規章制度是指為了保持組織內部秩序和正常運作而制定的一系列規則和條例。通過學習這些規章制度的成功案例，我們可以借鑒到一些寶貴的經驗和方法。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇一

為了提高公司服務質量和服務水平，規范客戶投訴處理程序，構成有效的投訴管理機制，根據公司質量管理體系中的質量方針和質量目標及相關制度和規定，特制定本制度。

第二條本制度適用于與客戶服務相關聯的公司各部門。

第三條客戶投訴方式:直接投訴（現場、電話投訴）、書面投訴（質量監督員接到投訴）。

第四條客戶投訴處理流程：

1、記錄客戶投訴資料：利用《申訴和投訴處理登記表》詳細的記錄客戶投訴的資料，如投訴人，投訴對象，投訴的資料等。

2、決定客戶投訴是否成立：了解客戶投訴的資料后，要決定客戶投訴的理由是否充分，投訴資料是否合理。如果投訴不成立，能夠用委婉的方式答復客戶，取得客戶的諒解，消除誤會。

3、確定投訴處理部門和職責人：根據客戶投訴的。資料，確定相關的具體受理部門和受理負責人。

4、投訴處理部門分析原因：要查明客戶投訴的具體原因及造成客戶投訴的具體職責人。

5、提來源理意見和方案并報批：根據實際狀況，參照客戶的要求，綜合部提出解決投訴的具體方案，并提交至質量負責人及經理批示。

6、實施處理方案：及時實施處理方案，對直接職責人應處理得當，通知客戶，并盡快地收集客戶的反饋意見。

7、總結評價：對客訴處理過程進行總結和評價，吸取經驗教訓，提出改善對策，不斷完善企業經營管理和業務運作流程，提高客戶服務質量和水平，降低投訴率。

第五條各部門客戶投訴的處理職責：

迅速傳達處理結果。

綜合部：1、綜合部主任組織客戶投訴案件的調查與職責人員的擬定；2、發生原因及糾正、預防措施的執行、督促；3、客戶投訴質量的檢驗確認。

總經辦：1、客戶投訴案件的登記，處理時效管理及逾期反應；2、客戶投訴資料的審核、調查、上報；3、處理方式的擬定及職責歸屬的判定；4、客戶投訴改善案的提出、洽辦、執行成果的督促及效果確認；5、協助有關部門與客戶接洽客戶投訴的調查及妥善處理；6、客戶投訴處理中客戶投訴反應的意見提報有關部門追蹤改善。

第六條客戶投訴的時效管理。

1、被投訴部門主任（或職責人）需在1天內明確職責、整理方案并與客戶進行溝通達成初步協議。

2、為及時了解客戶投訴資料及處理狀況，由質量負責人或其指定的相關人員于調查處理后三天內提出報告呈總經理批示。

關人員進行再次投訴處理，直至客戶滿意為止。

第七條客戶投訴處罰措施。

1、凡發生客戶投訴案件，經職責歸屬處200～1500元/次罰款。

主題詞：合理化推薦范圍提交程序獎勵。

抄送：公司各部門。

共玖份。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇二

為求迅速處理客戶投訴(客訴)案件，維護公司的信譽，促進質量改善與售后效勞，制定本方法。

第二條：范圍。

包括客訴表單編號原那么，客訴的處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限，核決權限及處理逾期反響等工程。

第三條：適用時機。

有關單位前往處理時，應填報“異常處理單〞反響有關單位改善)。

第四條：進行客訴處理時，務必依據客訴處理程序來進行。

第五條：客訴分類。

客訴處理作業依客訴異常原因的不同區分為:。

(一)非質量異常客訴發生原因(指人為因素造成)。

(二)質量異常客訴發生原因。

第六條：處理部門。

第七條：處理職責。

各部門客訴案件的處理職責。

(一)業務部門。

1、詳細檢查客訴產品的訂單編號、料號、數量、交運日期。

2、了解客訴要求及確認客訴理由。

3、協助客戶解決疑難或帶給必要的參考資料。

4、迅速傳達處理結果。

(二)質量管理部。

1、進行客訴案件的調查、上報以及職責人員的擬定。

2、發生原因及處理、改善對策的檢查、執行、催促。

3、客訴質量的檢驗確認。

(三)總經理室生產管理組。

1、客訴案件的登記，處理時效管理及逾期反響。

2、客訴資料的審核、調查、上報。

3、處理方式的`擬定及職責歸屬的判定。

4、改善客訴方案的提出、執行成果的催促及效果確認。

5、協助有關部門進行客訴的調查及妥善處理。

6、客訴處理中提出客訴反響的意見，并上報有關部門進行追蹤改善。

(四)制造部門。

1、針對客訴資料進行詳細調查，并擬定處理對策及執行檢查。

2、提報生產單位、機班別、生產人員，及生產日期。

第八條：客訴處理表編號原那么。

(一)客訴處理的編號原那么。

年度(某某)月份(某某)流水編號(某某)。

(二)編號周期以年度月份為原那么。

第九條：客戶反響調查及處理。

(二)為及時了解客戶反響異常資料及處理狀況，由質量管理部或有關人員于調查處理后三天內提出報告，上報總經理批示。

(三)總經理室生產管理組接到業務部門的“客戶抱怨處理表〞后即編列客訴編號并登記于“客戶抱怨案件登記追蹤表〞后，送質量管理部追查分析原因及判定職責歸屬部門后，送生產單位分析異常原因并擬定處理對策，并送經理室批示意見，另依異常狀況送研發部提示意見，再送回總經理室查核后送回業務部門擬定處理意見，再根據總經理室的綜合意見后，依核決權限再送回業務部依批示處理。

