范文范本是對于某種特定寫作形式或主題的精選樣本，用于幫助我們進行參考和學習。下面是小編為大家整理的范文范本，希望能夠給大家帶來一些寫作上的靈感和指導。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇一

(1)上午的后半段時間是大多數人解決最困難工作的黃金時間，因為這段時間人們的敏捷度最高而且想做的意愿還沒被耗盡。

(2)我會在一張樹立的辦公桌下面放上一個跑步機，并在這樣的桌前花上大量精力去工作，而且在一臺沒有郵件應用軟件的電腦前工作。

(3)當我邊慢走邊工作時會有很多積極的結果出現，其中之一就是它多多少少能夠將我與辦公桌聯系起來。

(4)我將我的手機放在不打擾的模式下而且會關閉自己電腦上任何不必要的應用或者窗口。

(5)我會戴上我隔絕噪音的耳機并且打開播放列表播放一些能使自己“邊聽邊寫”的音樂。

(1)一個調查發現非常高產的雇員每52分鐘的工作之后就會休息17分鐘。

(2)在休息時間里做一些有趣的事比如看一段搞笑的視頻或者吃一塊巧克力，研究表明這些活動可以使工作效率提高百分之10到12。

(3)吃一點小吃或者喝杯水，這兩件事也可以集中精神。

(5)做一些有趣的事可以使人們在做現在的任務以及處理無論什么他們之后要處理的事都會變得精力充沛。

(6)好好地吃一頓真正的午飯(不要在電腦桌前吃)，這樣會減輕自己的疲勞以及增加下午的工作效率。

(7)我會努力地聚精會神地吃一會，會對關注食物在我嘴里的風味以及品位。

(8)在享受午飯五分鐘之后，我會使自己的思想游離到別處，而不是努力地集中在自己所吃的食物上。

(9)向大空間眺望會增加創造力;厭倦常常會是偉大的前提。

(1)我們的自律以及集中精力的能力會像肌肉一樣在一天之中會疲勞。

(2)這就讓下午變成為同事攀談或者計劃會議和約會的理想時間。

(3)但是下午同樣也是進行頭腦風暴解決問題或者做些別的有創意的工作的時候。

(4)那是因為當我們的智力疲勞的時候我們常常會最有創造力。

(5)所以當我們對自己集中精力的工作已經失去動力而且我們也沒有能量去特別審視我們的想法時，是我們該換換思維的時候。

(6)想想你為什么經常在夜里做最有創造力的工作?大概是因為你已經過度疲勞已經沒有辦法再集中精力了。

(7)思想便會常常是你游離到最有創造力的深度思考里去。

在下午，我的休息就是鍛煉身體。一般我會帶著我的狗巴斯特進行遠足。投向大自然的懷抱是關鍵。當我們病了的時候，一方自然景色可以幫助我們更快地痊愈。當我們精力渙散時，自然的景色可以幫助我們重新獲得集中的精力。

而且當我們感到緊張時，自然的景色可以降低我們的心率、放松我們的肌肉也是我們重新感到安定。不但如此，下午的自然光會減少褪黑激素的產生，這樣會使我們保持更長時間的敏捷。

作為額外令人高興的事，如果你有一只狗或者看見一只，你可以在遠足時輕撫它：輕撫一只狗可以增加5-羥色胺以及多巴胺的水平，這些荷爾蒙可以增加人們的愉悅并且對抗沮喪。

下面是能高效地完成一件任務的關鍵：當你即將要完成一件任務的時候，你就要開動自己的大腦。給一個未完成的任務進行進度安排可以使我們集中精力的能力有很大改觀。當我們不知道什么時候去做我們所列清單上的事情時，我們的思想會游離出我們手上沒有做完的任務之外。我們會無意識地指責自己去做手上沒有做完的任務而不是做一個計劃去完成它。一旦我們有了計劃，我們就不會一直擔憂我們必須要做多少才能完成。較為鮮為人知的使自己知道工作的下一步驟的前提是你需要知道你在工作流程中的位置。克雷爾大學心理以及管理學教授、社會學家以及《心理最佳體驗》的作者奇特森特米哈伊在《企業家》雜志中表明：“不斷能意識到自己下一步該做的使自己的精力能夠不斷集中。這也就驗證了預約是怎么來的。“我在每天離開書桌之前總會整理一下自己的任務清單并且計劃下一天的任務。

研究表明可以預料的聚在一起的時間可以幫助孩子遠離現在社會的一些威脅。幸運的是這對成人也很好，這種方式是丈夫和我的關系的粘合劑，這種粘合劑是使我們處在甜蜜中的秘訣。

你可能會想這樣的就寢規律適用于學走步的幼兒，但是睡眠專家也向大人推薦這些方法，這樣可以提示自己的大腦該是將自己的模式轉換到睡眠狀態了。我晚上在閱讀時會為自己泡一杯茶喝。當我在沖泡茶葉時，我會吃一點使我頭腦能夠經歷充沛減輕炎癥的像o-mega3這樣的維生素。這樣會使我心情愉悅而且可以保證我的健康。

在晚上8:30或者9:00，我會將我的郵件、社會媒體以及手機都關掉。我睡覺前必干的事是在收拾衣服和房間時聆聽有聲讀物。

即使我在收拾房間時只能聽上10或者15分鐘，這樣做使我能夠有動力在睡覺之前把屋子收拾一下。我也需要保證明天早上我需要的東西都放到該放的位置了。

在晚上9:15，我會在浴缸里泡個熱水澡并且和我丈夫有一段休整的時間。在我們睡覺之前我們的體溫會自然下降而且當我們泡進熱的浴缸里時我們的體溫會上升。

但是我們一旦要睡覺時，我們的身體接到信號體溫會迅速下降。我會在浴缸里呆上10到15分鐘而且在自己出汗之前就會出來。

有一研究表明連續八周每天堅持泡熱水澡的效果比服用抗抑郁劑來戰勝焦慮的效果要好得多。

可能你希望獲得更多睡眠但還會試圖把其它一些事擺在比睡眠更重要的位置上。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇二

24、文思泉涌：

這種狀態是指當你極其專心在某件事情上的時候，你甚至沒有感覺到時間的流逝，而同時工作就順利完成。這種狀態很難通過有意識的引發，但是你可以自己創造引發這種狀態的條件，不如一段不受打擾的時間，不分心，心境平和。

25、現在就做：

用現在就做這句話來跟“拖沓”宣戰。只給自己60秒的時間來做決定，當下決定如何解決生活中遇到的事情，即使你還不是很確定也要嘗試著做決定。然后，一直前進。

26、時間紀錄：

律師需要紀錄下他們一天里所做的事情，以及做這件事情用了多久的時間并以此來跟客戶收費和做出解釋。你也應該對自己解釋清楚，所以記錄下你真正花了多少時間在某件重要事情上。

27、有組織地拖：

一種認識和利用拖沓傾向來完成事情的戰術。避開在列表最上面的待辦事項，先做那些看起來簡單點、不那么重要的事情，這樣使得“拖沓”也變得有成效些了。然后就是用緊迫的截至日期和嚴重的后果讓那些頂端的事項變得緊急。但是，當然，并不是所有的都那么緊急。有組織地拖，要求很高的自欺技巧，幸好，拖拖們都精于此道。

28、個人使命宣言：

寫一份個人使命宣言，并以此作為設定目標的指導。經常反省你的這個工作或目標是否讓你離你的大目標更近。如果沒有的話就劃掉她。周期性的回顧和修正你的使命宣言。

29、向后策劃：

一種從目標返回來到行動步驟的策劃技巧。首先在心中確立要達成的目標，需要哪些可用資源去達成，然后又需要哪些資源去達成達成目標的條件，而這寫東西又需要什么東西去達到，等等，一直反推到我們擁有的可以馬上使用的東西。這就是我們的下一步。

30、戴上耳機：

戴上耳機你就能給自己一點私人的空間。人們通常不會隨隨便便打斷帶著耳機的人。注意：戴上耳機之后，聽不聽音樂是由你自己選擇的――反正只有你自己知道。

31、寫下來：

不要太依賴你的記憶力。把你要做的事情寫下來，像是日程啊，任何你涉及到的事情，一閃而過的點子，這樣的話你就可以不用擔心忘掉。把你的大腦用來思考，用紙或者電腦來記錄。

32、零碎時間：

就是我們等公交車，排隊，等待開會的那一小段時間。列出一些可以在五分鐘內完成的任務，或者帶本書去讀，或者帶點工作可以做，反正就是盡量用這些空余時間。

33、單個任務：

我們總把自己想成可以同時完成多項任務，事實上我們不能。當我們處理多任務的時候，實際上是把時間切碎并在多個任務上快速切換。由于通常需要花上一段時間才能真正進入狀態(研究證明長達20分鐘)，結果工作成效更差，相比我們一件一件得做。

34、習慣：

通常指當我們做日常工作時采取的看待回應世界的方式。檢視你的習慣并問自己它傳達了你跟外界的一種什么樣的關系，以及需要如何改變來創造一個可讓你達到目標的世界觀。

35、扳機：

放些提示牌在周圍幫助你記得，并形成一個好的習慣。例如：把要還圖書館的書放在門口，這樣你就不會由于看不見它而忘記還了。

36、整潔：

混亂都是由東西不在合適的位置引起的。完全的一層不染也沒有必要，像有些人有非常非常整潔的辦公空間卻不能完成一件事情。當你需要的時候能夠很容易的找到，不需要打斷你的工作流程專門停下來找這件東西。現在就找出你工作中或者生活中的混亂，然后糾正它。

37、想象你的未來：

想象你已經完成你的目標，那時你的生活是什么樣子的?你是你所希望的樣子嗎?如果不是，重新考慮你的目標。如果是的話，請想象你達到那里的過程。這樣你就有了計劃了，把他寫下來然后執行。

38、記事本：

多個文件夾，分別標出1-31號和一月到十二月，用來提醒我們在特定日子需要做的事情。例如，如果你要在3.23旅行，你最好把你的行程、機票和其他的資料放進三月的文件夾里面。在每月初，就把前一個月的文件夾往后移。在三月一號，最好就把你的旅行資料放到23的文件夾里。每天，都把昨天的文件夾移到后邊去。這樣在23號這天，23號的文件夾就會出現在最前面了，而你需要的東西就放在那里。

