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外事接待方案（實用18篇）篇一

一般而言，禮賓規格的確定與操作的基本原則主要有以下四點：

服從外交。

服從外交原則的具體含義，主要是指我國外事接待中禮賓規格的具體安排要服從我國外交工作的需要，禮賓規格的操作必須為我國的外交工作服務。

身份對等。

所謂身份平等，具體是指在確定接待外方人士的禮賓規格時，應與外方人士的具體身份相稱，同時還應參照外方在接待我方身份相仿者時所采用的具體的禮賓規格。也就是要求我方所給予來訪的外方人士的禮遇應當恰到好處，以免我方人士在出訪對方時可能會受到的任何形式的怠慢。

一律平等。

在確定和操作用以接待來自多方的境外人士的禮賓規格時，一定要不論其國家大小，不分強弱，不看貧富，不講親疏，嚴格地、無條件地平等相待，注意搞好有關各方的平衡。

有所區別。

接待來自與我方存在習俗差異及其他差異的外方人士的禮賓規格時，必須充分考慮雙方的這些差異，具體情況具體對待，不能千篇一律。

熟悉特征。

禮賓性。

禮賓規格是專門用以接待來賓的，在外事接待中，它則專門用以接待外籍來賓。由此可見，它不僅是一種禮儀，而且還是專門用來接待來賓尤其是外籍來賓的禮儀。因此，禮賓性是禮賓規格的主要特征之一。

規范性。

禮賓規格的規范性非常強。它對于我方人員在外事接待中具體應當如何做為，都規定得一清二楚。因此，可以稱其為“禮賓規范”。

穩定性。

相對而言，禮賓規格往往比較穩定，是輕易不會變更的。正因為其具有輕易不變的“鋼性”而不是動輒改變的“彈性”，禮賓規格才有規矩可言，才不至于被禮賓對象所誤解。

差異性。

具體確定和操作外事接待中的禮賓規格時，在基本要求不變的大前提之下，其具體做法經常因人而異。也就是說，在接待不同的外方人士時，往往有著許多不同的規定或要求，此即所謂禮賓規格的差異性。

簡約性。

從總體上看，我國用以外事接待的禮賓規格同樣也在不斷簡化。與過去相比，簡約性這一特征在我國往往表現得十分明顯。

來賓分類。

vip。

它的含義為“非常重要的客人”，在外事接待中往往稱其為“要人”。

vip一般包括正式來訪的下列人士：各國政府的重要負責人，如中央政府副部長以上官員，地方政府副省長以上官員等。

ip。

它的含義為“重要客人”。

在外事接待中，sp具體指的是身體狀況特殊者，如老、幼、病、殘、孕；作用發揮特殊者，如上述三類客人的助手、秘書以及其身邊工作人員；風格習慣特殊者，如少數民族人士、宗教界人士。

cp。

它的含義為“普通客人”。

在外事接待中，此類“普通客人”一般是前來我方進行正式訪問或非正式訪問的、除以上介紹的前四類客人之外的其他所有的外方人士。

禮賓次序。

在禮賓次序操作的具體過程中，有一些相關的注意事項必須為有關的外事人員高度重視，對以下四點尤須多加注意：

細致周到。

在具體擬定或執行禮賓次序時，有關人員一定要力求細致入微，面面俱到。

認真執行。

任何一位外事人員，不論其具體行政職務高低，在執行禮賓次序時，都必須不講個人好惡，不談個人見解，不憑個人興趣，認真地令行禁止，上傳下達，一切照章辦事。

提前通報。

不管我方在多邊外事接待中具體確定采取何種禮賓次序，通常都應當提前向有關各方進行通報。

輕易不變。

在具體的外事接待過程中，用以接待多方外賓的禮賓次序一旦確定，尤其是在其已被通報給有關各方以后，通常就不宜對其再作重大變更，否則就會降低其穩定性與權威性，或者令外方人士感到我方不守規矩。

外事接待方案（實用18篇）篇二

在外事接待計劃中，所謂接待內容通常是指接待計劃所應包括在內的基本項目。在一般情況下，接待內容主要應當包括下述幾個方面：

2.接待形式。

所謂接待形式，以正式與否來區分，有正式接待與非正式接待；以接待方來區分，有官方接待與非官方接待；以規范與否來區分，有常規接待與非常規接待；以我方接待單位的多寡來區分，則有單方接待與多方接待。以來賓在我方停留過程來區分，有全程接待與非全程接待。

在確定接待形式時，一定要從簡務實，量力而行，并且要合乎慣例。

3.接待日程。

在正常情況下，應當將接待過程中的全部重要活動一律包括在外事接待的日程之內。對于其中較為主要的迎送活動、正式會見、業務談判、簽字儀式、會晤記者、參觀企業、游覽景點、觀看演出以及出席宴請等等，均不得缺少。

4.經費預算。

在制定具體的外事接待計劃時，必須對所需的經費開支作出總的預算，并正式報請有關領導批準執行。有關外事接待費用的預算一旦獲批，通常不宜再進行追加。

5.安保宣傳。

在安排外事接待活動之前，應向有關的公安、國家安全部門正式報告，以取得其指導與協作，為外事接待工作保駕護航。對于具體接待環節的安排，更應不忘安全至上，確保有關各方人員的人身安全，并堅決維護我國的國家安全。

所謂宣傳，主要是指有關外事接待活動的新聞報道。在這一問題上，必須兼顧我方條件、外方特點、禮賓規范以及具體的新聞價值。一般而論，重要外事接待活動的新聞報道計劃應向外事外宣部門報批。必要時，可通知新聞單位到場。報道稿可由接待方提供，亦可由接待方負責審定。

6.人員分工。

接待工作的成功，首先有賴于接待人員的出色表現。因此在安排接待活動時，一定要重視有關人員的協調與分工。

外事接待方案（實用18篇）篇三

不卑不亢是外事禮儀的一項基本原則。它要求每一個參與外事活動時，都必須意識到，自己在他國人民眼里，是代表自己國家、自己的民族、自己的單位。要做到從容得體、堂堂正正。不應該畏懼自卑，低三下四，也不要自大狂傲，放肆囂張。

二、維護自身形象。

其中，尤其要注意下列兩點。

1、國家形象對于外事人員而言，維護自己偉大祖國的形象，在任何時間、任何地點、任何情況下，都是第一位的、最基本的要求。那么怎么才是真正的維護國家形象呢？這主要體現在三個方面，即熱愛祖國、熱愛人民、擁護政府。

2、個人形象公民在涉外活動中維護形象，首先要從維護好其自身形象著手。要做到儀表堂堂，落落大方。在涉外場合，公民必要注意修飾儀表，檢點舉止，使自己形象上乘，風度翩翩，無愧于炎黃子孫的稱號。

三、熱情真誠。

熱情有度待人熱情不僅意味著自己對待交往對象具有誠意，也能體現對對方充滿了友好、關懷與熱誠。但是，作為外事人員對人熱情相待，必須有一個“度”，注意“熱情有度”。

四、尊重隱私尊重隱私。

實際是上述“熱情有度”的順理成章的推論。所謂尊重隱私，主要是提倡在國際交往中主動尊重每一位交往對象的個人隱私，不詢問其個人秘密，不打探其不愿公開的私人事宜。目前，在國際社會里，尊重隱私與否，已被公認為一個人在待人接物方面有無個人教養的基本標志。

五、注重信譽。

守信約定在國際社會里，人們十分重視交往對象的信譽，講究“言必信，行必果”。1、慎重許諾。在涉外交往中，基層公務員對外方人士所作出的所有正式承諾必須量力而行，慎之又慎，切勿信口開河，草率許諾，也不要使承諾大而化之，模棱兩可。2、嚴守約定。在國際社會中，信用就是形象，信用就是生命。既然“中國人歷來說話都是算數的”，那么基層公務員在涉外交往中就一定要努力恪守約定，兌現承諾，如約而行。

六、女士優先。

女士優先女士優先，是國際社會尤其是西方國家里所通行的交際慣例之一。在社交場合，“女士優先”主要應在下列方面得以表現。1、尊重婦女。與婦女交談時，一律要使用尊稱。涉及具體內容時，談話亦不應令在場的婦女難堪。排定禮儀序列時，應將婦女列在男子之前；2、照顧婦女。在一切社交活動中，男子均應細心地照顧婦女：就座時，應請其選擇上座；用餐時，應優先考慮其口味；3、關心婦女。外出之際，男子要為女士攜帶重物。出入房間時，男子要為女士開門、關門。在女士面前，任何時候都不允許男子吸煙；4、保護婦女。在一切艱難、危險的條件下，男子均應竭盡其全力保護婦女。通過危險路段時，男子應走在前列。在馬路上行走時，男子則應行走于外側。任何危險之事，男子均應主動承擔。

七、尊重國際慣例。

尊卑有序在外事交往中，依照國際慣例，將多人進行并排排列是，最基本的規則是右高左低，即以右為上，以左為下；以右為尊，以左為卑。換言之，在進行并排站立、行走或者就座時，為了表示禮貌，主人理應主動居左，而客人居右；男士應當主動居左，而請女士居右；晚輩應當主動居左，而請長輩具右；未婚者主動居左，而已婚者居右；職位、身份較低者主動居左，請職位、身份較高者居右。