(四)業務人員收到總經理室送回的“客戶抱怨處理表〞時，應立即向客戶說明、交涉，并將處理結果填入表中，經主管核閱后送回總經理室。

(五)總經理室生產管理組接到業務部填具交涉結果的“客戶抱怨處理表〞后，應于一日內就業務與工廠的意見加以分析作成綜合意見，依據核決權限分送業務部經理、副總經理或總經理核決。

(六)判定發生單位，假設屬我方質量問題應另擬定處理方式，改善方法是否需列入追蹤(人為疏忽免列案追蹤)作明確的判定，并依“客訴損失金額核算基準〞(附件1)及“客訴罰扣判定基準〞擬定職責部門損失金額，個人懲辦種類呈主管批示后，依罰扣標準辦理，假設涉及行政處分那么依“客訴行政處理原那么〞辦理。

(七)經核簽結案的“客戶抱怨處理表〞第一聯質量管理部存，第二聯制造部門存，第三聯送業務部門依批示辦理，第四聯送會計科存，第五聯總經理室存。

(八)“客戶抱怨處理表〞會決后的結論，假設客戶未能理解時業務部門應再填一份新的“客戶抱怨處理表〞附原抱怨表一并呈報處理。

(九)總經理室生產管理組每月十日前匯總上月份結案的案件于“客訴案件統計表〞會同制造部、質量管理部、研發部及有關部門主管判定職責歸屬確認及比率并檢查各客訴工程進行檢查改善對策及處理結果。

(十)業務部門不得超越核決權限與客戶做任何處理的答復協議或成認。對“客戶抱怨處理表〞的批示事項據以書信或電話轉答客戶(不得將“客戶抱怨處理表〞影印送客戶)。

(十一)各部門對客訴處理決議有異議時得以“簽呈〞專案呈報處理。

(十二)客訴資料假設涉及其他公司，原物料供給商等的職責時由總經理室會同有關單位共同處理。

(十三)客訴不成立時，業務員在接到“客戶抱怨處理表〞時，在規定收款期收回應收帳款，如客戶有異議時，再呈報上級進行處理。

第十條：客訴案件處理期限。

(一)“客戶抱怨處理表〞處理期限自總經理室受理起國內十五天國外二十。

天內結案。

(二)各單位客訴處理作業流程及處理期限。

第十一條：客訴金額核決權限。

第十二條：客訴職責人員處分及獎金處分。

(一)客訴職責人員處分。

總經理室生產管理組每月十日前應審視上月份結案的客訴案件，凡經批示為行政處分，經整理后送人事單位并在“人事公布單〞上公布。

(二)客訴績效獎金處分。

制造部門、業務部門及效勞部的的職責歸屬單位或個人由總經理室依客訴案件發生的工程原因決定職責歸屬單位，并開立“獎罰通知單〞呈總經理批準后復印三份，一份自存，一份會計單位查核，一份送處分部門處分獎金。

第十三條：成品退貨帳務處理。

(一)業務部門于接到已結案的“客戶抱怨處理表〞第三聯后依核決的處理方式處理:。

1、折讓、賠款2業務人員應依“客戶抱怨處理單〞開立“銷貨折讓證明單〞一式二聯，呈經副)理、總(副)經理核簽及送客戶簽章后一份存業務部，一份送會計作帳。

2、退貨、重處理:即開立“成品退貨單〞注明退貨原因，處理方式及退回依據后呈經(副)理批示后，除第一聯自存催促外其余三聯送成品倉儲據以辦理收料。

(二)會計科依據“客戶抱怨處理表〞第四聯中經批示核定的退貨量與“成品退貨單〞的實退量核對無誤后，即開立傳票辦理轉帳，但假設數量、金額不符時依左列方式辦理。

1、實退量小于核定量或實退量大于核定量于必須比率(即以該客戶訂制時注明的“超量允收比率，假設客戶未注明時依本公司規定)以內時，應依“成品退貨單〞的實退數量開立“傳票〞辦理轉帳。

2、成品倉儲收到退貨，應依業務部送來的“成品退貨單〞核對無誤后，予以簽收(如實際與成品退貨單所載不符時，得請示后依實際狀況簽收)。“成品退貨單〞第二聯成品倉儲存。第三聯會計科存，第四聯業務部存。