39、未做事項：

未做事項的清單――有利于幫你發現導致你成效不高的原因，比如打在線游戲。

40、模板：

為經常做的重復性工作建立模板，比如郵件、客戶回信、更新博客，等等。

41、確認單：

當策劃大項目的時候，做一個確認清單，這樣你就不會由于太忙而忘掉一些步驟。并把這些確認單留好，你下次做類似事情的時候可能用到。

42、懂得拒絕：

學會對新的委托、打擾、任何事情說“不”，這是讓你集中在自己項目上的一項重要技巧。

43、時間安排上的先后：

首先安排好你的娛樂節目和你的生活。然后再把完整時間段的工作填充到之前安排好的空隙中。做完之后記得把這些寫進你的日程安排中。在高質量的工作之后給自己一個小小的獎勵吧。

44、清理：

經常檢查你正在做的事情，把那些不能幫助你達成目標或是總浪費你時間、精力的去掉。

45、一砣：

把你搜集到的東西盡量集中放在幾個地方。理想狀況是放在一起。很多人看到他們需要考慮的東西都放在自己前面的時候都會感受到無比的安慰，不管這砣東西看起來多大。

把你工作日50%的時間用在推動你的長期、人生計劃上;30%花費在中期目標(兩年左右)上，剩下的20%的時間花在那些只可能在將來90天影響你的事情上。

47、計時器：

告訴你自己，你將在一定的時間里只專注在你的一件事情上。設定一個計時器(用廚房的計時器或是電腦上的倒數計時器)，然后專心做事。當計時器走完的時候，你也完成了，然后轉到下個項目。

48、將就：

允許自己失敗。釋放在項目開始時事事追求完美的壓力。告訴自己你會會過頭來修正這些問題，但現在暫時就這么著吧。

49、跟自己對話：

每個星期給自己安排一段時間。想想你自己的工作狀態：什么上軌道了，什么還沒有;我犯了什么錯了嗎?我可以做些什么改變?讓你自己了解自己。

50、(空白)：

這個單子很長，但并非盡善盡美。這最后一個空白就是留出來讓你自己填寫的。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇三

“使用它，否則失去它”。

基礎認知將更好的使你擁有一個健康發達的大腦，這個擁有成千上萬的神經元和神經鍵連接起來的密集“森林”。

注意營養的攝入。

要知道大腦只占人體2%的重量卻需要消耗我們體內超過20%的氧氣和營養。但是，你不需要一些超尖端的營養補充劑，不要營養不良就可以了。

時刻牢記大腦是身體的一部分。

鍛煉身體同樣會幫助增長你的才智，因為體育鍛煉可以促進神經組織的形成。

主動練習，規劃自己的未來發展，并培養成習慣。

用建設性的眼光期待每個明天。無論是客觀原因還是主觀原因造成的壓力和焦慮，都會消耗掉神經細胞并抑制其生成。應該將長期的壓力作為反面教材，因為它抑制了神經細胞的生成。

堅持學習和腦力鍛煉。

我們擁有大腦就是為了學習以及去挑戰適應新的環境。大腦中每一個新的神經細胞的產生，在大腦哪個部位產生，并且能夠存活多久都你如何使用來決定的。“使用它，否則失去它”并不意味著做填字游戲的1，234，567，而是經常通過一些基本的活動來鍛煉你的大腦。

我們是這個星球上唯一自覺的生物(就目前研究所知)。

有高遠的理想和目標，我們要活到老學到老。大腦是持續發展的，無論年齡多少，你所做的都可以從大腦的靈活程度反映出來。

探索，旅游。

適應新的環境迫使你花費更多的精力去注意周圍的環境。用大腦作出新的決定。

鍛煉大腦是自己的事情。

不是給某個名人，不是某個政客，不是你聰明的鄰居，更不是為這個博客的作者……做你自己的決定，哪怕是錯誤的。從中獲取經驗，這樣你鍛煉的才是你自己的大腦，而不是別人的。

保持發展和增強社交關系。

笑口常開。

尤其要理解各種紛繁復雜的幽默，充滿懸念和驚喜。還要試著成為另一個jonstewart(美國著名脫口秀節目主持人，喜劇演員，主持過格萊美和奧斯卡)，創造屬于自己的獨特的幽默感。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇四

實踐證明，優雅整潔的工作環境、打造高效健康的工作區能大大激發工作的熱情和潛能，工作環境不僅會影響到工作效率，還會影響工作中的創造性。不要認為給自己換個新發型或是買件時髦的衣服是輕浮虛榮的，你這樣做不是為了炫耀，而是為了在勝利到來之前為自己樹立信心。

規劃好自己的時間，安排好自己的工作。

一個成功的人士必定對自己的時間有很好的規劃，每個人一天的時間至多不過24小時，而一般我們的工作時間定義在8小時，如何在這8小時內做好自己的工作，更有效地工作，時間規劃是非常重要的因素。對自己每天的工作一定要有認真的規劃，有哪些工作要做，要達到什么樣的結果，重要性各是怎樣，先后次序如何安排，如果未完成如何處理，等等，一定要合理規劃。只有合理規劃好了時間，安排好了工作，這一天才能有條不紊，才能高效。果斷做事，絕不能放任拖拖拉拉的惰性耗費更多時間，和拖延癥爭搶時間，就要努力戰勝它!

不管從事什么工作，事先的調查和分析都會有助于你找到實現目標的最佳方案，好的鐘表行走十分規律，不快也不慢。凡事預則立，不預則廢，有些事情不可不問清楚，不弄明白。一個人只有知道如何主動地安排工作，而不是被動地適應工作，才能高效率地辦事。正如一位成功的職場人士所說：“你應該在每天的早上制訂一下當天的工作計劃，僅僅5分鐘的思考就能使你擺脫工作的追趕，把工作變得非常有效率。”

學會放松，學會減壓，提高自信。

不管你面對的工作怎樣艱巨，你都保持心平氣和，集中精力，把自己需要完成的事情都記錄下來。當你遇到很難解決的工作或者很不喜歡的任務時，一定要調整好自己的心態，你可以傾聽你喜愛或者勵志的音樂。這會讓你更開心，更能激發你的斗志。通常影響我們效率的，不是繁雜的任務和時間管理的問題，而是我們的情緒!我們通常被情緒所左右，壓根不想工作，不想干活，拒絕合作，這才是我們拖延和被動的原因。通常讓我們感到疲憊的，不是勞累，而是索然無味。所以，愛你所做的，把越難的工作當作鍛煉自己最好的機會，相信很快你的工作效率就會提高。

要想在職場中成為優秀者，光是埋頭苦干是沒用的，如何在工作過程中找到自己的最快捷和有效的辦法是關鍵，這需要個人的經驗積累。每個人的方法不一樣，但這樣做你就會成功，不這樣做你就會落后。職場中不少才能平平的人，卻比那些才能超群的人會取得更大的成就，人們常常為此感到驚奇。但通過仔細地分析，便不難發現其中的奧秘：他們養成了有條不紊的做事習慣，能更好地利用有限的精力。相反，如果不講究秩序和條理，盲目地做事，不但使人筋疲力盡，也容易使健康受損。所以，把事情安排得井井有條，做起事來，會更加容易、方便，能達到事半功倍的效果。

看看三個和尚的故事：有一句老話,叫“一個和尚挑水吃,兩個和尚抬水吃,三個和尚沒水吃”.如今,這三個觀點過時了.現在的觀點是“一個和尚沒水吃,三個和尚水多得吃不完.”

有三個廟,這三個廟離河邊都比較遠.怎么解決吃水問題呢第一個廟,和尚挑水路比較長,一天挑了一缸就累了,不干了.于是三個和尚商量,咱們來個接力賽吧,每人挑一段路.第一個和尚從河邊挑到半路停下來休息,第二個和尚繼續挑,又轉給第三個和尚,挑到缸里灌進去,空桶回來再接著挑,大家都不累,水很快就挑滿了.這是協作的辦法,也叫“機制創新”.

第二個廟,老和尚把三個徒弟都叫來,說我們立下了新的廟規,要引進競爭機制.三個和尚都去挑水,誰挑得多,晚上吃飯加一道菜;誰水挑得少,吃白飯,沒菜.三個和尚拼命去挑,一會兒水就挑滿了.這個辦法叫“管理創新”.

第三個廟,三個小和尚商量,天天挑水太累,咱們想想辦法.山上有竹子,把竹子砍下來連在一起,竹子中心是空的,然后買了一個轆轤.第一個和尚把一桶水搖上去,第二個和尚專管倒水,第三個和尚在地上休息.三個人輪流換班,一會兒水就灌滿了.這叫“技術創新”.

由三個和尚沒水喝,到三個和尚通過不同的辦法達到共同的目的,完成工作目標。關鍵在于不局限于固有的思維,發揚了團結協作,良性競爭,開拓創新的精神.故事新解,給我們新的啟發!

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇五

如果你收到很搞笑，或是比較八卦的郵件，不要急于轉發，不然你會從更多的同事朋友那里收到更多的搞笑郵件。因為在這件事情上，人們都喜歡禮尚往來。

每個月檢查一下你的電腦。

查殺病毒、刪除過期文件、清理碎片、安裝需要的軟件，同時也卸載不必要的軟件。的一項調查發現，很多上班族平均每天需要用48分鐘來專門處理電腦問題。

電話放在一起打。

把下屬匯報工作的時間，頭腦風暴時間，或是監督工作進度的時間，都固定在每天的某個時段內。這樣就不會有人時不時來打斷你的工作。而這個固定的時段，完全可以過得輕松一點，加點茶和點心。

明確職責。

在你著手做一件事情前，首先要問這件事是否屬于你的職責范圍。很多上班族因為不愿意為這些“小事”多費口舌，而無端增加了自己的工作記住，抱怨沒有錯。

適時離開。

很多人都在早上的時候工作效率最高，可如果你的生物鐘稍微靠后了一些，不妨晚一點去吃中午飯，趁辦公室里的安靜狀態，進行工作。

按計劃行事。

每天列一個日程表，列出寫郵件、打電話的時間。人們習慣于確定開會的時間，但對于自己一整天的工作卻缺少具體的時間安排。如果覺得開會比日常工作還重要，那么只會造成各種阻礙。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇六