外事接待方案（實用18篇）篇四

第一條為促進學校的國際合作與交流，規范校內各單位的外事接待活動，特制定本辦法。

第二條本辦法中的“外事接待”系指國外以及港澳臺地區團體或個人來訪接待。

第三條外事接待分為學校層面的外事接待和院系層面的外事接待兩個部分。

一、學校層面的外事接待：

(一)“學校層面的外事接待”系指涉及到學校層面或若干個院系的外事接待;。

(三)學校層面的外事接待如涉及講學、參觀、座談等事宜，校內各單位應予以協助安排。

二、院系層面的外事接待：

(一)“院系層面的外事接待”系指僅涉及到單個院系或機構的外事接待活動;。

(五)外事接待中所涉及的具體項目，各相關單位應安排專人落實;。

(六)接待完畢后，接待單位負責登記情況，每學期末統一交國際合作與交流處存檔。

第四條接待費用：

(一)學校層面的外事接待，費用從學校的外事經費中支出;。

(二)院系層面的外事接待，費用由各接待單位負擔。

第五條注意事項。

第六條本辦法自公布之日起執行，由國際合作與交流處負責解釋。

外事接待方案（實用18篇）篇五

副組長：汪總、吳主任。

二、視察線路。

三、具體分工。

1、豪德電子商務中心。

2、電子監控中心。

注：所有畫面固定在（繁榮、整潔）的位置。

3、物流信息中心。

注：市場簡介，物流信息，品牌。

4、汪總全面匯報。

（1）、政府對市場實行封閉式管理。

（2）物業服務中心。

（3）招商中心：管委會招進豪德的商戶、彩虹汽車裝飾中心、豪德自行招進的商戶。

（4）開發區工商局辦證中心。

（5）銀行按揭擔保。

5、員超峰負責通知沿線所有商戶開門營業。

6、黃海燕負責做好沿線商鋪的門頭廣告。

7、黃海燕負責豪德公司所有人員必須統一著裝。

8、王建負責做好豪德電子商務中心及沿線的安全保衛工作。

9、寇彩云負責做好沿線的環境衛生工作。

10、黃海燕負責聯系薩米特陶瓷和馬可波羅陶瓷做好接待工作。

11、陳志超、孫祿發負責攝影和攝像工作。

12、李松負責檢查安全及環境衛生工作。

外事接待方案（實用18篇）篇六

拜訪外國人時，切勿未經約定便不邀而至。盡量避免前往其私人居所進行拜訪。在約定的具體時間通常應當避開節日、假日、用餐時間、過早或過晚的時間，及其他一切對對方不方便的時間。

守時踐約。

這不只是為了講究個人信用，提高辦事效率，而且也是對交往對象尊重友好的表現。萬一因故不能準時抵達，務必要及時通知對方，必要的話，還可將拜訪另行改期。在這種情況下，一定要記住向對方鄭重其事地道歉。

進行通報。

進行拜訪時，倘若抵達約定的地之后，未與拜訪對象直接見面，或是對方沒有派員在此迎候，則在進入對方的辦公室或私人居所的正門之前，有必要先向對方進行一下通報。

登門有禮。

切忌不拘小節，失禮失儀。當主人開門迎客時，務必主動向對方問好，互行見面禮節。倘若主人一方不止一人之時，則對對方的問候與行禮，在先后順序上合乎禮儀慣例。標準的作法有二：其一，是先尊后卑。其二，是由近而遠。在此之后，在主人的引導這下，進入指定的房間，切勿擅自闖入，在就座之時，要與主人同時入座。倘若自己到達后，主人這處尚有其他客人在座，應當先問一下主人，自己的到來會不會影響對方。為了不失禮儀，在拜訪外國友人之前，就隨身攜帶一些備用的物品。主要是紙巾、擦鞋器、襪子與爽口液等，簡稱為"涉外拜訪四必備"。"入室后的四除去"是指帽子、墨鏡、手套和外套。

適可而止。

在拜訪他人時，一定要注意在對方的辦公室或私人居所里進行停留的時間長度。從總體上講，應當具有良好的時間觀念。不要因為自己停留的時間過長，從而打亂對方的`既定的其他的日程。在一般情況下，禮節性的拜訪，尤其是初次登門拜訪，應控制在一刻鐘至半小時之內。最長的拜訪，通常也不宜超過兩個小時。有些重要的拜訪，往往需由賓主雙方提前議定拜訪的時間和長度。在這種情況下，務必要嚴守約定，絕不單方面延長拜訪時間。自己提出告辭時，雖主人表示挽留，仍須執意離去，但要向對方道謝，并請主人留步，不必遠送。在拜訪期間，若遇到其他重要的客來訪，或主人一方表現出厭客之意，應當機立斷，知趣地告退。

舉止有方。

在拜訪外國友人時要注意自尊自愛，并且時刻以禮待人。與主人或其家人進行交談時，要慎擇話題。切勿信口河，出言無忌。與異性交談時，要講究分寸。對于主人家里遇到的其他客人要表示尊重，友好相待。不要在意無意間冷落對方，置之不理。若遇到其他客人較多，既要以禮相待，也要一視同仁。切勿明顯地表現出厚此薄彼，而本末倒置地將主人拋在一旁。在主人家里，不要隨意脫衣、脫鞋、脫襪，也不要大手大腳，動作囂張而放肆。未經主人允許，不要在主人家中四處亂闖，隨意亂翻、亂動、亂拿主人家中的物品。

外事接待方案（實用18篇）篇七

x月初，xx公司領導將前往我公司進行xx項目的實地調研和現場評估工作，為做好此次接待工作，特制定本草案。

1、溝通確認具體行程。

時間：9月30日前事宜：與中資公司負責人聯系此次評估工作的具體安排，此次評估行程安排，來訪人數、性別比例，航班到達地點、具體時間及特別要求等。

2、接機安排。

時間：具體時間待定。

地點：待定。

事宜：根據來訪人數，達到地點、時間，安排好接機人員、車輛、司機提前前往機場迎接。

3、住宿安排。

時間：具體時間待定。

地點：待定。

事宜：根據來訪人數、來訪人員性別比例及特殊要求訂好酒店并配合酒店布置房間。

4、就餐安排。

時間：具體時間待定。

地點：待定。

事宜：根據來訪人數、客人禁忌、達到時間訂好飯店并點菜，同時視情況確定陪同人員。

陪同人員：待定。

5、車輛安排。

時間：視來訪人員行程安排。

事宜：全程專職為來訪人員服務。

車輛臺數（司機人數）：視來訪人數及陪同人員數量。

司機：待定。

6、行程安排。

（1）座談會。

會議議題：技術中心創新能力建設項目評估會。

時間：待定。

地點：待定。

主持人：待定。

我公司參加人員：待定。

（2）工廠參觀。

時間：待定（附具體時間安排）。

地點：產品展廳、檢測中心、減振nvh實驗室、中鼎泰克（暫定）陪同人員：待定。

司機：待定。

車輛：待定。

7、送客安排。

時間：待定。

送到地點：待定。

車輛：待定。

司機：待定。

送客人員：待定。

二、任務分工。

1、xx負責組織協調此次接待任務，聯系來訪單位負責人，確定具體行程安排。確定來訪人員評審費用，禮品規格，接待陪同人員，座談會參會人員，參觀地點，并處理緊急突發情況。

2、xx負責聯系安排來訪人員的酒店預訂、房間布置；飯店預訂、提前點菜；車輛安排、司機確定；客戶禮品準備等工作。同時由xx協助安排布置座談會會議室，檢查投影儀等設備，確保正常使用。

3、xx協助xx聯系各部門準備座談會會議材料編寫、收集、整理工作，并提前到參觀地點現場查看，做好客戶服務工作。

4、xx負責協助xx完成來訪客戶的食、住、行安排工作，布置會議室，并做好會議服務工作。

三、備注。

1、客戶禮品準備應提前詢價、采購，確保禮品質量。

2、參觀地點應提前查看，確保現場整潔，并排除安全隱患。

3、會議室設備應提前檢測，確保正常使用。

4、盡量調查清楚客戶休息、飲食習慣，提高服務滿意度。

5、在入住酒店、參觀地點及座談會現場懸掛橫幅和會標，以示歡迎。

外事接待方案（實用18篇）篇八

1.了解來客基本情況。（姓名、性別、職務（稱）、來訪意圖、考察線路、到達及離開時間、聯系電話）可根據文件通知和函調來。

2.擬訂接待方案。（含用車、食宿、座談會地點及參加人員、考察線路、陪同接待領導等）。

3.報審及簽發方案。（經相關部門領導審核后，報與最高身份客人分管工作的主管校領導審批后，確實接待方案）。

4.相關細節落實。（與相關部門落實用車、就餐、住宿、會議室，與宣傳部門、新聞媒體、記者落實電子屏幕歡迎字幕，書寫路牌，照錄相等）。

5.打印臺簽，印制接待手冊。（視具體情況，請示領導后再定是否印制）。

6.預告參與接待的領導及有關人員，做好召開座談會或陪同就餐等的準備。

第二步：

匯報材料的準備。

1、材料的準備。

起草匯報材料、座談會主持詞、先由起草。針對具體分塊的，并由具體聯系部門負責擬稿。

2、公文簽發程序。公文擬稿后，完整程序如下：由專門負責公文的業務科室初審，送辦公室主任復審，再送分管該項工作的領導、分管機關常務工作的領導審簽，最后送領導簽發。

第三步：

1.接機或接站（到車站、高速路口迎接客人，并及時告知有關領導動態）。

2.住宿（接到客人后，如無特殊情況，先安排客人住下）。

3.就餐（盡可能安排客人就餐，并通知所有陪同領導就餐時間地點，就餐標準及酒水按規定或領導指示執行）。

4.召開座談會（至少提前半天布置好會場）。

5.參觀考察（視具體情況，安排并陪同客人考察）。第四步：

客人返程。

1.贈送客人紀念品（根據來訪客人情況，如有必要提出贈送客人禮物的建議，經領導批示后再購買）。

2.送客人到車站或離開。（告知有關領導具體的離校時間）第五步：

1.開支財務報帳等工作。

2.保存客人有關資料。

3.保存接待安排、匯報材料等有關資料。

4.統一整理，存檔備查。

外事接待方案（實用18篇）篇九

2、舉止風度：

站姿：男士身體直立，抬頭挺胸，兩膝并嚴，腳跟靠緊，腳掌呈v字，雙手放至褲縫處;女士抬頭挺胸，雙目平視，表情自然，腹部平收，手臂自然下垂，中指微貼褲縫。坐姿：上體挺直，雙目平視，表情自然，兩手分別放在雙膝上，只坐椅面2/3。男士雙腿分開，不超肩寬;女士雙腿自然彎曲并攏，兩腳平放。

