiān)督和落實(shí)會(huì)議的各項(xiàng)安排。
9)會(huì)議結(jié)束后給相應(yīng)的酒店部門給予評(píng)價(jià)。
10)總結(jié)會(huì)議接待中的問(wèn)題及好的經(jīng)驗(yàn)。
7.會(huì)議室常見(jiàn)的擺臺(tái)：
1)戲院式2)課桌式
3)u型4)回型5)橢圓型6)長(zhǎng)方行7)會(huì)見(jiàn)式8)圓桌式9)
雞尾酒式10)舞臺(tái)式11)t型臺(tái)
8.會(huì)議常見(jiàn)的設(shè)施及工具
1)屏幕2)投影儀(膠片投影儀及多媒體投影儀)3)錄像機(jī)4)vcd5)音響6)話筒(有線、無(wú)線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng))7)鐳射筆8)幻燈機(jī)9)講臺(tái)10)臺(tái)11)夾紙板12)大白板13)簽到臺(tái)14)名片缽15)馬克筆16)鉛筆17)信簽18)會(huì)議桌椅19)插線板20)彩電21)橫幅22)指示牌23)告示牌24)桌卡25)主席臺(tái)26)盆景27)鮮花28)背景板30)隔板31)燈光照明32)同聲翻譯系統(tǒng)。
9.會(huì)議常見(jiàn)的用餐形式：
1)圓桌式2)自助式3)雞尾酒會(huì)3)零點(diǎn)4)外賣