針對“熟練程度”的提升，員工們應先為自己的職業路向定位，通過學習，迅速提升自己在某方面的能力至合理標準，甚至超出水平。正所謂“熟能生巧”，當某部分的工作速度加快后，便可以把省下來的時間，用作學習其它部分，提升工作效率。當然，也可以選擇專注發展個人的強項，令水平提升至最高。說及工作效率，也就是對時間觀念的加強。一般工作效率不高的員工，都是對時間管理的概念較為薄弱，只會接受上級分派工作，心態過于被動，未能有效地運用自己的時間。他們大多數不知道自己的時間是如何花掉的，只感到一天的時間飛快地過去，還沒有完成甚么事情，便已經到下班時間了。他們亦不會明白自己所花的時間是否合理。

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提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇七

職場內時間就是資源，當企業都在爭分奪秒地爭取更好的業績時，員工應配合其步伐，假如發覺自己時間概念不夠強，可以從兩方面著手處理：

(1)了解自己每天工作時間的分配，找出浪費時間的原因，并且分析這個現象的成因，到底是因為工作時受到太多不速之客打擾，抑或是工作間太噪雜而未能集中精神等，這一切都要針對及正面解決。

(2)利用工具協助自己，如日程表或行動計劃表等，清楚列明每天工作的內容，每小時內到底要處理甚么事情。每天有良好的記錄，就可以定出更有效的工作程序，達到提升工作效率的目的。

工作效率高低不僅體現了企業的管理水平，還能看出企業的員工素質，更能說明企業在當今市場上的競爭力，因此很多經理人、很多企業也都在為提高工作效率絞盡腦汁，下面就將我在提高工作效率方面的一些心得，與朋友們一塊分享，敬請指教。

1.保持最佳的工作激情工作激情也可以說是工作意愿，就是想不想做，想不想又好又快的做，是積極主動、認真負責的工作，還是敷衍了事、拖拖拉拉的工作，兩種截然不同的心態，使得工作效率的具體表現也大相徑庭，因此工作激情成為提高工作效率的首要，就是說提高和保持工作激情是提高工作效率的前提，關于如何提高和保持工作激情，在這里我不再贅述，敬請參閱本人發表在中國營銷傳播網上的《保持營銷團隊工作激情的20招》。

2.選擇正確的工作方向工作方向就是工作目標或工作目的，是一切工作的源頭和指導，我們可以選擇不同的工作方向，但是正確的工作方向只有一個，一旦選錯了工作方向，工作效率將無從談起，或者說勞民傷財、徒勞無功，對企業、對個人帶來的只有損失，因此工作之前，一定要慎重選擇、辨認正確。

3.選擇最好的工作方法我們知道a公司和b公司之間的道路，也許有好多條，但只有兩公司之間的直線道路最近，只有選擇了直線道路才可能最先到達，也是效率最高的。選擇其他道路也能到達，但是效率卻沒有直線道路高。以此類催，每項工作都有一個工作方法是某一狀態下效率最高的，只有找到了這個工作方法才能提高工作效率。因此這就要求我們在工作之前，一定費盡心思找出最好的工作方法。

4.施行科學的工作計劃采用計劃管理，對每項工作都要認真分析、正確量化，結合現實狀況、歷史狀況、行業狀況、工作狀況等，制定出科學合理的工作計劃，并按照工作計劃認真執行，對于工作計劃執行中出現的突變情況，要及時、正確的進行修正，施行科學的工作計劃是提高工作效率的保障。

5.工具的選擇和使用“工欲善其事，必先利其器”，選擇好的工具能使得事半功倍，比如騎摩托車就比騎自行車工作效率高，開轎車又比騎摩托車的工作效率高，選擇電子郵件就比普通寄信工作效率高若干倍，現在是科技飛速發展的時代，新的工具層出不窮，甚至每一個新工具的出現，都是對老工具的革命，對提高工作效率都有相當大的幫助，因此選擇合適、高效的工具，對提高工作效率有直接幫助。

6.引進適用的新設備就生產方面來說，采用新設備往往都能極大的'提高工作效率，這方面是眾所周知的，在此不再贅言。

7.采用新技術新工藝前面說的要選擇最好的工作方法，對生產、加工業而言，就是要不斷地改進生產技術、生產工藝，只有創新、引進、吸收新技術、新工藝，才能保證生產效率和生產水平的永遠領先，才能真正體現新技術、新工藝對提高工作效率的貢獻。

8.只做必須做的工作工作前要對工作進行分類，分出重要又緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急的工作，按計劃、有步驟，只做當時必須做的工作，免得喧賓奪主，影響了正常工作的進展，確保有效工作的效率提高。

9.養成好的工作習慣平時要養成良好的工作習慣，要按計劃工作，要按流程操作，要服從指揮，要搞好工作協調，要搞好工具、設備的維護保養，要勤學好問，要善于總結提高，要向榜樣看學習……等等諸如此類的工作習慣，都能提高工作效率。

10.要學會放松和休息記得有人說過：不會休息就不會工作，其實很有道理，休息好了才能精力、體力充沛，精力、體力充沛才能以最好的狀態的工作。現在的職場人士，多數面臨來自企業、社會、家庭等各方面的壓力，重壓之下難免影響工作效率，因此學會放松，使自己從壓力下解放出來，才能以輕松的心情積極的工作之中。所以，放松和休息都是為了保障員工的最佳工作狀態，也只有在最好的工作狀態下，才能提高工作效率。

綜上所述，提高工作效率的途徑，或許千條萬條，但這十條應該是比較關鍵的，因此經理人和企業，最好以此為鏡，檢視自己和企業，取長補短，互通有無，學習交流，以期真正提高工作效率！

制定合理的計劃，合理的分配時間，在效率上提升！

a將工作分分類。

你每天所要處理的工作，如果仔細想來無非有兩種：事務型和思考型。如果將你所要做的工作做如此劃分，區別對待，也許你會收到事半功倍的效果。

性質相近的事情可以集中在同一個時間段來處理，而對于那些需要集中精力、一氣。

呵成的思考型工作，則要謹慎對待，在做之前要進行充分的思考，不停地想，苦思之后方有靈感閃現，這時要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干擾的時間段集中去做。

b為工作制定計劃。

在這里需要指出一種錯誤的理解，制定工作計劃不是給自己施壓，是為了讓自己記住該做的事。每天面對大量的工作，誰都不免產生“丟三落四”、忙而無序的狀況；如果會工作，養成定時作計劃的習慣，效果是大大不一樣的。該做什么，什么時候做自己心中非常有數。制定工作計劃，關鍵是要會分解目標，把制定的月目標分解到一個周，一個周的目標再分解到每一天。也許看上去是一個很龐大的，擔心完成不了的工作目標，經過這樣的層層分解后，結果發現，原來要實現這個目標并不是很難；這樣工作起來才不會感到有很大的壓力。

2.許多方法可以幫助我們提高效率，兼顧工作與生活，例如個人的工作習慣、依靠團隊、建立完善的流程等，這里主要探討個人效率問題。假設您提高20%的工作效率，每周工作5天，無需加班，就能獲得6天的績效。實際上，您的效率提高可能遠遠超過20%。

首先要明白，效率的關鍵在于良好的工作習慣，而不是學會一兩個方法，建立工作列表。

隨時記下要做的工作，所有事情一目了然。注意：

區分輕重緩急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。

設置并重視完成期限，就像對自己的承諾。

具體明確，如果太大就分解成簡單的工作。

這一方法比較容易，大多數人都可以使用。

作用：

既減少記憶，又避免遺忘。

能快速著手工作。

有效利用瑣碎時間。

利用日程安排。

日程安排與工作列表的不同在于，工作列表只是說明要做什么，而日程還確定了什么時間去做。養成制定日程的習慣有些難度。我們可以：

先從時間已確定的事務開始，例如會議、會面等。

逐漸培養日程安排能力，根據個人習慣，將事務安排在合適的時間。

不要安排得太滿，留下必要的緩沖時間。

相似的工作在一起，盡量減少角色的變化。

特別要養成習慣，隨時利用瑣碎時間做一些瑣碎的小事。

心中清楚什么事情值得花時間去做。學會權衡和取舍。

遇到難題尋求幫助。

或者您對一個難題有了一個思路，也應該立即與他人溝通一下，驗證思路。一般的，在前期發現問題比后期改正問題要節省數倍的時間精力。

分解復雜工作。

在某一時刻，你需要集中精力專注于一件事情。但某一段時間，最好有多個工作線索，如同吃著碗里的，看著鍋里的。有兩種情況適合這種方式。

遇到思路阻礙時可以暫時擱置，等經過醞釀之后有了思路再做，有些難題可能在你放松思考的時候會迎刃而解。

提前考慮下一步工作思路，當前工作完成時，下一步的大思路也清晰了，可以立即。

著手去做，同時，開始思考再后一步的問題。

多個工作線索也可能使你思緒繁雜，這需要合理安排。

量化目標完成情況，不斷改進。

記錄并量化工作完成情況（如果有工作列表就簡單了）。用數字掌握自己的工作價值情況，然后：

改進，改進，改進。

通常的情況是，你不知道自己應該做什么：這個目標對你的工作會有什么樣的影響？這個目標對你的意義是什么？當你厘清了所有的問題后，再開始工作。你必須理清的問題包括：

――我現在的工作必須做出哪些改變？

目標清楚不是要對方跟你解釋公司的目標或是策略，而是這個目標對你的意義是什么，公司的目標與你個人目標之間的關聯是什么。如果老板重新設定公司未來一年的營運策略與目標，你可以問說：“我的工作目標應該做出哪些調整？是否有必要改變現在的工作方式？”

可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應該要如何避免；根據過去的經驗，曾經發生過哪些意料之外的情形，必須預做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會。

――有哪些可用的工具與資源？

你應該先了解公司有哪些既有的資源可以應用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規劃自己的時間以及工作進度。

2、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度。

――我和同事之間的友誼是否就此結束？

――老板有可能接受嗎？

拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。

在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其它人？而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？一旦有了決定之后，該怎么拒絕呢？如果是比較熟識的同事、朋友，或是完全不相識的人，最好是直接了當的說：“抱歉，幫不上忙，”或是“現在真的很忙，抽不出時間。”不要多費唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡單的一兩句話就可以。而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應該花費在以下提到的另一種情況。

如果是面對客戶或是比較不熟識的其它部門同事，就應該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是：要如何響應才能維持更好的關系，建立未來合作的基礎？首先，你要說明為何無法答應的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法，有沒有可能找到其它人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任，而是真的想幫助他解決問題。