3、表情：眼神自然、柔和、親切;始終要面帶微笑。

4、著裝男式著藏藍色或灰色的西裝套裝，白色襯衫，深色襪子，黑色皮鞋，要打領帶;女士穿單一色彩的西服套裙，內穿白色襯衫，腳穿肉色長筒絲襪和黑色高跟皮鞋。

5、交談禮儀：聲音輕柔，音調柔和，手勢得體，端莊禮貌，注意聆聽，學會贊美，幽默。

6、了解各國、各宗教的禁忌。

二、各活動的禮儀。

1、迎送禮儀(包括乘車禮儀)。

a、準確掌握抵達及離開的時間及地點，安排相應身份的人員前往迎送;b、了解正確的稱呼(姓名+職務)。并將我方迎接人員按職位高低介紹給與會客方。c、在迎送過程中，迎候人員始終面帶微笑，以表示歡迎之意;d、在為外賓送行時，臨上飛機之前，按順序同外賓一一握手告別，飛機在視野中消失方可離去;e、(陪車禮儀)請外賓從右側車門上車，坐于后排座位右側，接待人從左側車門上車，譯員坐在司機旁邊。代表團9人以上乘大轎車時，低位者先上車，下車順序相反;f、迎接人員陪來賓一同前往下榻處。通知賓館在食宿方面對一些有宗教和民族禁忌的代表予以特殊安排。并把準備好的有關材料，如會議日程和議程、會議其他有關文件、代表證等交給會議代表(可以放在一個會議皮包里)。對于在會議上安排發言的代表,事先明確的通知。并奉上歡迎晚宴的宴會邀請函。

2、會議。

預備會：事先預約一間會議室，通知各代表團秘書長和聯絡員預備會的時間、地點。會議室布置應與主會場大致相同，準備好會議議程、日程等資料的復印與發放。

主題演講：代表演講時，要確保話筒的音效，禮貌引導演講者上講臺發表演講。

簽約：在會場里擺一張鋪墨綠色的臺呢的長桌，桌上放置文具文稿，并擺一張椅子。桌后樹起與會國的國旗，由主持人宣布代表團團長，按國家首字母順序，輪流上去簽名。這是一個嚴肅莊重的場合，要請新聞媒介對此進行報道。

開閉幕式及交接：安排sy市領導致開幕、閉幕詞，與會主賓致歡迎詞，會議代表發言，有關負責人致總結性陳詞，下屆會議的主辦國代表發言等。

a、熟悉中餐餐具及餐具的用法，如筷子、勺、餐巾等。

斟酒、敬酒禮儀。

敬酒：先由每一桌主人向大家敬酒，大家應站起來，可以舉杯示意，不必碰杯，再象征性喝一口。然后可以由其他人敬酒。敬酒者應把自己的酒喝干，但不能勉強對方。可適當加之簡短的祝福。在主人主賓敬酒時，應停止用餐、停止交流。

工作餐(早餐會)禮儀(事先定好餐廳，再電話或口頭邀請)。

提前10分鐘抵達用餐地點，迎接各代表團長的到來。座位往往不分主次，可自由就餐就坐。餐點不必過于豐盛，但要主動回避對方的飲食禁忌。最好采取“分餐式”的就餐方式。另外為不耽誤工作，工作餐上的飲料應將烈性酒除外。

三、其他活動的禮儀。

1、剪彩。

a、用具準備。長約3米的細窄紅色綢帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。

b、會場準備。剪彩儀式會場設在圖書館門口。會表上可寫“警民共建圖書館開館典禮。”

c、確定剪彩人員。各國和國內各單位的較高一級長官。按照國家首字母順序排列站齊。

d、挑選禮儀小姐。要求儀態文雅、大方莊重.著中式禮服——紅色旗袍，穿高跟鞋，配長筒絲襪，化淡妝，并以盤起發髻的發型為佳。

e、進行必要的分工和演練。饋贈嘉賓的紀念性小禮品等，也應做好準備。

2、植樹事先準備好計劃方案，包括植樹的場地、時間、地點、參與的人員，交通工具以及植樹的工具如樹苗數量，鐵鏟，水桶等都要做好安排，另外安排好警力維持安全。對于行車路線、路況、車況以及此次活動的采訪攝影等都要考慮周全。

3、游覽。

當參觀游覽項目確定后，制定詳細活動計劃和日程，包括參觀路線、交通工具等，并及時通知有關接待人員和單位，安排好警力維持安全。在出發前，要及時檢查車況，分析行車路線，預先安排好用餐。路遠的還要預先安排好中途休息室，要把出發、集合和用餐的時間、地點及時通知客人和全體工作人員。并挑選相應身份的精干人員陪同并解說。

外事接待方案（實用18篇）篇十

外事接待單位為圓滿完成接待任務，一般需要專門接待小組，全面負責一切接待事宜。接待工作首先應了解來訪者的基本情況，弄清代表團的國別、名稱、成員名單、來訪目的等內容。如需要根據客人要求預定賓館或返程機票，還應索取來賓護照的復印(傳真)件。

掌握了以上情況后，再制定一份周密的(中外文)書面接待活動日程安排(表)，包括迎送、會見、會談、簽字儀式、宴請、參觀游覽、交通工具、餐寢時間、陪同人員等詳細內容。日程安排應盡量事先征詢來賓意見，還要考慮來賓的風俗習慣和宗教信仰。日程安排印制妥當后，要讓來賓抵達后及時人手一份。

迎賓時，外賓下飛機(車、船)后，禮賓人員應主動將迎賓人員姓名、職務一一介紹給來賓，迎賓人員隨即與來賓握手表示歡迎。如遇外賓主動與我方人員擁抱時，我可做相應表示，不要退卻或勉強擁抱。如需獻花，應安排在迎賓的主要領導人與客人握手之后進行。所獻鮮花忌用菊花、杜鵑花、石竹花或黃色花朵。

乘車時，應先請客人從右側上車，陪同主人再從左側上車。待外賓與陪同人員全部上車后，再驅車去賓館。途中，陪同人員應擇機將有利于對外宣傳宜昌的事物，如沿途所見的歡迎標語、人文景觀等向外賓介紹。

迎送身份高的客人，事先在機場(車站、碼頭)安排貴賓休息室，準備飲料。安排汽車，預定住房。如有條件，在客人到達之前將住房和乘車號碼通知客人。如果做不到，可印好住房、乘車表，或打好卡片，在客人剛到達時，及時發到每個人手中，或通過對方的聯絡秘書轉達。這既可避免混亂，又可以使客人心中有數，主動配合。

指派專人協助辦理入出境手續及機票(車、船票)和行李提取或托運手續等事宜。重要代表團，人數眾多，行李也多，應將主要客人的行李先取出(最好請對方派人配合)，及時送往住地，以便更衣。客人抵達住處后，一般不要馬上安排活動，應稍作休息，起碼給對方留下更衣時間。

接見一方的安排人，應主動將會見時間、地點、主方出席人、其它具體安排及有關注意事項通知對方。如有合影，還要事先編好合影圖，一般主人居中，按禮賓順序，主人右手為上，主客雙方間隔排列，兩端均由主方人員把邊。

會見前，主人應在門口迎候客人，可以在大樓正門迎候，也可以在會客廳迎候。如果主人不到樓門口迎候，則應由工作人員在大樓門口迎接，引入會客廳。會見結束，主人應送客人至車前或在門口握別，目送客人離去。

領導人之間的會見，除陪見人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒后均應退出。談話過程中，旁人不要隨意進出。安排賓主座次時，主賓坐在主人的右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面。其他外賓按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側就座，座位不夠可在后排加座。

會談一般是指雙方就重大問題進行意見的交換和商討。會談由主談人主持，其他人員未經主談人許可，不得隨便發表意見。如有不同看法，可寫條子遞給主談人，供主談人參考。如主談人請大家做補充發言，其他人可按主談人的談話口徑做適當補充，但不能提出與主談人意見相反的看法。

會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主按各人名牌所示相對而坐以正門為準，主人占背面一側，外賓面向正門。主談人座位居中。

國旗是國家的象征，是民族的尊嚴。涉外活動中，我們往往通過懸掛國旗表示對本國的熱愛和對他國的尊重。國際交往中，一個主權國家內懸掛他國國旗有著一些公認的通行慣例。

懸掛雙方國旗，以右為上，左為下。兩國國旗并掛，以正面為準，右掛客方國旗，左掛本國國旗;汽車上掛旗，駕駛員左手為主方，右手為客方。雙方對座會談時，主客雙方分別在各自主談人桌上用旗架懸掛本國國旗。國旗不能倒掛，也不能反掛。

簽字儀式。

簽字儀式基本上是雙方參加會談的全體人員，一般均由更高的領導人出席簽字儀式。簽字儀式座次要求：雙方參加簽字儀式的.人員進入簽字廳，簽字人入座，助簽人分別站在簽字人外側，其他人員分主客各一方按身份順序排立于各自的簽字人座位之后。

簽字時，由助簽人協助翻揭文本，指明簽字處，本方保存的文本上簽畢后，由助簽人互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，簽妥后由雙方簽字人交換文本，相互握手。有時備有香檳酒，簽字后，共同舉杯慶賀。

外事接待中對談話也有要求，各國習慣不同，禁忌不同，人常說多說無益，但是不說豈不是冷落了貴客，所以如何說的恰到好處，還需遵循外事接待談話禮儀。主要要求有以下內容：

外事交往場合談話時要弄清對方身份，以便自己談話得體，有針對性。

三人以上在場，不要只談兩人知道的事，冷落其他人。

對外接觸談話要自然、和藹。對方發言時要注意傾聽，不要左顧右盼，總看手表。

說話時不可用過多過大的手勢。談話聲音不要過高，以使對方能聽清為宜，尤其不要濺出口沫。

談話時不要總自己講，讓別人有講話機會，別人講話，不要隨便插嘴，打斷別人話頭。

對外談話要實事求是，自己不知道的事不要隨便答復，無把握的事不要允諾，應言而有信。

不要議論第三者的事情。不要交頭接耳，譏笑他人，如所談事情不便讓旁人知道，則應尋找適當的時機再說。

不要談疾病等不愉快的事情，一般不要詢問對方履歷，談及時，要十分客氣，如對方不講，不要追問。不要詢問婦女的年齡，是否已婚。

對方講話如未聽清楚，可以再問一遍，發現對方對我講話有誤解，應進一步解釋。

社交場合，應按本人身份，主動交際。但如別人在個別談話，不要湊前旁聽，若有事需與某人談話，應待別人說完。有急事找，則應先打招呼，表示歉意。

外事接待方案（實用18篇）篇十一

一般而言，禮賓規格的確定與操作的基本原則主要有以下四點：

服從外交。

服從我國外交工作的需要，禮賓規格的操作必須為我國的外交工作服務。

身份對等。

所謂身份平等，具體是指在確定接待外方人士的禮賓規格時，應與外方人士的具體身份相稱，同時還應參照外方在接待我方身份相仿者時所采用的具體的禮賓規格。也就是要求我方所給予來訪的外方人士的禮遇應當恰到好處，以免我方人士在出訪對方時可能會受到的任何形式的怠慢。

一律平等。

在確定和操作用以接待來自多方的境外人士的禮賓規格時，一定要不論其國家大小，不分強弱，不看貧富，不講親疏，嚴格地、無條件地平等相待，注意搞好有關各方的平衡。

有所區別。

接待來自與我方存在習俗差異及其他差異的外方人士的禮賓規格時，必須充分考慮雙方的這些差異，具體情況具體對待，不能千篇一律。

禮賓性。

禮賓規格是專門用以接待來賓的，在外事接待中，它則專門用以接待外籍來賓。由此可見，它不僅是一種禮儀，而且還是專門用來接待來賓尤其是外籍來賓的禮儀。因此，禮賓性是禮賓規格的主要特征之一。

規范性。

禮賓規格的規范性非常強。它對于我方人員在外事接待中具體應當如何做為，都規定得一清二楚。因此，可以稱其為“禮賓規范”。

穩定性。

相對而言，禮賓規格往往比較穩定，是輕易不會變更的。正因為其具有輕易不變的“鋼性”而不是動輒改變的“彈性”，禮賓規格才有規矩可言，才不至于被禮賓對象所誤解。

差異性。

具體確定和操作外事接待中的禮賓規格時，在基本要求不變的大前提之下，其具體做法經常因人而異。也就是說，在接待不同的外方人士時，往往有著許多不同的規定或要求，此即所謂禮賓規格的差異性。

簡約性。

從總體上看，我國用以外事接待的禮賓規格同樣也在不斷簡化。與過去相比，簡約性這一特征在我國往往表現得十分明顯。

vip。

它的含義為“非常重要的客人”，在外事接待中往往稱其為“要人”。

vip一般包括正式來訪的下列人士：各國政府的重要負責人，如中央政府副部長以上官員，地方政府副省長以上官員等。

ip。

它的含義為“重要客人”。

在外事接待中，sp具體指的是身體狀況特殊者，如老、幼、病、殘、孕；作用發揮特殊者，如上述三類客人的助手、秘書以及其身邊工作人員；風格習慣特殊者，如少數民族人士、宗教界人士。

cp。

它的含義為“普通客人”。

在外事接待中，此類“普通客人”一般是前來我方進行正式訪問或非正式訪問的、除以上介紹的前四類客人之外的其他所有的外方人士。

在禮賓次序操作的具體過程中，有一些相關的注意事項必須為有關的外事人員高度重視，對以下四點尤須多加注意：

細致周到。

在具體擬定或執行禮賓次序時，有關人員一定要力求細致入微，面面俱到。

認真執行。

任何一位外事人員，不論其具體行政職務高低，在執行禮賓次序時，都必須不講個人好惡，不談個人見解，不憑個人興趣，認真地令行禁止，上傳下達，一切照章辦事。

提前通報。

不管我方在多邊外事接待中具體確定采取何種禮賓次序，通常都應當提前向有關各方進行通報。

輕易不變。

在具體的外事接待過程中，用以接待多方外賓的禮賓次序一旦確定，尤其是在其已被通報給有關各方以后，通常就不宜對其再作重大變更，否則就會降低其穩定性與權威性，或者令外方人士感到我方不守規矩。

接待計劃。

必要的、規范的接待計劃，以便使接待工作的各個具體環節有規可循。

要求周詳具體。

所謂周詳，就是要求在制定接待計劃時，一定要做到周到、詳細，將可能遇到的情況，需要處理的問題等方方面面都考慮到、照顧到。所謂具體就是要求我方所制定的接待計劃要力戒大而無當，一絲不茍。

要求規模適度。

在安排接待活動的具體內容時，我方不應該因外事接待活動而搞傾城而出的“人海戰術”，要量力而行。

要求節儉務實。

要充分考慮到我國國情與本單位的經濟實力，并嚴格執行上級有關規定，在接待經費的具體預算上要堅持少花錢，多辦事的原則，發揚勤儉持家、艱苦奮斗的精神，努力節約每一分錢。

要求上級批準。

鑒于外事工作極端重要，接待計劃的具體操作需要方方面面的配合，因此在計劃制定后，即應報請上級有關部門或主管領導批準。凡屬正式的外事接待計劃，都必須向上級報告。在其未經上級正式批準之前，亦不得擅自執行。

要求先期制定。

接待工作可以局部調整、補充，可以使之更加符合實際，更加合理，但此舉并不意味著接待計劃可在具體的接待工作開始之后才整體出臺，或者出臺時間越晚越好。

要求靈活機動。

應當面面俱到、細致入微，但亦應事先為具體操作留下適度的空間，以便使有關人員屆時可以沉著應對，靈活處理。總而言之，我方所制定的接待計劃應當詳盡而不繁瑣，細致而不呆板，面面俱到而又留有余地。

要求督促總結。

凡正式的外事接待計劃，不僅在其制定之時必須認真細致，規規矩矩，而且還須采取必要步驟或具體措施，管理督導計劃的執行，以確保計劃的落實。除此之外，在其執行完畢后，還應由專人負責收集材料，聽取反映，以便總結經驗，吸取教訓，使今后所制定的接待計劃更加完備。

要求以我為主。

在制定接待計劃的整個過程中，一切大政方針，均應由我方做主，這是維護我國國家主權的重要體現之一。如有必要，我方可就有關細節與對方進行溝通，并聽取外方的建議或要求，但是在大是大非的問題上，一定要由我方定奪。

要求通報對方。

用以接待外賓的正式計劃制定之后，我方應盡快向被接待對象通報需要對方了解、認同或者進行合作的內容。對與外方密切相關的具體日程安排，則更應當令對方一清二楚。若是對方對以上種種內容一無所知，不僅難以在接待過程中取得對方的理解與配合；而且也是對對方某種程度上的不信任、不尊重。

在外事接待計劃中，所謂接待內容通常是指接待計劃所應包括在內的基本項目。在一般情況下，接待內容主要應當包括下述幾個方面：

所謂接待形式，以正式與否來區分，有正式接待與非正式接待；以接待方來區分，有官方接待與非官方接待；以規范與否來區分，有常規接待與非常規接待；以我方接待單位的多寡來區分，則有單方接待與多方接待。以來賓在我方停留過程來區分，有全程接待與非全程接待。

在確定接待形式時，一定要從簡務實，量力而行，并且要合乎慣例。

在正常情況下，應當將接待過程中的全部重要活動一律包括在外事接待的日程之內。對于其中較為主要的迎送活動、正式會見、業務談判、簽字儀式、會晤記者、參觀企業、游覽景點、觀看演出以及出席宴請等等，均不得缺少。

經費預算。

在制定具體的外事接待計劃時，必須對所需的經費開支作出總的預算，并正式報請有關領導批準執行。有關外事接待費用的預算一旦獲批，通常不宜再進行追加。

安保宣傳。

在安排外事接待活動之前，應向有關的公安、國家安全部門正式報告，以取得其指導與協作，為外事接待工作保駕護航。對于具體接待環節的安排，更應不忘安全至上，確保有關各方人員的`人身安全，并堅決維護我國的國家安全。

所謂宣傳，主要是指有關外事接待活動的新聞報道。在這一問題上，必須兼顧我方條件、外方特點、禮賓規范以及具體的新聞價值。一般而論，重要外事接待活動的新聞報道計劃應向外事外宣部門報批。必要時，可通知新聞單位到場。報道稿可由接待方提供，亦可由接待方負責審定。