這時候的回答不再是“是”與“否”的問題，而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方，而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對方了解你實際的工作情況，而不會無緣無故的一再找上你，請求你的幫忙。

3、主動提醒老板排定優先級，可大幅減輕工作負擔。

“手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆的工作，實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當的反應真實的情況？如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。

你當然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動的幫助老板訂出工作的優先級。

你不是不做，但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來最大的效益，必須優先處理。然后列出手中有哪些工作正在進行，需要哪些支持才能在期限內完成。

當你做好以上的準備時，再開始與老板面對面討論，你可以問說：“未來幾天或幾星期內必須先達成哪三個目標？”或是直接告訴他：“我已經先排定未來幾天應該要優先完成的工作項目，想聽聽你的建議？”總而言之，把短期內應該先完成、而且你有能力完成的工作項目確定下來。這樣不僅可以減少自己的工作負擔，更可以提醒老板，讓他了解你的實際工作量。

最后提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。

4、報告時要有自己的觀點，只需少量的信息即可讓老板感到滿意。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇八

流程是企業日常運營的基礎。一個企業的效率低下，首先應檢查：企業的流程是否合理，是否簡潔和高效，能否有改進的地方，改進的可能性有多大。

檢查流程，應首先要檢查流程系統本身。組成企業的流程系統絕不是簡單的業務鏈條，而是復雜而封閉的循環系統，就像人體的血液循環系統，包括：總系統、各支系統、各細支系統，以及末梢系統。因此，首先應檢查企業流程的循環系統從起點到末梢是否暢通，是否閉合，有沒有斷裂、梗阻、栓塞的地方，有沒有冗余和不夠的地方，是否需要添加新的系統。其次，還應該檢查流程是否格式化、模版化，流量是否合理穩定，每一管道上的設計的流量是否合理，而實際流動中是否達標、超標。

流程檢查還應包括檢查流程上流的是什么內容。近年來，許多企業都在優化、再造流程，那么流程上究竟流的是什么呢?概括起來有四方面：一是物流;二是信息流;三是現金流;四是文化流——流程上流的是企業的個性和特色，也就是企業文化。之所以企業能夠在競爭激烈的市場上被顧客識別出來，關鍵原因是流程上流動著企業與眾不同的基因，流動著企業的形象代言人，即員工的行為方式，流動著企業基本的價值趨向和理念。

二、制度不支持。

三、監管不到位。

即便企業有很好的流程和管理制度，但如監管不力，或監管不到位，或監管越位，或監管手段落后，或監管人員素質有問題，甚或組織架構太復雜，都會大大降低整個系統的運營效率。流程和制度都是固化的，而監管是靈活的，監管必須按原則辦事。如果監管者辦事不公，會極大降低人們對流程和制度的忠誠;如監管者素質低下，根本不懂得如何監管，那么勢必會監管無力，導致不知道大家都在忙什么，是否忙得對了，乃至是否真在忙;如監管過于嚴格和僵化，不知道原則和靈活相結合，固守過時的制度，那么將極大限制人們的積極性和創造，甚至促使員工為了迎合監管而忙;如身處高位的人沒有被監管的意識，甚至領導帶頭忙超越流程和制度，那么監管力量也將大大削弱。

四、技術不匹配。

別。更重要的是，設備落后會影響到員工的情緒，而情緒是相互傳染的，進而影響到工作積極性。但是，如果技術手段太超前了，也會限制企業內部的工作效率。這是因為企業環境不支持設備的運作，影響設備正常工作能量的發揮。因此，可能放著高級設備反而用不上，或用時又發揮不出其應有的效率，而且在與其它流程環節對接時提高了工作成本，自然也會降低工作效率。

同時，管理技術手段不僅要與企業的實際環境相適應，而且應與企業的外部環境相適應。如果企業內部的局部工作效率高，但與之對接的外部環境的工作效率低，大家就只能處在無休止地無奈等待之中，必然工作效率也會隨之降下來。

五、員工素質不高。

很顯然，員工的職業素質在極大地決定著工作效率。員工的職業素質就是整體員工的職業品質。什么是品?品就是員工與工作有關的社會屬性，主要是指與崗位有關的職業道德。什么是質?質是指與崗位有關的自然屬性，包括：職業意識、知識、技能、智慧、資源等。而其中的職業意識又是至關重要的。職業意識是什么呢?就是指在崗人員應該知道自己該干什么和怎么干。

有些企業之所以效率低下，就是與企業員工的品質有關，尤其與質有關。一個質地很好的員工，其工作效率可能是一般員工的兩倍、3倍、甚至10倍以上，更重要的是工作質量不一樣。布置同樣的工作，質地優異的員工可能一天之內就完成了，而質地差的員工非常努力，卻一周后才完成，而且工作質量根本不可能與質地好的員工同日而語。僅從花費的時間量來說就有7倍的差距，更不用考量質的差距了。但在長期平均思想的支配下，員工之間顯然不可能有7倍的薪金待遇，自然那些質地優秀的員工會逐漸流失，沉淀下質地一般的員工。留下的員工雖然職業道德很好，非常努力，都很忙，但企業的整體工作效率卻很低下。

六、主管能力有限。

俗話講：“兵熊熊一個，將熊熊一窩”。盡管大家都十分忙，但由于高級管理人員能力有限，不具備戰略上布局謀篇，不會在戰術上指揮調度協調，更不能很好地識人、用人，不能有效地充分利用有限的資源，不能夠做到知己知彼、知天知地，所以造成在錯誤的時間、錯誤的地點、用很優秀的士兵打錯誤的戰斗，失敗肯定是必然的。

是就開始佯動而不真動。結果上司看見下屬在動也就心滿意足了，可就是遲遲不出結果，沒有效率。

七、文化導向有誤。

企業文化的導向也影響著企業整體的效率。如果企業鼓勵個人英雄主義，不注意培養團隊意識和協同作戰能力，那么盡管每個人都想當英雄，每個人都很忙，但是大家沒有養成協同作戰的意識和習慣，個人、部門之間存在著邊界高墻，效率也高不了。更為嚴重者，擔心他人可能成為英雄影響自己，于是制肘他人，甚至使絆兒。

如果企業倡導“忙”文化，那么員工必將為忙而忙，這在一些成長型企業特別明顯。老板最看不慣的就是大家閑，員工一閑，老板心里就堵得慌。于是不問員工是否完成了任務，而只看是不是在忙。有的老板不直接說閑的員工，而是轉彎抹角地去表揚忙的員工，尤其重點表揚加班加點的員工。殊不知，員工之所以加班，大多是因為質地不行，上班時間忙不到點子上，瞎忙;而有的人，就愛下班干活;更有甚者是品的問題，故意加班給老板看的。結果老板發現了加班者就表揚，下面就必然會為忙而忙。結果是越忙越受到老板的表揚，越表揚人們就會越忙，忙而無效。

八、企業戰略有問題。

大家都很忙，而企業整體效率低下的另外一個原因就是企業的戰略定位和戰略導向有問題。俗話講，“男怕入錯行，女怕嫁錯郎”，作為一個企業，最怕的也是入錯行，企業現有的資源不支持企業開拓某一領域，而企業的戰略制定者自認為可以，結果誤進某一行業。這樣的話，無論員工多忙，都無法產生客觀的效益，累死也夠不著。企業的戰略定位出錯除了表現為行業戰略錯位以外，還表現為目標顧客定位、商域定位、經營模式定位等出問題。無論是哪一方面定位出問題，都將影響企業整體的效率和效益，大家都很忙，就是看不到效益，當然也就談不上效率。企業在戰略導向上容易出的問題是，戰略方向錯誤和戰略方向不定。如果是戰略方向錯誤，整個南轅北轍，無論員工如何忙，也都是負效益和負效益;如果是戰略方向搖擺不定，忽左忽右，員工很忙，但盡是重復勞動和無謂勞動，談何效率和效益。企業的戰略決定著企業所做的事情是否有價值?企業發展的生命周期決定了企業發展必須不斷地進行戰略定位和戰略調整，企業每遇到發展瓶頸都需要戰略突破，行業競爭的規律導致企業必須適時地進行戰略轉型。如果戰略定位不準，戰略突破和戰略轉型沒有適時做到位，企業必然會出現瞎忙的狀況，忙而低效、忙而無效。尤其當行業成熟后，整個行業開始走下坡路時，無論員工多忙都會出現低效;即使企業所處行業正在發展壯大的過程中，如果企業自身的發展走向衰亡期，同樣會遇到員工忙而無效的狀況。如果企業處在戰略突破和戰略轉型的過程中沒有實現真正的轉型時，同樣會出現員工忙面無效的狀況。企業發展初期，企業的戰略定位不清晰，左右搖擺，員工同樣得忙，但忙而無果，忙而無效。綜上，企業戰略出問題，會出現上下很忙，但忙而低效，忙而無效。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇九

根據公司的年度目標，我們也要相應的制定自己的以及自己所帶領團隊的年度目標。然后，在把這些目標分解到每半年、每季度、每月、每周、每天。上述各個時間段的目標必須清清楚楚，明明白白，符合smart原則。必須落實到自己或者每一個人的肩膀上。

(2)可行的工作計劃。

目標清楚后，如何實現目標?這就要制定切實可行的工作和實施計劃。計劃必須白紙黑字地寫下來。要養成一個很好的習慣，就是每一天晚上睡覺之前，或者每天清晨，必須要習慣性地安排你第二天或當天的工作。甚至有哪些可能會遇到障礙的也列到你的行程上面。如果你能夠養成一個很好的習慣，相信你就能找到成就感。

假如你記錄一下自己每天工作時間的工作內容，你會發現，在一天所做的事情中，至少有80%是并不重要的。換句話說，可能我們每天80%的時間和精力是在正確做事，卻不是在做正確的事。許多人在白天無法完成工作，于是天天晚上加班到深夜，有時還犧牲休息日，被人稱為“工作狂”，不僅影響到與家人呆在一起的時間，而且損害了身體健康，因此降低了生活質量和人生樂趣。這是一種很危險的工作方法。

眉毛胡子一把抓是職業人的工作大忌。要時刻牢記：用80%的時間和精力去做影響和決定你工作和生活中的那20%的重要的事情，這就是“二八法則”。也就是說，你要時刻抓住并做好那些關鍵的少數，而不是相反。