人員分工。

接待工作的成功，首先有賴于接待人員的出色表現。因此在安排接待活動時，一定要重視有關人員的協調與分工。

1、不卑不亢。

是外事禮儀的一項基本原則。它要求每一個參與外事活動時，都必須意識到，自己在他國人民眼里，是代表自己國家、自己的民族、自己的單位。要做到從容得體、堂堂正正。不應該畏懼自卑，低三下四，也不要自大狂傲，放肆囂張。

2、維護自身形象。

其中，尤其要注意下列兩點。

1、國家形象對于外事人員而言，維護自己偉大祖國的形象，在任何時間、任何地點、任何情況下，都是第一位的、最基本的要求。那么怎么才是真正的維護國家形象呢？這主要體現在三個方面，即熱愛祖國、熱愛人民、擁護政府。

2、個人形象公民在涉外活動中維護形象，首先要從維護好其自身形象著手。要做到儀表堂堂，落落大方。在涉外場合，公民必要注意修飾儀表，檢點舉止，使自己形象上乘，風度翩翩，無愧于炎黃子孫的'稱號。

3、熱情真誠。

熱情有度待人熱情不僅意味著自己對待交往對象具有誠意，也能體現對對方充滿了友好、關懷與熱誠。但是，作為外事人員對人熱情相待，必須有一個“度”，注意“熱情有度”。

4、尊重隱私尊重隱私。

實際是上述“熱情有度”的順理成章的推論。所謂尊重隱私，主要是提倡在國際交往中主動尊重每一位交往對象的個人隱私，不詢問其個人秘密，不打探其不愿公開的私人事宜。目前，在國際社會里，尊重隱私與否，已被公認為一個人在待人接物方面有無個人教養的基本標志。在涉外交往中，尊重隱私實際上具體表現為人們在交談中的下述“八不問”。1、不問收入支出。2、不問年齡大小。3、不問戀愛婚姻。4、不問身體健康。5、不問家庭住址。6、不問個人經歷。7、不問信仰政見。8、不問所忙何事。

5、注重信譽。

守信約定在國際社會里，人們十分重視交往對象的信譽，講究“言必信，行必果”。1、慎重許諾。在涉外交往中，基層公務員對外方人士所作出的所有正式承諾必須量力而行，慎之又慎，切勿信口開河，草率許諾，也不要使承諾大而化之，模棱兩可。2、嚴守約定。在國際社會中，信用就是形象，信用就是生命。既然“中國人歷來說話都是算數的”，那么基層公務員在涉外交往中就一定要努力恪守約定，兌現承諾，如約而行。

6、女士優先。

女士優先女士優先，是國際社會尤其是西方國家里所通行的交際慣例之一。在社交場合，“女士優先”主要應在下列方面得以表現。1、尊重婦女。與婦女交談時，一律要使用尊稱。涉及具體內容時，談話亦不應令在場的婦女難堪。排定禮儀序列時，應將婦女列在男子之前；2、照顧婦女。在一切社交活動中，男子均應細心地照顧婦女：就座時，應請其選擇上座；用餐時，應優先考慮其口味；3、關心婦女。外出之際，男子要為女士攜帶重物。出入房間時，男子要為女士開門、關門。在女士面前，任何時候都不允許男子吸煙；4、保護婦女。在一切艱難、危險的條件下，男子均應竭盡其全力保護婦女。通過危險路段時，男子應走在前列。在馬路上行走時，男子則應行走于外側。任何危險之事，男子均應主動承擔。

7、尊重國際慣例。

尊卑有序在外事交往中，依照國際慣例，將多人進行并排排列是，最基本的規則是右高左低，即以右為上，以左為下；以右為尊，以左為卑。換言之，在進行并排站立、行走或者就座時，為了表示禮貌，主人理應主動居左，而客人居右；男士應當主動居左，而請女士居右；晚輩應當主動居左，而請長輩具右；未婚者主動居左，而已婚者居右；職位、身份較低者主動居左，請職位、身份較高者居右。

外事接待方案（實用18篇）篇十二

為進一步密切黨和政府與人民群眾的聯系，暢通信訪渠道，加大對人民群眾來信來訪問題的解決力度，根據省聯席會議制定的文件精神，結合我區群眾上訪的實際情況，制定了我區。

按照公開透明、規范有序、方便群眾、解決問題的原則，深入貫徹落實科學發展觀，深刻認識和準確把握新形勢下人民內部矛盾的特點和規律，踐行黨的宗旨，切實發揮黨委和政府主導的維護群眾權益機制作用，落實“事要解決”的要求，形成區委、區政府主要領導帶頭，區級領導干部參與，部門主要領導干部參加，直接面對群眾，親自接待來訪，著力解決突出問題、化解矛盾糾紛，維護群眾合法權益、促進社會和諧穩定的工作格局，建立健全正確處理人民內部矛盾的長效機制。

領導干部接待群眾上訪，重點接待解決本級本部門案情復雜、久拖未決的疑難問題和涉及完善相關政策規定的重大群體性利益問題以及上級領導關注的重點問題。

對發生的進京非正常上訪，領導干部要件件接待、包案。按照屬地管理、誰主管誰負責的原則，由屬地黨委、鄉鎮和事涉部門的主要領導為第一責任人負責接待。

對發生的進京非正常重復上訪，主要領導干部要件件接待、包案。按照屬地管理、誰主管誰負責的原則，在本年度累計重復二次以上的進京非正常上訪，由區級主要領導接待、包案。

區委書記每月安排一天、區長每月安排兩天時間接待群眾來訪，區委和政府班子成員定期接待群眾來訪，鄉鎮、街道、區直部門領導干部要隨時接待群眾來訪。

公示。按照既要有利于解決問題，又要保持大局穩定的原則，采取適當方式，在一定范圍內對接訪領導干部的姓名、職務、分管工作以及接訪的時間、地點、形式等情況進行公示。

接訪。根據案件情況采取定點接訪、重點約訪和帶案下訪等方式進行。在摸清底數、掌握情況的基礎上，按問題分類，在固定的接訪場所面對面接待來訪人；對長期上訪老戶和涉及全局性的上訪問題，有針對性地約請上訪人并協調解決相關上訪問題；深入到矛盾突出、解決難度大的部門，采取領導帶隊深入實地，廣泛聽取群眾意見，了解案件成因，剖析問題癥結，一事一議，研究解決措施。

包案。凡是安排領導接待的上訪問題全部實行領導包案，接訪領導即包案領導，具體落實“五包”責任制，即包掌握案情、包解決化解、包思想教育、包穩控管理、包息訴息訪。對群眾反映的涉及面廣、社會關注度高的疑難信訪問題由區委和政府主要領導親自包案；對涉及人數多、組織化傾向明顯的群體性問題，由包案領導組織有關部門提出解決問題的意見和建議，提交領導班子集體研究解決。

落實。把領導干部接訪的重點定位在“事要解決”上，努力在“案結事了”上狠下功夫。綜合運用政策、法律、經濟、行政、社會救助以及思想教育等手段，促使問題得到有效解決。要保證接訪人員、保證接訪時間、保證接訪質量和接訪效果。

做好準備工作。為提高領導干部接訪工作效率，保證接待工作質量，區信訪局定期梳理、篩選重點疑難信訪案件，進行基本事實和調查和了解，掌握問題的癥結所在，登記、分類后，統籌安排好相關接待事宜，提交區級領導接待、包案。

做到“案結事了”。接訪領導干部對上訪人反映的問題，當場能夠解決的要立即解決；當場不能解決的要記錄在案，明確處理意見，落實承辦單位和承辦人，跟蹤督辦到“案結事了”；對暫時解決不了的，要做好解釋和穩控工作。

做好基礎工作。各部門、各單位要根據本單位的信訪工作情況對領導干部接待上訪工作安排專人負責，對領導干部接待的上訪問題要做好登記，每季度填報、。區信訪局負責做好區級領導干部接待群眾上訪的登記、記錄、歸類、編號等工作，并協助接訪領導對案件辦理情況進行檢查、催辦和督辦。對問題解決完畢的，由信訪人簽署意見，呈送接訪領導審閱簽字后銷號存檔。

按時報送材料。各部門、各單位要在每季度末向區聯席會議辦公室報送和階段性工作總結。

各部門、各單位要高度重視領導干部定期接待群眾來訪工作，進一步完善“一把手負總責，主管領導具體負責，分管領導對分管范圍負責”的信訪工作領導責任體系。組織部門要把領導干部定期接待群眾來訪工作納入領導班子和領導干部政績考核的重要內容，考核結果要作為干部使用的重要依據；宣傳部門要組織媒體加強正面宣傳，提高輿論引導能力，努力為信訪工作營造良好的輿論氛圍；紀檢監察部門要對不履行職責、不認真解決信訪事項而造成嚴重后果的領導干部，依據有關規定嚴格追究責任；信訪部門要做好綜合協調和督促檢查工作，發揮參謀助手作用。