(4)決不拖延。

積極的人，腦袋里面永遠是四個字：馬上行動。所有有成就的人，他們的思路都非常清晰，永遠知道一件事情，把時間用在最有價值的地方，或者是把時間用在高效益活動的事情上面。拖延是消極的代名詞，拖延只有一個結果，就是一事無成。解決拖延毛病的有兩個辦法：一是現在就去做;二是日事日畢，日清日結。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十

針對“熟練程度”的提升，員工們應先為自己的職業路向定位，通過學習，迅速提升自己在某方面的能力至合理標準，甚至超出水平。正所謂“熟能生巧”，當某部分的工作速度加快后，便可以把省下來的時間，用作學習其它部分，提升工作效率。當然，也可以選擇專注發展個人的強項，令水平提升至最高。說及工作效率，也就是對時間觀念的加強。一般工作效率不高的員工，都是對時間管理的概念較為薄弱，只會接受上級分派工作，心態過于被動，未能有效地運用自己的時間。他們大多數不知道自己的時間是如何花掉的，只感到一天的時間飛快地過去，還沒有完成甚么事情，便已經到下班時間了。他們亦不會明白自己所花的時間是否合理。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十一

首先要制定合理的工作計劃，先干什么，然后再干什么，讓工作能夠有條不紊的進行。有了合理工作計劃，就像寫作文打了草稿一樣，不至于因為沒有頭緒而浪費寶貴時間，自然可以提高工作效率。

工作方法對于提高工作效率也是至關重要的。就拿中學數學解答題來講吧，一道題目可能有多種解決方法，每種方法使用的時間也不相同，如果你能最快最好的完成這道題目，那么你的方法無疑是最好的。工作亦是如此。找到了高效的工作方法，勢必會起到事倍功半的效果。

熟練的工作技巧。

對于生產型企業而言，員工的工作技巧將直接決定企業的產能。因此很多企業都會進行工作技巧培訓和比賽，成績突出的獲得公司的獎勵。目的就是讓所有員工像榜樣看起，提高大家的工作技巧，從而提高工作效率。

提高員工的技能也有助于提高員工的工作效率。員工的技能提高了，處理問題的方法就多了，能夠更好的節約時間。

充分調動員工的積極性。

員工的工作積極性與工作效率也有著直接的關系。如果一個員工消極怠工，可想而知他的工作效率肯定不會很高。因此必須要利用精神和物質上的激勵方法，充分調動員工的積極性，提高工作效率。

要想提高工作效率，必須提高員工的時間觀念，認識到時間的重要性。時間就是金錢，在有限的時間里盡可能的創作更多的價值。

適當的加班。

小煙本身并不提倡加班的，工作中一定要注意勞逸結合。但是如果正常工作時間內無法完成的工作，適當的加班也是必須的，作為企業員工，不要過多抱怨。正所謂今日事今日畢嘛，不要把今天的事情留到明天，影響到工作效率。

文檔為doc格式。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十二

很多在職場的新人都會有一個煩惱“我很想專心地工作，可是要迅速集中精神并不太容易”，以下是“提高工作效率”的方法，希望給大家帶來幫助！

人們很容易會對自己一些失敗經驗，給予負面評價，而這些不開心的想法，又常會在進行新工作時浮現腦海，影響到自己的情緒。然而，事情的好壞利弊并沒有一定的評判標準，端視自己決定用什么樣的態度來面對，或是如何改善這樣的處境。

所以，為過往的挫敗體驗，輸入正面的想法，鍛煉自己“沒來由的自信”，就能在展開新工作時，擺脫不好經驗的牽絆，全心投入。

認真思考自己想做什么事情、想過什么樣的生活、如何才能讓自己表現更好等等問題，并且找出明確的方向，這些目標將會根植在潛意識中，成為維持專注力的基礎。

在一定時間內讀完一定數量的書籍，能夠大幅提升專注力。閱讀也可以激發想象力，并和現實生活進行結合，創造新的思考方式。不管是行動還是思考，想象力都是很重要的，所以擁有靈活想象力就是好的工作能力。

文字或語言，都能夠控制自我意識。所以，讓自己身邊圍繞著正向積極的語言，不受外界或情緒的影響，便會慢慢改善專注力。例如，“不論在工作或生活，我的專注力都愈來愈好”或“每一天我都變得更好”！

收拾兩“桌面”。一天工作下來，辦公桌的桌面和電腦桌面都肯定亂作一團。下班離開前，可以先把兩個桌面的“垃圾”都挑出來清理掉，再把剩下的有用的文件、文具等分門別類放好，讓桌面干凈、有序。對桌面的整理一來可以幫助我們回顧一天的工作而感到充實，二來可以檢查一天的工作是否有遺漏，讓自己離開辦公室前沒有“后顧之憂”。

同事之間會產生感情，但絕不是單純堅固的友情，這種感情隨時會因為利益和成敗破裂。或者說這種友情的建立本來就受到很多因素的干擾，不會結出一個純潔的友情果實，或許還會苦澀。所以說，同事和朋友不能夠混為一談。

不要和同事交朋友不是要你每天冷漠地對待同事，你不可以這樣做也不能這樣做。不能做朋友，但是你們依然可以談論服裝品牌，一樣可以分享美食，一樣可以笑臉相迎。同事不需要過于親密，卻需要和睦。

如果同事已經成了好朋友，不要常在大家面前和他（她）親密接觸。尤其是涉及工作問題要公正，有獨立的見解，不拉幫結派。

處理未讀郵件和信息。工作中需要處理的郵件和信息在辦公時間都已閱讀過，郵箱里還剩下不著急處理或者無需閱讀的信息。下班前，最好把未讀的信息都打開過一遍，或簡短地回復，或勾選后標記為“已讀”。把郵件清空并不等于強迫癥，不留“未讀”有明顯減壓作用。

寫下待辦之事。臨走前，拿出小便簽，一條一條寫下明天的工作事項，并分好輕重，把必須做和重要的事情寫在前頭，次要的放后面，項目不宜太多以免顧此失彼。記下要做之事能讓自己對明天的工作有心理準備和預期，避免第二天一大早從慌亂中開始。

跟同事說聲“再見”。一句簡單的“辛苦了”“再見”“我先走啦”，說來不難，但養成這種習慣的人卻不多。友善的道別、真誠的感謝不僅能提示你的伙伴你要離開辦公室了，這對建立令人舒心的工作環境是必要的，同時還是提升自我幸福感和振奮他人的一個有效辦法。所以臨走前，別吝嗇一句道別。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十三

3、制定應急措施，幫助應付意外情況。

法則二：養成快速的節奏感。

不僅提高效率，節約時間，也能給人以良好的作風印象。

1、據統計，一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。

2、建立良好的文書檔案系統，方便存檔及查閱。

2、盡理完成一項工作才開始另一項，切忌有頭無尾；

3、需時較長的重要項目，應安排大塊完整的時間，避免時斷時續的工作方式，因為停頓下來費時，重新工作時，還需要花時間來調整情緒，思路和狀態，才能在停頓的地方接下去干。

1、消除不必要的任務或步驟；

2、合并某些任務或步驟；

3、同步進行兩項或更多的任務或步驟；

4、將任務或步驟進一步細分；

5、重新安排工作流程，使用更有效的工作方法。

2、切記閱讀后不做處理，留待下次再閱讀，再處理的重復工作；

3、保證工作的質量，避免返工帶來的浪費。

1、“人并不是因為跑得不快而趕不上火車的，而是因為出發晚了才趕不上的。”

3、克服拖延的技巧，設定完成日期，制定具體的計劃；

4、安排跟進，設立獎勵。

制定每日的工作時間表，每天都將目標、結果日清日新。

3、沒有利用不了的時間，只有自己不利用的時間。

1、電子郵件、電話、傳真、語音系統、電腦等；

2、使用電話時應開門見山，長話短說，打電話前應先列出講話要點，以免遺漏；

3、需要向一個以上的人傳遞信息時，應采用電子郵件，以避免重復浪費時間；；

4、提高使用日常電腦軟件的技巧。

1、有目的地閱讀；

2、快速略讀和重點詳細相結合；

3、歸納要點，在書標記或記筆記；

4、切忌逐字閱讀；

5、簡化辦公室的傳閱資料。

1、培養隨時隨地入睡的能力；

2、注重睡眠質量，不要只注重時間長短；

3、利用白天瞬間睡眠，保持旺盛精力；

4、心理訓練，自我暗示與身心放松。

通過學習提高本身的技能是提高效率的捷徑。

1、長期自學，定期參加各種研討會；

2、多方面搜集與專業有關的信息，更新自己的知識結構；

3、養成終生學習的習慣。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十四

工作間隙，先使勁睜眼、抬眉毛，然后再左右活動擬下巴，帶動臉部肌肉以及頭皮，進行有節奏的運動，盡量用豐富的表情使你的臉部得到鍛煉，可以延緩局部各種組織器官的老化，使頭腦清醒，還能保持臉部肌肉不松弛呢。

2、眼睛。

在信息技術發展的今天，每個人都會有配置一臺電腦，使我們的眼睛的使用過于頻繁，視力也就越來越差。在工作了一段時間后可以愿望窗外一分鐘，再繃緊你的眼睛休息一會，然后讓眼珠上下左右活動。有利于放松眼部肌肉，促進眼部血液循環。

3、耳朵。

我們小小的耳朵有49個穴位，連通十二經脈三百六十五絡。所以對耳朵進行小小的“蹂躪”是有好處的。當你的一個手有空時，你可以捏捏你的耳朵，或者捏住耳尖往上提，可達到清火益智、心舒氣暢、睡眠香甜的效果。

4、頭。

如果是那些頭發沒有扎起來的美眉們，可以用手指代替梳子，手掌向著頭，從前額的發際處向后梳到枕部，然后沿著頭型梳到耳上及耳后。如果是不能動頭發的可以輕輕地用指尖敲打一下頭頂。可改善大腦血液供應，健腦爽神，并可降低血壓。

5、脖頸。

很多辦公室的美眉們經常會感覺到自己的脖頸僵硬，疼痛，是長時間不活動的結果。不如跟著這里做一下吧。先抬頭盡量后仰，在把下頜低到胸前，使頸背肌肉拉緊和放松，然后將下巴想左右兩側使勁伸，最后松松肩膀。

6、腹部。

用雙手按順時針方向繞肚臍揉腹36周，對防止便秘、消化不良等癥狀有較好的效果。吃晚飯的時候最好是等消化完了再坐下工作，如果是趕不及就要坐下工作的話，不妨做得隱蔽一些，雖然不雅，但可以防止發胖。

7、撮股道。

撮股道就是提肛運動，將括約肌收緊，然后放松，接著再重復，一緊一松，反復進行。站、坐、行都可以進行，而且不會有人知道哦。這個運動可以促進局部血液循環，還能健美臀部。有此辦法，何樂而不為呢。

8、軀干。

坐著的時候人體脊椎要支撐起整個人的重量，應該不時的運動一下軀干，減輕脊椎的負擔。左右側身彎腰，扭動肩背部，應用拳頭輕捶后腰，可緩解腰背酸痛、腰肌勞損等病癥。

后仰式。

背挺直坐在椅子上，先深吸一口氣，接著雙手張開、朝向天花板高舉，吐氣時頭微微往后仰、眼睛向上看，上半身微彎，停在這個姿勢幾秒鐘，接著雙手手臂向左右兩側放下，重覆做個幾次。

轉身式。

背挺直坐在椅子上，先深吸一口氣，吐氣時肚子用力向左轉(從肚子出力，不是背部)，雙手握住座椅扶手，換氣幾次之后，回到原位，換邊再做一次。這個動作可以幫助減緩因為駝背或久坐所造成的背痛，也能幫助消化，尤其是忙到沒時間好好吃飯、不得已只好買食物在路上解決的時候。

手腕式。

上班族都知道，長期打鍵盤會造成手腕與前臂不適。從工作中抽離一會兒，用其中一手幫助另一手手腕轉動一下。首先，一手壓住另一手的指尖、朝向肩膀的方向按壓，換手再做一次。接著，雙手手指指尖向手掌內側壓，然后手腕朝各個方向轉一轉。最后，將雙手手臂舉起，維持像仙人掌的姿勢，然后上下左右快速甩甩手腕。

前折式。

站在辦公桌前，上半身向前往下彎，膝蓋放松，重心放在雙腿。維持這個姿勢至少20秒，如果行有余力，可以慢慢往左右兩邊晃動。讓雙手跟頭部自然垂下，可以減少脖子跟肩膀部份，由于長時間坐著打字所造成的壓力。此外，幫助血流回流，也可以讓你接下來一整天都充滿活力。近年來，許多的公司都是采用計算機來辦公，因此許多上班族一整天幾乎是坐著的，這無疑對于身體健康不好，那么有沒有什么能在辦公室運動的方法呢?下面為大家介紹最適合辦公室的運動介紹，供大家了解。

1、慢慢地向前點頭：

盡量使下顎靠近胸部，感覺背部的肌肉盡可能地伸展，然后緩緩仰頭，直到喉部的肌肉緊繃。這套動作重復5次。

2、柔和而有力地向右轉動頭部：

保持肩部不動。看身后的某個目標，保持5秒后轉回。再向左轉，保持5秒。這套動作重復5次。(注意：不要轉動太快，以防損傷頸部肌肉或眩暈)。

3、手臂舒緩運動：

將兩手交叉按在肩部，緩緩地上下運動肘部，使手臂圍繞肩關節旋轉，每組做20次，連續做3組。這樣可防止因過于勞累而引起的手臂酸麻。

4、收腹運動：

將雙膝分開等肩寬，腰背挺直在椅子上坐好，收縮腹肌，帶動肩部向腰部彎曲，此時背部呈圓弧形。注意腹肌收緊時吸氣，放松時呼氣。這套共做3組，每組5次。

5、腿部放松運動：

將背部舒適地靠在辦公椅上，慢慢地伸直膝蓋，抬起小腿，你會感覺大腿兩側的肌溶在用力，堅持15i次，會有很輕松的感覺。這套動作可以兩腿交替做。

6、腳部運動：

將兩腿并齊，坐好，腳掌不要離開地面，盡量抬起腳后跟，就像跳芭蕾舞那樣，使腳部有彈性地上下運動。這套動作的次數不限，只要你覺得舒服就好。這個練習有助于加快腳部的血液循環，緩解小腿肌肉緊張。

1、桌子俯臥撐。

動作：站立并將兩手分開，稍大于肩寬，放在桌子上;將腳向后挪動，形成一個俯臥撐的角度;彎曲手臂，使胳膊肘向外打開之后，緩緩地放低胸部，壓向桌子;使頭、背、髖關節和腿保持在一條直線上。

鍛煉時間：每次要堅持大約2秒鐘，之后回到初始姿勢，做12次。

這個動作對于胸肌鍛煉和改善中樞神經系統非常有效，另外，它還利于骨骼的堅實，關節的靈活。

2、坐式平移。

動作：首先坐在一張有輪子的椅子上，將雙腳放平，同時雙手也平放在大腿上;腳尖抬離地面，只讓腳后跟著地;用腳后跟緩慢地向后推坐著的椅子，直到腿能完整地伸展開來;要保持上半身放輕松，之后再用腳后跟把椅子拉回來。

鍛煉時間：每次做12到15次，用3秒鐘推出去，用3秒鐘拉回來。

這個動作有助于拉伸腿部肌肉，收緊小腿。

3、頭部運動。

動作：頭俯仰，頭部要用力地往胸部方向低垂，然后向后仰伸，停一會兒，以頸部感到發酸為宜;頭側屈，頭部用力地向一側屈，待感到酸痛時，停止一會兒，然后再往另一側屈，同樣停留一會兒，反復進行這個運動;頭環繞，頭部首先是前、右、后、左運動，然后再沿著前、坐、后、右運動，記得要用力而緩慢地旋轉。

鍛煉時間：每一步驟分別做30秒到1分鐘左右。

這幾個動作都可以增強頸部肌肉，緩解頸部肌肉的緊張，對于預防頸椎病非常有效。

4、椅子扭轉。

動作：上身挺直著坐在椅子上面，左腿壓在右腿上;先做一個深呼吸，在呼氣時輕輕把腰轉向左側，眼睛往左肩膀看過去，髖關節要保持朝前方向;將手臂舉過超越身體，并捉住你的手臂或者椅子背，輕輕地做拉伸動作。

鍛煉時間：堅持做10秒鐘后，換另外一側做10秒鐘。

這個動作可以鍛煉到側腰部的肌肉，有美化腰部線條的作用。

5、收腹抬腿。

動作：雙手掌心放于座椅上，使下背部成拱形，圓曲著肩膀，下巴往胸膛收攏，抬起雙腳，兩腿收攏，維持5秒，然后雙腿放回地面，重復5次。

鍛煉時間：堅持做10秒鐘后，換另外一側做10秒鐘。

功效：可以訓練腹肌，強化腰部穩定度，增進脊椎關節活動度，預防腰部酸痛。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十五

美國羅馬琳達大學的科學家邀請20名健康的普通成年志愿者，參與一項小型的觀察實驗。實驗中，科學家會向其中一部分志愿者播放一個時長為20分鐘的搞笑短片，之后對志愿者進行記憶力測試。而另一組志愿者沒有看任何視頻，也接受了記憶力測試。

結果顯示，看過搞笑視頻的志愿者在短期記憶測試中有更好的表現，他們唾液中的應激素水平也明顯低于另一組志愿者。

科學家認為，人體內應激激素水平越低，對記憶力越有利。這就可以解釋一些看似奇怪的現象，如為考試做了充分準備的尖子生會突然間忘了所有學過的內容，而演員在首映式上也會因為緊張而忘詞，從頭至尾一句話都說不出來。

科學家還解釋稱，大笑會促進血液中內啡肽含量的增加，使大腦釋放可以引起滿足和興奮的多巴胺，促使免疫系統更好地工作，改變腦電波，從而增強記憶力。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十六

1.大腦喜歡色彩。

平時使用高質量的有色筆或使用有色紙，顏色能幫助記憶。

2.大腦集中精力最多只有25分鐘。

這是對成人而言，所以學習20到30分鐘后就應該休息10分鐘。你可以利用這段時間做點家務，10分鐘后再回來繼續學習，效果會更好。

3.大腦需要休息，才能學得快，記得牢。

如果你感到很累，先拿出20分鐘小睡一會兒再繼續學習。

4.大腦像發動機，它需要燃料。

大腦是一臺珍貴而復雜的機器，所以你必須給它補充“優質燃料”。垃圾食品、劣質食品、所有化學制品和防腐劑，不僅損害身體，還削弱智力。英國一項新研究顯示，飲食結構影響你的智商。

5.大腦是一個電氣化學活動的海洋。

電和化學物質在水里能更好地流動，如果你脫水，就無法集中精力。專家建議，日常生活要多喝水，保持身體必需的水分，而且一天最好不要飲用相同的飲料，可以交換著喝礦泉水、果汁和咖啡等。另外，研究資料顯示，經常性頭痛和脫水有關。

6.大腦喜歡問題。

當你在學習或讀書過程中提出問題的時候，大腦會自動搜索答案，從而提高你的學習效率。從這個角度說，一個好的問題勝過一個答案。

7.大腦和身體有它們各自的節奏周期。

一天中大腦思維最敏捷的時間有幾段，如果你能在大腦功能最活躍的時候學習，就能節省很多時間，會取得很好的學習效果。

8.大腦和身體經常交流。

如果身體很懶散，大腦就會認為你正在做的事情一點都不重要，大腦也就不會重視你所做的事情。所以，在學習的時候，你應該端坐、身體稍微前傾，讓大腦保持警覺。

9.氣味影響大腦。

香料對保持頭腦清醒有一定功效。薄荷、檸檬和桂皮都值得一試。

10.大腦需要氧氣。

經常到戶外走走，運動運動身體。

11.大腦需要空間。

盡量在一個寬敞的地方學習，這對你的大腦有好處。

12.大腦喜歡整潔的空間。

最近的研究顯示，在一個整潔、有條有理的家庭長大的孩子在學業上的表現更好。為什么，因為接受了安排外部環境的訓練后，大腦學會了組織內部知道的技巧，你的記憶力會更好。

13.壓力影響記憶。

當你受到壓力時，體內就會產生皮質醇，它會殺死海馬狀突起里的腦細胞，而這種大腦側面腦室壁上的隆起物在處理長期和短期記憶上起主要作用。因此，壓力影響記憶。最好的方法就是鍛煉。