外事接待方案（實用18篇）篇十三

7、會議加班；

8、主要領導決定的其他事由。

二、招待的內容。

招待的內容包括用餐、住宿、煙酒、水果等。

三、招待的標準。

（一）餐費及陪客人員數標準：餐費標準含菜、酒、煙、飯等發生在用餐時的所有費用。陪客人員的餐費標準按相應招待對象計算。

1、平日會議加班，安排工作餐，午、晚餐標準控制在*元/人以內。

2、公司集體娛樂活動或晚會，晚餐標準控制在*元/人以內；年夜飯可適當放寬至*元/人以內。

3、營銷業務交往和外出聯系公務的招待必須事前報相關領導審批，在招待地視需要招待的對相安排相應的標準：

3.1省級領導或人員*人內，東部省份午、晚餐*元/人以內，中西部省份午、晚餐*元/人以內。*人以上另增加*元/人標準計算。原則上至少有*名副總以上級別人員陪同。

3.2地市級領導或人員*人內，東部省份午、晚餐*元/人以內，中西部省份午、晚餐*元/人以內。*人以上另增加*元/人標準計算。

3.3縣市級領導或人員*人內，東部省份午、晚餐*元/人以內，中西部省份午、晚餐*元/人以內。*人以上另增加*元/人標準計算。

3.4一般領導或人員*人內，午、晚餐一律控制在*元/人以內，*人以上另增加*元/人標準計算。

4、本地接待，職能部門的招待標準由陪同的主要領導酌定。其他午、晚餐一律控制在*元/人以內，*人以上另增加*元/人標準計算。

（二）住宿及接待標準：根據來訪人員的級別不同，可按以下標準安排接待。

1、普通級別：

適合人員：一般業務類考察人員、非公司邀請技術人員等；

1.1住宿標準按對方人員要求代為預訂，公司不負擔住宿費用；

1.2接待陪同人員：辦公室人員、業務員或區域經理；

1.3接待車輛：公司一般車輛；

1.4原則上不予安排娛樂活動。

2、中級別：

適合人員：各地市縣等**局人員等。

2.1住宿標準按對方人員要求代為預訂，公司不負擔住宿費用；

2.2接待陪同人員：辦公室、主管副總、相關業務人員；

2.3接待車輛：公司高級車輛；

2.4感情接待：此類人員，公司高層干部可安排做一次或兩次接待，()接待人員陪同，以增加彼此間的感情；（視雙方合作情況而定）。

2.5其他接待項目：公司安排帶客戶到本地主要景點游玩或晚上娛樂，費用控制在*元以下，必要時，可于客戶臨行時贈送紀念品；（視雙方合作情況而定）。

2.6以上標準是以二名客戶為基準，如超過二名客戶，則娛樂另加*元/人標準計算。

3、高級別：

適合人員：主要省地市**局領導人員、主要**人員、公司特邀領導、其他特邀人員等。

3.1住宿標準三星級以上酒店，房價控制在*元/間，公司負擔全程費用；

3.2接待陪同人員：總經理、副總經理或公司指定人員；

3.3接待車輛：公司高級商務車或租用高級用車；

3.4其他接待項目：公司安排帶客戶到本地主要景點游玩或晚上娛樂，費用控制在*元以下；必要時，可于客戶臨行時贈送紀念品。（視雙方合作情況而定）。

3.5以上標準是以二名客戶為基準，如超過二名客戶，娛樂另加*元/人標準計算。

4、外省市住宿及接待標準。

四、招待的管理。

（一）用餐招待。

1、用餐招待實行對口申報，辦公室統一負責管理。即哪個部門的業務由哪個部門的負責人（或分管此部門的領導）申報。申報時首先由申報人到辦公室填寫招待申請單。招待申請單各項目必須真實、全面、正確填寫，項目不全的不予批準。招待申請單填寫后，交辦公室進行審批（辦公室接待由分管領導審批），簽字批準后，由申報人帶領招待人員到指定地點就餐，結賬時必須索取發票，并附有飯店服務員書寫的菜單。發票和菜單必需同時帶回公司，否則不論有無招待申請單，公司總經理不予以簽字報銷（總經理用餐招待除外）。

2、急需招待而又因故無法取得與辦公室負責人或總經理聯系而進行的招待，要補辦招待申請單。首先由接待人寫出申請，說明為什么未事先取得招待申請單，為什么事先未能與領導電話聯系，為什么招待等。申請要交總經理審批。凡被批準的，持有總經理簽字的申請到辦公室補寫招待申請單，否則，辦公室一律不予授理。

3、凡無招待申請單或有招待申請單但審批手續不齊全的財務一律不予報銷。否則要追究相關人員的責任。4、公司員工外出需要招待的，必須事先請示主管領導或辦公室主任，有主管領導或辦公室主任代為填制招待申請單，并請示總經理審批，然后明確給以答復。該申請單作為外出員工回公司后報銷招待費的依據。否則財務一律不予處理。

（二）招待用酒、煙由辦公室根據領導指示辦理。

（三）凡工作餐，中午一律不準飲酒；其他招待外來人員的用餐場合，陪餐人員需要飲酒的，必須適量，不得因酒誤事或損害單位形象。

（四）陪餐人員數一般控制在2-3人，應為接洽工作的部門負責人及具體辦事人員，必要時由公司總經理或分管副總出面，但陪餐人員最多不超過4人。

五、客戶接待流程。

2、確定接待級別：根據招待人員提供的信息，有辦公室確定接待標準。

3、接待準備工作：辦公室根據接待申請要求，在客戶到達前應作好相關的接待安排，及時與客戶聯系了解具體的到訪人數、是否需用車、訂房、訂餐或其它要求，并及時落實。

4、安排接待人員：公司根據工作的需要安排接待人員，肩負接待任務的人員必須嚴格按照標準落實整個接待過程。一般情況下，來訪人員沒有離開前，接待人員不宜隨意離開。

5、機場（車站）接車：接待人員在接到接待任務后，必須確認來訪人員的`班機（班車）何時到達，到達地點，航班號（車次），來訪人員的姓名、特征等。需要用車的，先落實公司有無車輛之后進行，如無法安排車輛的應通知客戶并告之坐車方式，特別是飛機的，可通知其坐高速快運到車站或打的到車站后坐高速到機場。實在必需用車而公司又調派不出車輛的可經請示總經理后租借商務用車。接到來訪人后，接待人員幫忙提行李上車，根據班次的時間或者來訪人員的需要安排住宿、餐飲的先后次序。

6、住宿安排：需要安排住宿的，由辦公室事先通知簽有協議的酒店訂房。到達住宿地點后，接待人員要主動幫來訪人員提行李上房間，簡單講解房間內設施的使用方法，留下自己的聯系電話。根據來訪人員是長途或者短途，安排來訪人員休息或者直接到銷售部。并提前與辦公室聯系相關部門的接待安排。

7、參觀：

7.1客人到達前，辦公室要首先將會議室打掃干凈，準備好相應的茶水、煙、水果等。

7.2技術部配合將投影儀等設備安裝到位，安排好講解人員。

7.3參觀主要是展覽室參觀的接待，一般不安排辦公室和車間的參觀，如客人提出必需參觀的，可帶領客人參觀，但必需有陪同人員提前與主管領導招呼，參觀時可告知客人不能拍照。

7.4接待人員陪同來訪人員到達后，招待人員須主動上前，使用禮貌用語，安排來訪者就座，送上茶水。

7.5主要的介紹工作由接待人員進行。介紹工作主要突出的重點在于：樣板、展覽室的布局、新產品的講解、音效的配合、工作人員的主要負責工作范圍、企業文化、企業的前景等等方面。在沒有引見公司領導之前，接待人員可以和來訪人員探討商談合作的意見以及來訪的主要目的。

8、領導接見：接待人員在帶領來訪人員見領導之前，必須和公司領導溝通好，確認接見時間、地點，然后帶領來訪人員與領導見面。見面時，接待人員先做介紹雙方的工作，然后粗略地講解來訪者的主要商談事項。（特別注意：介紹公司領導時，應有意無意地對領導做抬高身份的贊揚，增加商談的優勢。）。

9、餐飲安排：辦公室可知會相關部門后進行，一般的接待要求業務員工或相關員工一起進行，安排接待人員應陪同來訪人員就餐，并且按照來客的習慣安排酒水。就餐過程中，接待人員可以適當地帶動氣氛，促進雙方的感情交流。（注意事項：接待人員本人不要喝酒過度，結帳不要當來客面，出外結帳）。辦公室要根據到訪的客戶人員情況，根據餐費標準事先到飯店點菜，保證客人到達飯店后菜立刻可以上齊。酒水、煙、飲料等盡量由公司辦公室事先買好自帶。

10、提出、收集合作事項：經過以上的步驟，雙方的感情交流有了基礎，接待人員可安排雙方轉入到商務談判的階段。根據公司開展工作的實際情況和部門相關的標準，提出合作事項的內容，咨詢來訪人員提出的合作事項內容并且做好筆錄。

11、處理、確定合作事項：本著雙贏的原則，接待人員根據合作事項的內容收集雙方的意見，進行處理以至最后定案，經雙方確定后用文案交與雙方。禁止口頭承諾或口頭協議。

12、領導會談：雙方在合作事項達成一致后，雙方領導一般會進行互相道賀的儀式，接待人員適時作相關的安排。

13、機場（車站）送客：來訪人員離開，由接待人員陪同送客，接待人員除了主動幫來訪人員提醒外，如有公司贈送的紀念品，一定要提醒或者直接遞交到來訪人員手上。送客時，須等到來訪人員離開自己的視線范圍以后，才能離開。

14、電話回訪：接待人員按來訪人員走的航班號（車次），估計他們到達的時間，適時去電進行咨詢接待工作的情況，了解客戶對公司的產品和企業形象等等方面的意見。及時做好記錄并上報公司，以便改進。