14.大腦并不知道你不能做哪些事情，所以需要你告訴它。

用自言自語的方式對大腦說話，但是不要提供消極信息，用積極的話代替它。

15.大腦如同肌肉。

無論在哪個年齡段，大腦都是可以訓練和加強的。毫無疑問，不要尋找任何借口。不要整天呆在家里無所事事，這只能使大腦老化的速度加快。專業運動員每天都要訓練，才能有突出表現。所以你一定要“沒事找事”，不要讓大腦老閑著。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十七

1、對于新來的員工，來到車間難免存在緊張的心里。作為班組長首先要消除新人的緊張心里，使他盡快的融入、班組當中去。然后在進行解說和示范，而不是草草講講了事，這個這樣做，那個那樣做。培訓了幾分鐘，好了，“會了”“會”，“做吧”。

2、發出指令不可抽象，往往我們班組長會下達一些莫名其妙的指令，讓員工不知如何去做。做任何指示我們應、遵循6w2h(何事what、何故why、何人who、何時開始和結束when、何地where、為誰forwhom、如何how、成本much)也就是有具體內容的指示，這樣我們的員工才知道怎么做。

3、注意缺席頂工位：有許多作業不良，就是由于頂工位人員不熟練而造成的。我們班組長平時要有計劃地培養、全能工，來填平缺席陷阱，避過危機的再次發生。

4、調動員工的積極性。健全的獎懲制度是基礎。高明的指示、命令是調動積極性的關鍵;管理人員在安排部下、工作時，不能只是簡單地甩下幾個指示、命令，要想辦法誘發部下參與的積極性才是。積極性一旦調動起來，再棘手搗亂難題都能得到圓滿的解決。任何事情不是制度讓我做，而是我要做。

5、出現問題，不是聽說是這樣。而是親自到現場，了解事情的經過。對癥下藥。切忌擺官架子。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十八

我敢保證，你每天的日常工作和學習當中，一定有許多時間，浪費在來回搜尋信息上面。

什么信息呢？比如qq里和同事的某段對話、微信里面領導的一段要求、郵件里面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個文件……它們總是在你最緊急、最需要的時候藏起來，讓你花一番力氣去找。不但浪費時間，也常常影響心情。

如果你經常有這樣的困擾，那可以試試這個方法：建立一個專屬的信息庫。

無論是聊天記錄、郵件內容，還是工作安排、項目反饋，抑或是突然產生的靈感，或者從網上看到的有價值的案例、知識，都可以往里面一丟，需要的時候，打開它，直接查找即可。

你可以用任何筆記軟件來建立這個信息庫。我的建議是利用onenote或者印象筆記。當然，為知筆記、有道云筆記之類，也是可以的。

在筆記軟件里，按照你負責的項目，新建一個筆記本。然后，所有跟這個項目相關的一切信息，都可以放進這個筆記本，再起一個易于辨認的名字即可。

比如：你和同事討論一個原型，他提了很多有意思的看法。聊完之后，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄復制出來，在筆記本里新建一頁筆記，命名為“06.19與xxx關于xx原型第二版的討論”即可。

或者，你是一名文案，那么，可以直接新建一頁筆記，把平時在網上搜集到的案例放進去，再寫上來源和自己的想法。當你沒有靈感的時候，打開看看，立刻可以為你提供大量的創意參考。

更重要的，可以把所有的工作流程、規范，甚至是生活的備忘錄都放進去。比如“5號電池在門口第二個柜子里”、“充電器在臥室書架下面的箱子里”、“身份證在衣柜下面的抽屜第二層”……平時或許感覺不到，但在急需的時候，絕對可以為你節省大量的時間和精力。

使用這個方法，最重要的，是一定要堅持平時的積累和記錄。最好是設置為開機啟動，配合相應的插件和快速啟動方式（比如印象筆記的“剪藏”、onenote的“新建快速筆記”），務求第一時間將信息記錄入筆記中。

為什么要匯總一個唯一的入口呢？因為，這樣不但可以減少記憶的難度，節省我們的認知和記憶資源，而且可以使工作和學習變得簡潔高效：當你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開這本筆記本，就可以找到一切需要的內容時，你就可以更專注在手頭的事務上面。

很多人為了節省時間，都會讓自己進行“多任務工作”。比如像前文所說，同時開著一大堆網頁，這里看一會，那里看一會，做一下ppt，做一下excel，以此來降低“我還有一項任務沒有開工”的焦慮感，讓自己沉浸在“所有任務都在同步進行”的美好感覺之中。

但是，這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表現。

記住一個最基本的原則：人類的大腦是沒法進行“多線程處理”的。人同一時間只能聚焦在一件事情上面。所謂的“多任務工作”并不是真的“同時進行”，而是大腦不斷地在這些不同的事務之間打斷和切換而已。

也就是說，當你以為“同時處理兩項任務”時，實際上，你的大腦是這樣運作的：進入a的工作狀態——退出a的工作狀態——進入b的工作狀態——退出b的工作狀態……循環往復。只是切換的時間太短，我們很難覺察到而已。

比如說，你寫一篇文章，先在腦子里構思出幾個要點，這時，一個新聞彈窗吸引了你，你點擊打開，看完一篇新聞，再回過頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構思的結果么？恐怕不是那么簡單了，因為它已經被我們從“工作記憶”中清除了出去，騰出空間來接受和處理新的信息。你需要一段時間才能重新把它找回來。

而當我們反復打斷的時候，這些時間累積起來，其總量是相當可觀的。

所以，工作時，請專注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個小時以內不要打斷，不要同時處理任何其他的事情。

如果有任何突發性的事務，比如要交一個報表、要回復一個郵件、回應一個同事……先用便簽紙記下來，也不要超過10秒鐘，更不要打斷工作。直到原來的任務告一段落，或者你感到疲倦了，再休息，按照便簽紙上面的內容去逐項處理。

如果一定非打斷不可——比如突然有個會議要開，那就拿上便簽紙，先把剛才的工作進度和正在思考的內容，用關鍵詞的形式迅速記下來，自己能看懂即可。當回到原先工作的時候，這可以大大減少你進入狀態的時間。

生活中的碎片時間，比如乘車、等電梯、吃飯、步行，等等，這些時間，大家是怎么利用的？我想，很多人都會選擇讀書、看公眾號，或者聽講座、公開課。這很對，當然也比發呆，什么也不干要好得多。

但是，這仍然不是最好的利用方式。

為什么呢？因為絕大多數有價值的知識，并不是你在碎片時間里可以掌握的。它們往往很復雜，有著嚴格的推理過程和思考邏輯，你要完全代入作者的語境里面，跟著他的思路，分析他的論證過程，記住他的結論。這個過程，很多時候都沒法在碎片時間里完成，它往往需要一整段的大塊時間。

實際上，在碎片時間里，你能學習到的，只是一些簡單的結論而已。它們除了增加一些談資之外，并沒有太大的價值。甚至還不一定是全面、嚴謹、正確的。

那么，對于碎片時間，最好的利用方式是什么呢？不是學習和吸收，而是思考。

一個行之有效的方法，是把工作、學習中遇到的'問題，分解成一個個更小的問題，然后把它們列成清單，隨身攜帶，利用碎片時間，進行思考和推導。在這個過程中，取得的任何進展和反饋，都記下來，便于下一次繼續進行思考。

比如，做一個ppt，你就可能會列出這些問題：

整個ppt的邏輯要怎么呈現？

每一部分分別用多少p來講？

背景分析需要考慮哪些因素？

pest每一點分別要怎么寫？

市場分析要怎么寫？

目標消費者具有怎樣的特點？

把這些問題做成清單，只要有空，就拿出來思考，再及時把思考結果記下來。而不是等坐到辦公桌前才去思考。這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節省時間的方式。

生活中，很多看起來很聰明的人，其實并不是真的比我們聰明多少，而是因為，他們在生活中的每一秒，在別人發呆、放空、渾渾噩噩的時候，都時刻在腦中對各種情形進行思考、推演、分析，對各種路徑和結果早已爛熟于心。所以，當需要的時候，就能夠非常快速地對各種情況進行判斷，作出最佳的決策。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇十九

首先要制定合理的工作計劃，先干什么，然后再干什么，讓工作能夠有條不紊的進行。有了合理工作計劃，就像寫作文打了草稿一樣，不至于因為沒有頭緒而浪費寶貴時間，自然可以提高工作效率。

工作方法對于提高工作效率也是至關重要的。就拿中學數學解答題來講吧，一道題目可能有多種解決方法，每種方法使用的時間也不相同，如果你能最快最好的完成這道題目，那么你的方法無疑是最好的。工作亦是如此。找到了高效的工作方法，勢必會起到事倍功半的效果。

熟練的工作技巧。

對于生產型企業而言，員工的工作技巧將直接決定企業的產能。因此很多企業都會進行工作技巧培訓和比賽，成績突出的獲得公司的獎勵。目的就是讓所有員工像榜樣看起，提高大家的工作技巧，從而提高工作效率。

提高員工的技能也有助于提高員工的工作效率。員工的技能提高了，處理問題的方法就多了，能夠更好的節約時間。

充分調動員工的積極性。

員工的工作積極性與工作效率也有著直接的關系。如果一個員工消極怠工，可想而知他的工作效率肯定不會很高。因此必須要利用精神和物質上的激勵方法，充分調動員工的積極性，提高工作效率。

要想提高工作效率，必須提高員工的時間觀念，認識到時間的重要性。時間就是金錢，在有限的時間里盡可能的創作更多的價值。

適當的加班。

小煙本身并不提倡加班的，工作中一定要注意勞逸結合。但是如果正常工作時間內無法完成的工作，適當的加班也是必須的，作為企業員工，不要過多抱怨。正所謂今日事今日畢嘛，不要把今天的事情留到明天，影響到工作效率。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇二十

文件盡量采用電子版保存，主要是便于攜帶和查詢。

過去我存文件名稱的方式是：項目名稱+文件名+日期。便于電腦自動按照時間排序，且易于在電腦中搜索。例如：xxx廠-接單及交貨統計。

出差時，不必攜帶紙質文件和資料，又重又累，只要攜帶一個數據u盤即可。

如客戶要求必需準備書面資料，可在下榻酒店的商務中心打印。這樣便捷又輕松。

工作郵箱與訂閱電子雜志郵箱分開。

上班時，只看工作郵箱，從不開私人郵箱，這樣，訂閱郵件來時，不干擾工作。晚上再集中處理私人郵件，查閱訂閱的電子雜志，分類和摘錄資料極其高效。這樣留給同事的印象也好：不在工作時間閱讀與工作無關的郵件，顯得專業。

寫郵件和做報表時，輸入法語言欄移到電腦頂部中間。

需要調用和插入特殊符號時，常常要移動鼠標到電腦右下角輸入法語言欄點擊軟鍵盤，麻煩又別扭，總覺得不順。后來我把輸入法語言欄移到電腦頂部中間，操作和看狀態都更方便了。而且，效率明顯變得比過去高了。

文件和文檔采用云端存儲方式。

(我現在的文件存在新浪微盤里，付費版有120g，工作文件和參考資料都足夠存)，可在臺式電腦、筆記本電腦、手機、pad上快速讀取。

會議記錄盡可能在現場用電腦記錄。

會議結束，記錄完成發送。

寫在白板上的會議記錄，直接用手機拍攝。

發送。快，準確。

電腦記錄的的項目，用一些自己習慣的符號標識：

郵件處理：

1、嚴格執行處理不過夜的原則;。

2、郵件只讀一遍，不拖沓，立即回復，防止浪費更多時間;。

4、為了便于追蹤、關閉和建立todo清單，一封郵件只談一個主題或一件事情。

5、為了防止郵件漏掉附件，寫郵件時，先添加附件，再寫主題和正文，最后再添加收件人。

6、一些只是知會信息和看過覺得沒有價值回的郵件，立即刪掉。

會議記錄和相關郵件保存在todo條目里，方便查詢。

todo清單，每周過濾一遍，之前覺得有價值，但幾天后又覺得無價值或價值不大的，刪掉。

一定對自己的工作項目評價，分為：a-超過目標完成;b-達到或者接近目標;c-實施但遠離目標;d-基本未做。

我每周會統計一下自己所有工作項目的評價，若a+b過半，則會獎勵自己吃大餐、看電影、買書中的某一項。若d+c過半，則立即將下周支出預算減半，并取消一些休閑計劃，讀書和訓練技能來填補取消計劃所空出來的時間。

沒有上司監督時，我們一定要自己給自己建立監督機制，督促自己提升和持續進步。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇二十一

儀式感的行為因人而異，這是一件比較私人化的事。

我遇見過各種各樣奇葩的人，有的人不在桌子上放一杯可樂，就無法靜下心寫作;有的人需要在工作前唱一支歌開嗓提神;有的人會做眼保健操;有的人會打開窗對著外面高喊一聲德瑪西亞......

反正自己一個人在房間里，怎么做都可以隨心所欲。關鍵在于讓自己充滿神圣感、儀式感，為接下來的工作凝神聚氣，進行強烈的自我暗示，全方位地調節自身狀態。

勝間和代是日本非常有名的“職場女神”，19歲時通過日本注冊會計師復試(創下日本史上最年輕紀錄)。歷經安達信、麥肯錫、摩根大通的工作后，獨立成為經濟評論家。2005年被《華爾街日報》評為“全球最值得矚目的50位女性”之一。在一次nhk采訪勝間和代的過程中，她提起在早年準備注冊會計師考試時，都會放一面鏡子在寫字桌上。從鏡子放上去的那一刻起，她便會全身心投入到工作狀態。因為一旦她偷懶，會從鏡子中看得一目了然。

我始終相信，儀式感是個人對于自我的莊嚴禮儀，人類能夠借助它進入一種忘我的狀態，一種全力以赴的狀態。這種小小的自我暗示看起來微不足道，但它卻是一根強有力的杠桿，能夠大幅度提升人的行為力。

越是喧囂的時代，人越是要學會獨立工作，以此進入一個屬于個人的、神圣的工作狀態。沒有他人的影響，沒有外界的干擾，為了純粹的目標前行，朝著單純的愿望努力，這甚至是一種尋找幸福感的方式。

現代人需要儀式感，也需要神圣時間。這是一段在單位時間內效率最大化的時間，也是一段最為與眾不同的、足以改變個人命運的時間。

很有趣的是，《小王子》中也提到過儀式感這個東西，那是小王子和狐貍之間的一段對話：

“你每天最好在相同的時間來，”狐貍說，“比如說，你下午四點鐘來，那么從三點鐘起，我就開始感到幸福。時間越臨近，我就越感到幸福。到了四點鐘的時候，我就會坐立不安;我就會發現幸福的代價。但是，如果你隨便什么時候來，我就不知道在什么時候該準備好我的心情……應當有一定的儀式。”

“儀式是什么?”小王子問道。

“這也是經常被遺忘的事情。”狐貍說，“它就是使某一天與其他日子不同，使某一時刻與其他時刻不同。”

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇二十二

即便你沒有早起的習慣，也可以努力培養。

把起床鬧鐘調到比以往提前一小時（別按下止鬧按鈕），你就能多一小時安靜。

且不受干擾的工作時間。

多項研究認為，早起的人工作效率高，事業上也更容易成功。有早起習慣就擁有了一大優勢，工作時間會更多，總體心態也更樂觀。

制定一個清單，列出每天待解決的實際任務，內容簡單明了。不必只列上花幾小時才能完成的重要工作。就算只是疊衣服，也可以加到清單里。要打電話叫大夫？列入清單吧。

逐步完成每天的小任務不但能幫你提高每天的效率，也會有助于實現更遠大的目標。

最好先完成讓你望而生畏的任務。解決高難度的問題之后，一天之中剩余的時間就可以用來完成其他工作。你不僅會心情愉快，工作效率也會高得多。

老話說得好：眼不見、心不煩。保持專注差不多也是這個理。每天開始工作前，先花15分鐘清理辦公桌，騰出一塊干凈的辦公區域，這會幫助你集中注意力，避免分心。不需要的扔掉，需要的文件認真歸檔。

早晨可以花一小段時間慢跑，或者練一些晨間瑜伽。

早鍛煉會讓人心情更好，工作效率提高。哈佛大學精神病學教授約翰·拉泰博士解釋說，鍛煉對“完成智力要求高的工作”非常關鍵。

將工作整理清楚，你會對手頭的項目形成清晰、一致的思路。將工作系統化，就能一目了然，抓住重點，便于掌控，會幫助你突出重點。

先專心把一個項目完成，然后再做下一個。

人們往往認為同時做很多任務可以完成更多工作，其實在各個任務之間疲于奔命有害無益。美國心理學會的一項研究發現，事實上，同時做兩項任務反而會影響工作效率。

大多數人都會對自己邊講電話邊寫電郵的行為感到內疚，但真正影響工作效率的不是小任務，而是大型任務。上述研究報告稱：“人類的頭腦和心智生來就不適合從事繁重的多任務工作。”

有時，看似簡單的話卻最難啟齒。其實說出來無妨。重要的是管理別人的預期。如果你接手一項工作以后不能圓滿完成，一開始就別做。

也許從現在起就應該早點上床睡覺了。睡得好可以激發工作效率，有助于保持身體健康，睡不好則會降低效率并影響健康。

看到收件箱里有200封未讀郵件，只會讓你感到焦慮。但是，不錯過任何重要郵件也很重要。打開一封郵件以后立即回復、歸檔、寫草稿或者刪除，郵箱才會井井有條。

休息一下，暫時告別喧囂的外部世界，避免用facebook、twitter等社交媒體，它們只會分散你的注意力。如果必須用社交媒體工作，請注意退出個人賬戶，以防分心。

拿到文件要從頭讀到尾，不是大略翻翻而已，這點很重要。雖然我們通常感覺不到，但實際上略讀可能比通讀更費時間，因為可能忽略一些內容，不得不回頭去找。

只有不受打擾地工作，你才能保持專注。

說來容易做來難。有一種方法就是，騰出大段不間斷的時間，專門處理手頭上的項目。不管是關手機還是退出郵箱，一定要創造全心全意做事的環境，而且只處理一件事。

微軟公司發布的一份研究報告顯示，注意力轉移后大腦要花15分鐘才能重新集中精力。所以，如果你做一件事總是被打斷，就得花很長時間完成。

提高文秘工作效率的方法（精選23篇）篇二十三

條件允許的話，現在請拿出紙和筆。

在工作中，會出現哪些讓你分心的事，把它寫下來：比如吃零食、摳腳、看手機刷微博微信、接電話、看電視、胡思亂想......

是的，把它們寫下來，然后告訴自己，以上這些事，在工作狀態中絕不允許出現。

這就是在給自己立規矩。

你要明白，儀式感真正的目的是什么?真正目的不在于做哪些動作，而是在于達成的狀態。

你契約上所要達到的狀態，才是儀式感存在的真正目的!

通俗點說，契約就是在表達以及強化個人意識，你究竟想獲得怎樣的工作狀態，你不應該做哪些事去破壞這樣的狀態。

建立契約的過程很簡單：從建立，到履行。

契約的簽訂者與履行者均為本人，而且是在自由意志之下的承諾。

你需要和自己簽一個協定，約法三章。一旦在儀式進行完畢后，你能夠保證履行諾言，并且不觸犯條例上當初的那些規定。

比如，你可以列出以下這些行為：

工作時間內，挖鼻屎次數不超過1次，摳腳次數不超過1次;。

工作時間內，絕不接觸電子設備;。

工作時間內，思維緊跟工作內容。工作的唯一目的，是解決任務。除此以外，均不考慮;。

工作時間內，肚子餓了也不去冰箱拿東西吃;。

工作時間內，不能因為任務艱難而中途放棄。如果選擇執行一樣任務，必須完成......

契約精神的核心是信守，一旦協議生效，不可輕易打破。

我剛培養儀式感的時候，會把自己容易分心的舉動列在寫字桌上方的白板上。

如果沒有忍住，就懲罰自己在微信群里發紅包，一次的金額不少于50元。

當時我建了一個群，叫“陸jj福利社”。我把朋友都拉進來并且很明確地告訴他們，我如果觸犯了自己規定的條例，就會來這里發紅包，一次50。結果我發過一次之后，就把群給解散了......

這里我想強調的是：如果你自覺不是一個擁有契約精神的人，你可以借助外部力量來實現目標。比如你可以像我一樣建一個紅包群來約束自己，也可以把自己的想法告訴親人或者朋友，讓他們來監督。畢竟在自己最親近的人面前失敗，是一件很丟臉的事情。

請牢記，除非特殊情況，不然契約萬萬不可破。

因為每一次對契約的破壞，都是對個人自信的打擊。