15、公司客戶備案：接待任務結束后，由相關接待人員填寫客戶信息表交銷售部存檔。客戶信息表包括：單位、地址、姓名、職務、聯系方式、接待人員接觸內容及收獲情況等。

六、招待費的報銷。

1、報銷的時間：

1.1各種招待費用要在事務完畢或回**公司3日內及時報銷。

1.2總經理室只在每周的星期一進行報批，其余時間不予審批。

1.3財務室報銷集中在每周的星期二至星期四進行，其余時間不予處理。

2、報銷的管理：

2.1招待費報銷一律由部門指定專管人員進行處理，由專管人員收齊匯總后報總經理室。專管人員可負責對報銷憑證的初步審驗，手續不全者，專管員不予接收。

2.2費用單的經手人、部門負責人、審核人、財務部門主管必須逐項填列審核后才能報部門專管員處。

2.3部門主管主要核實招待費用的時間、地點、費用的真實合理性并在費用報銷單、粘貼單上簽字、簽日期。

2.4財務部應重點對“費用報銷單”后所附的原始發票和菜單進行合法性審核；是否有涂改；費用的計算是否正確；后附的發票是否齊全等。

3、報銷單的粘貼：

3.1招待費用粘貼必須符合財務要求：票據自左至右捻開實行坐式粘貼，憑證粘貼必須牢固且不得長于粘貼單。

3.2粘貼單經手人、報銷人、憑證張數、報銷金額大小寫、報銷事由等必須據實填寫，不得涂改。經手人和報銷人為一人者也必須同時填寫，不得空缺。粘貼發票金額必須等于或大于實報銷金額。

3.3費用單必須靠粘貼單左側粘貼，且上下對仗整齊。報銷事由與粘貼單相符，金額一致。

3.4費用單必須由上至下逐筆填寫，不得出現空行、空格。報銷金額與批準金額必須如實填列。

3.5招待費用必須由填寫人注明費用產生的根源，分地區、分人員進行明確。

3.6各出差地的招待費應分別粘貼，分別填寫費用報銷單，不能混在一起報帳。

3.7無發票、非正規發票的招待費單據原則上不予報銷。

3.8其他費用不許與招待費票據粘貼在一起。

4、報銷單的填寫：

4.1報帳人在填寫報銷單時應遵照“事實求是、準確無誤”的原則，將招待費的發生原因、金額、時間地點等內容按要求填寫齊全，并簽署自己的名字。報銷單一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大小寫必須一致，否則無效。

4.2“費用報銷單”“粘貼單”上寫清楚招待的地點、事由。

4.3發票金額不能涂改，若發票金額與報銷金額不一致時，粘貼單上的金額填寫實際發生金額。

4.4手寫發票上一定要寫清楚單位全稱、時間。注意：必須在開發票時填寫，自己填寫無效。

4.5定額發票可自己填寫單位全稱、時間。

4.6報銷單上的其他項目都要如實填寫，附件張數欄填寫粘貼單的數目。

七、財務賬務處理。

1、費用報銷后，出納應及時記載現金明細賬，當天帳務必須處理完畢，不得隔夜處理。

2、出納須按照公司要求，每周或每月及時報送現金收支報表。

3、出納登記完帳務后須及時把憑證傳遞給往來會計，往來會計按照報銷的實際情況分地區建立費用明細帳。每月須報送地區費用匯總報表。（略）。

八、處罰規定。

1、各部門主管及領導必須對試用期人員出差招待加強管理，其招待費用須由部門主管和領導承擔擔保責任，視同部門主管和領導費用。

2、出差人員出差期間發生招待事項，必須提前請示部門主管和領導，由部門主管和領導向公司總經理請示，并代為填制招待費申請單交辦公室備案。否則所發生的招待費公司不予處理。

3、所有招待費報銷憑證如有弄虛作假，一經發現后將加倍扣還。

4、各部門主管和負責人有義務督促所屬員工回公司后及時按照規定進行報銷處理。否則財務部門有權從當事人當月工資中直接扣除，數額較大者可經總經理審批后直接從當事人所在部門主管和負責人工資中扣除。并按照現金管理規定清收當事人滯納金。

5、財務部門必須按照上述規定嚴格執行，否則每次處罰財務經辦人員和財務部門主管**元和**元。

九、附則。

本規定自下發之日起執行，如執行中出現問題，請及時與**部門聯系。

外事接待方案（實用18篇）篇十四

我校將于10月10日接待全國各地500余同行來校參觀、聽課。為做好接待工作，特制定本工作方案。

1、領導小組。

組長：王建輝校長。

副組長：胡麗英、江趙梅、譚智華。

(主要負責各工作小組的人員安排及協調工作，對學校接待工作的準備事項統籌安排。)。

2、統籌落實組。

組長：譚智華。

副組長：王斌、賴志平、徐蘇燕。

(主要負責統籌安排及落實各項接待工作、學校整體氛圍的營造。)。

3、德育教育組。

組長：江趙梅。

副組長：傅明玉。

組員：各班老師。

(主要負責落實師生日常行為養成教育，要求學生儀表端莊、文明有禮等。)。

4、后勤保障組。

組長：胡麗英。

副組長：郭丹、吳雁翔。

組員：黃惠萍、各專用室負責人。

(主要負責督促各專用室負責人搞好衛生;校園內的清潔保潔，尤其是廁所的衛生，要及時做到通風無臭味;要注意校內盆景花卉的擺放，物品擺放要求有序。)。

5、禮儀迎賓組。

組長：賴志平。

組員：高海燕、呂成義。

(主要負責當天8：30-9：30在校門口迎接，要求著裝得體，笑容、儀態、禮貌到位，講普通話;熱情大方引導來訪者到校園參觀，到綜合電教室聽課。)。

二、接待工作要求。

1、各工作小組要按照人員配置及工作職責認真開展工作，提前做好各項準備工作。

2、各小組在需要人員幫助時，組長可隨時抽調部分老師參與其中，被抽調的老師要以大局為重，全力配合。

3、各項工作務必在10月9日下午5：00前完成。

三、具體工作落實。

總指揮：王建輝校長。

綜合電教室屏幕及音響設備：王斌。

綜合電教室接待：胡麗英、江趙梅、譚智華。

來賓參觀聽課安排:譚智華。

接待簽到、座位安排：李少玲。

迎賓：賴志平、高海燕、呂成義。

負責簽到：侯詠嫻。

校門口電子屏幕：李軍。

綜合電教室衛生保潔、桌椅擺放：郭丹。

綜合電教室飲用水：吳雁翔。

攝像、攝影：陳鄂。

新聞稿：梁小君、黎娜。

校門口歡迎牌、展板：鄧愛忠。

外事接待方案（實用18篇）篇十五

在外事接待中，一定要注意自己的服飾禮儀，這不僅是個人風度的體現，也是我國民族精神的展示：同時，還是對客人的尊重、禮貌之需。

在涉外社交場合，服飾可以分為便裝和禮裝兩種。在西方國家，人們日常穿的衣服，如各式外衣、襯衣、各式西裝等均為便裝。參加大型、莊重活動則要穿禮裝或深色西裝。

常禮裝（或晨禮裝）。上身為灰、黑色，后擺為圓尾形；下身為深灰色底、黑褲；領帶為灰色；鞋為黑皮鞋；帽為黑色或深色禮帽。西方人參加隆重慶典、就職式或周日禮拜及婚禮大多用此禮裝。

小禮裝（或晚禮裝、便禮裝）。上身為全白或全黑色西服，衣領鑲緞面，腰間僅上一個紐扣，下身為配緞帶或絲腰帶黑褲。再配白色馬賽羅軟前胸或打褶前胸襯衫。鞋為黑色，領結為黑色。

大禮裝（燕尾服）。上身為深色，前擺齊腰剪平，后擺剪成燕尾式。翻領上鑲緞面。襯衫為有分翼領的.白色馬賽羅硬襯胸，下身為黑色或藍色配緞帶、褲腿外面有黑絲帶長褲，領帶為白色，鞋為黑色，手套為白色，襪為黑色。

男士可以根據不同接待場合，選用相應的服裝。

常禮裝。質料相同的上衣、裙子。

小禮裝。長至腳背不拖地的露背式連衣裙。

大禮裝。袒胸露背連衣裙。

女士在外事接待之中，也應根據不同場合選擇合適服裝。

在我國，對服裝總的要求是整潔、樸素大方。男士在國內參加外事接待，一般穿上等毛料中山裝，或西裝系上領帶，穿上深色皮鞋。夏季參加大型外交活動，可以穿具有民族特色的質料高檔便裝；同外賓游覽可以穿任何樣式服裝。女士則更沒有固定的要求，可以穿便裝、西裝、連衣裙或長褲、旗袍等。

紅、戴飾品了。當然，參加外賓朋友的婚禮或聯歡會，就更應隨便一些。

在對外交往中，還應根據不同場合，適當地選擇自己的服飾。但一定要注意禮儀風俗。如在中國民俗中女人只有有了婆家后才可以戴戒指（實際上，現在已有不少未婚姑娘也戴上了戒指），在西方，人們一般把婚戒戴在左手無名指上，因為古羅馬人相信左手無名指上有一條靜脈管直通心臟，戒指戴此處可以在婚姻上獲得永恒、真摯的愛情。

外事接待方案（實用18篇）篇十六

由中國盲文圖書館、江蘇省特殊教育師資培訓中心（南京特殊教育師范學院）主辦，安慶市特殊教育學校承辦的“盲人教師研修班”將于20xx年12月5日至8日在安慶市舉辦。根據研修班日程安排，12月7日上午來我校參觀、聽課。為了圓滿的完成這次教研活動特制定本方案。

1、由團委、教導處牽頭，開展班級文化評比活動，彰顯我校身后的文化底蘊。

2、總務處聯系物業管理部門在12月6日前對所有參觀場所進行全面的清掃，確保環境衛生的整潔。

3、指定專人撰寫學校介紹文字材料，供當日領導向來賓介紹之用，使每個參觀學習教師對我校有一個直觀的認識。

4、檢查相關功能室的設備以及衛生情況，做好參觀的準備工作，并指定專人在當日08:00前打開各功能室門。

5、指定專人在12月7日前在學校電子屏打出歡迎標語。

6、安排好當日公開課授課教師，并事先打印出盲文教案，共聽課教師使用。

7、指定專人在五樓無障礙影院做好茶水服務工作，并事先在影院走廊擺放好長條桌和茶葉、紙杯等。

8、指定專人引導來訪教師參觀學校相關設施，并做好介紹。

9、確定介紹學校情況的領導。

10指定專人做好攝影攝像工作，做好相關資料的留存。

11、做好五樓影院音響設備的調試工作。

時間。

事項。

地點。

14:00。

乘車前往安慶特教學校。

君瀾豪庭賓館門前。

14:20。

參觀安慶特教學校相關設施。

安慶市特教學校。

14:40。

學校領導介紹學校相關情況。

五樓無障礙影院。

15:10。

音樂公開課。

安慶特教學校五樓無障礙影院。

16:00。

評課。

安慶特教學校五樓無障礙影院。

17:00。

乘車返回君瀾豪庭賓館。

安慶特教學校大門前。

在指定引導人的引導介紹下，一次參觀學校一號綜合樓感覺統合訓練教室、按摩實訓教室、二號綜合樓盲文電子閱覽室、圖書館、門球場、教學樓盲教部教室、盲教部辦公室、琴房、律動教室、五樓音樂教室，然后進入無障礙影院聽取學校相關情況介紹。

1、各班教師在此之前要教育學生講文明，懂禮貌，不圍觀，熱情回答參觀教師的問題。

2、做好與相鄰學校的溝通，安排好車輛的停放，確保車輛和行人的正常通行。

外事接待方案（實用18篇）篇十七

為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下:。

一、會議主題:。

待定。

二、會議時間:。

20_年x月x日至20_年x月x日。

三、會議地點:。

_x酒店。

四、環境布置。

(一)會場外區域布置。

酒店外圍環境:燈桿棋畫面、led屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

(二)會場內主要區域布置。

1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。

2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

五、會議內容。

第一板塊會議。

(一)會議時間:20_年x月x日、x日、x日。

(二)會議地點:待定(200人會議廳)。

(三)會議內容:待定。

(四)會議布置:1)課桌擺放:圍桌式或者課桌式擺放。

2)會議鮮花:講臺花、胸花、桌花。

3)會議用品:白紙、簽字筆、茶杯、紙巾。

4)會場氛圍:水牌制作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、x展架。

(五)會后合影:時間:在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

地點:凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子)。

可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。

第二板塊晚宴。

(一)晚宴時間:20_年x月x日晚(具體時間待定)。

(二)晚宴地點:餐廳待定。

(三)晚宴方式:圍桌形式或者自助餐形式。

(四)晚宴布置:室外:空飄(8個)(空飄內容:)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。

室內:舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

餐桌布置:餐桌桌花、臺簽(晚宴安排內容介紹)。

(一)工作內容。

1、會議流程策劃;。

3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務;。

4、會議前期報名的接待、物品分發等;。

6、協助酒店住宿、餐食服務等工作;。

7、提供會議期間車輛的調配、服務工作;。

8、提供機(車)票的訂購服務工作;。

9、提供專業接待人員服務工作;。

10、根據需要，提供其他公務活動服務工作;。

11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作;。

(二)組織機構及職責。

1、綜合協調組工作職責:。

(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;。

(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作;。

(3)負責與組委會內部的全面對接工作;。

(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;。

(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作;。

(6)負責接待服務手冊的編制工作;2、接待服務組。

工作職責:。

(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

(2)負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向;。

(5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)。

(6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作;。

3、服務保障組。

工作職責:。

(1)負責接待服務組的有關活動安排，如:會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(ppt)是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。

(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

第四板塊會后考察。

一、會后考察:。

1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。

2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)。

二、當地游覽服務(20人或以上/車)(淡季報價)。

以上報價包含門票、車費、導游服務費及三酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。

二、其他服務:。

如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。1、專業禮儀接待:按照規格提供專業禮儀或者大唐禮賓衛隊員。2、可提供代訂餐飲3、訂票服務:將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。

備注:會根據客戶航班到達時間進行統籌接機安排。

外事接待方案（實用18篇）篇十八

要求：做好辦公室硬環境和軟環境準備。

(二)接待工作環境準備。

會客室(辦公室)環境一般可劃分為硬環境和軟環境。硬環境包括室內空氣、光線、顏色、辦公設備及會客室的布置等外在客觀條件。軟環境包括會客室的工作氣氛、接待人員的個人素養等社會環境。

制約會客室環境的因素很多，有自然因素、經濟因素，最主要的還是人的素質修養因素。

會客室清潔、明亮、整齊、美觀，讓來訪者一走進來就感到這里工作有條不紊，充滿生氣。如果沒有專門的會客室，也應在辦公室中騰出一個比較安靜的角落來，讓來客一進門就有個坐處，可以從容地講話。

(三)相應知識。

1.綠化環境。會客室(辦公室)的綠化是不能忽視的。外部環境應力求做到芳草鋪地，花木繁茂。室內綠化要合理地配置花木，會給室內增光添輝。

2.空氣環境。空氣環境的.好壞，對人的行為和心理都有影響。室內通風與空氣調節對提高接待工作效率十分重要。

3.光線環境。室內要有適當的照明。如長時期在采光、照度不足的場所工作，很容易引起視覺疲勞。

4.聲音環境。室內要保持肅靜、安寧，才能使秘書人員聚精會神地從事接待工作。

(四)注意事項。

1.在接待工作中要加強門衛登記制度。

2.辦公室的設備、文件、檔案及其它重要財產，應該實行嚴格的安全防護措施，防止竊密現象發生。

會客室應做好接待物質準備。

(二)接待工作物質準備。

會客室應準備好座位、茶水，還應有一部電話，以便在談及有關問題需要詢問有關部門時，可以立即打電話出去。有條件的情況下還應有復印設備，當來客需求索有關資料時，能立即復印。最好能在會客室的墻上掛一面鏡子，它可以提醒秘書人員隨時修飾自己的儀容，始終表現出優雅的儀表和風度。為使會客室內顯得生氣盎然，可以在窗臺、屋角擺些盆景或花卉。為了方便來訪者進屋后有放衣物的地方，應準備衣帽架。要使來訪者排解等待的時間，可準備一些書報雜志、單位介紹等材料。

(三)相應知識。

辦公室的用具設計要精美、堅固耐用，適應現代化要求。辦公桌應美觀、實用。有條件的可采用自動升降辦公椅，以適應秘書人員的身體高度。同時應根據不同工作性質，設計不同形式的辦公桌、椅。另外，辦公室應根據不同情況，設置垂直式檔案柜、旋轉式卡片架和來往式檔槽，以便保存必要的資料、文件和卡片等，便于隨時翻檢。這些設備和桌椅一樣，應裝置滑輪，便于移動。如有來訪者，就將其置于一隅。辦公室美，就會給來訪者好的印象。

(四)注意事項。

辦公室內部良好的人際關系與工作效率密切相關。不僅要注意改善工作環境，還應注意改善工作場所的人際環境。人際環境的內容包括1.一致的目標。一致目標，才能使大家同心同德。

2.統一行動。堅決反對不顧大局，只想到個人利害得失。

3.融洽的凝聚力。秘書人員要有吸引力和相融的態度。

要求懂得接待心理，并做好這方面的心理準備。

(二)心理準備。

秘書人員接待禮儀的基本要素是"誠心"，只有站在對方立場，有一顆真誠的心，接待中能將心比心才能表現出優雅感人的禮儀。待人接物應該熱情開朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方而靈活，這種良好的行為有助于贏得對方的好感。那種"門難進、臉難看、話難聽、事難辦"的現象，令人反感。外面的人對于上司評價的標準，首先取決于秘書人員接待客人的情感。若一開始受到秘書人員真誠親切的接待，來訪者對將見到的領導也會抱著同樣的期待。反之，如果秘書人員對于來訪者拉長臉，嫌麻煩，來訪者也一定會產生連鎖反應，認為領導也不會熱情。因此，秘書人員應有真誠的待客心理。

(三)相應知識。

要做好接待工作心理準備，重要的是要學習禮儀常識，塑造自身良好形象。

儀容、儀表、儀態、服飾禮儀常識。

秘書人員為做好接待工作，要懂得一些儀容、儀表、儀態、服飾的禮儀常識。

1.儀容。

儀容即人的容貌，是個人儀表的重要組成部分之一，它由發式、面容以及人體所有未被服飾遮掩的肌膚(如手部、頸部等)等內容所構成。儀容在人的儀表美中占有舉足輕重的地位。

(1)發式。

發式美是人儀表美的一部分。頭發整潔、發型大方是個人禮儀對發式美的最基本要求。整潔大方的發式易給人留下生氣勃勃的印象。

(2)面容。

面容是人的儀表之首，是人體暴露在外時間最長的部位，也是最為動人之處。男士應養成每天修面剃須的良好習慣。目前，女士面容的美化主要采取整容與化妝兩種方法。

(3)頸部。

頸部是人體最容易顯現一個人年齡的部位，平時要和臉部一樣注意保養。

(4)手部。

手、手指和指甲的美，與人體其他部位的美一起，組成了人的整體風采。和臉部、頸部一樣，手也常常露在服飾之外，極易被他人所注意。因此，適時適度地保護與美化手部是十分必要的，不容忽視。