3、因客訴之故，而影響應收款項回收時，會計部門于計算業務人應收帳款回收率的績效獎金時，應依據“客戶抱怨處理表〞所列料號之應收金額予以扣除。

4、業務人員收到成品倉儲填回的“成品退貨單〞應在以下三種方式中擇——取得退貨證明:。

(1)收回原開立統一發票，要求買受人在發票上蓋統一。

(2)收回注明退貨數量、單價、金額及實收數量、單價金額的原開立統一發票的影印本，且務必由買受人蓋統一。

(3)填寫“銷貨退回證明單〞由買受人蓋統一后簽回，取得上述文件后與成品銷貨退回單一并送會計部作帳。

5、客訴處理結果為銷貨折讓時，業務人員依核決結果開立“銷貨折讓證明單〞依—以下三種方式取得折讓證明:。

(1)收回注明折讓單價，金額及實收單價、金額的原開立統一發票影印本，影印本上務必由買受人蓋買受人蓋統一。

(2)填寫“銷貨折讓證明單〞由買受人蓋統一后簽回。

取得上述文件之后與“銷貨折讓證明單〞一并送會計科作帳。

第十四條：處理時效逾期的反響。

總經理室于客訴案件處理過程中，對于逾期案件應開立“催辦單〞催促有關部門處理，對于已結案的案件，應查核各部門處理時效，對于處理時效逾期案件，得開立“治辦單〞送有關部門追查逾期原因。

第十五條：實施與修訂。

本方法呈總經理核準后實施，修訂時亦同。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇三

為及時、有效地處理客戶的投訴及意見反饋，切實保障客戶的利益，提高服務質量，完善服務制度，經合伙人會議討論決定，特制定本制度。

（一）電話或上門的投訴和意見反饋由總臺接待并轉專門負責人受理。

（二）書面的投訴和意見反饋由行政總臺負責受理。

（三）司法行政機關、律師協會轉來的投訴和意見反饋由專門負責人受理。

（四）接待受理人員的工作：

1、填寫投訴或意見反饋處理登記表及臺帳；

2、留存相關材料的原件；

3、將相關材料及處理登記表按規定轉給相關處理人員。

（一）被投訴人應當回避。

（二）先由專門負責人出具書面意見，再由業務分管合伙人處理，如分管合伙人不在，則由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務會議或合伙人會議討論決定。

（三）處理人員應當對相關事情及材料的真實性進行調查。

（四）涉及原則性問題或重大問題的投訴，應召開所務會議或合伙人會議討論處理方案，并確定是否向相關管理部門通報。

（五）應及時與投訴人或意見反饋人聯系，明確告知處理的工作安排狀況。

（六）處理人員應當簽署明確處理意見，并將相關材料移交專門負責人，由專門負責人組織實施。

（七）處理工作的注意事項：

1、相關人員在受理或處理相關事宜時，不得與投訴人發生爭執；

2、處理投訴應當認真、細致，仔細核查相關狀況的細節；

3、應盡可能緩解投訴人的情緒，但在作來源理決定前不得做任何承諾；

4、處理人員不得將投訴及處理事宜告知不相關人員；

5、原則上要求采用書面形式回復意見。

（一）處理完結后的所有材料由行政人員歸檔備查。行政人員應按年度建立案宗。

（二）調查相關人員對處理意見的滿意度。

（三）如投訴人或被投訴人對處理意見不滿意，應及時向處理人員反映，并做好后續工作。

（四）將處理意見及相關狀況及時反饋給專門負責人。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇四

為及時、有效地處理客戶的投訴及意見反響，切實保障客戶的利益，提高效勞質量，完善效勞制度，經合伙人會議討論決定，特制定本制度。

一、投訴及意見反響的接待和受理工作。

(一)電話或上門的投訴和意見反響由總臺接待并轉專門負責人受理。

(二)書面的投訴和意見反響由行政總臺負責受理。

(三)司法行政機關、律師協會轉來的投訴和意見反響由專門負責人受理。

(四)接待受理人員的工作:。

1、填寫投訴或意見反響處理登記表及臺帳；

2、留存相關材料的原件；

3、將相關材料及處理登記表按規定轉給相關處理人員。

二、投訴和意見反響的處理工作。

(一)被投訴人應當回避。

(二)先由專門負責人出具書面意見，再由業務分管合伙人處理，如分管合伙人不在，那么由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務會議或合伙人會議討論決定。

(三)處理人員應當對相關事情及材料的'真實性進行調查。

(四)涉及原那么性問題或重大問題的投訴，應召開所務會議或合伙人會議討論處理方案，并確定是否向相關管理部門通報。

(五)應及時與投訴人或意見反響人聯系，明確告知處理的工作安排狀況。

(六)處理人員應當簽署明確處理意見，并將相關材料移交專門負責人，由專門負責人組織實施。

(七)處理工作的考前須知:。

1、相關人員在受理或處理相關事宜時，不得與投訴人發生爭執；

2、處理投訴應當認真、細致，仔細核查相關狀況的細節；

3、應盡可能緩解投訴人的情緒，但在作來源理決定前不得做任何承諾；

4、處理人員不得將投訴及處理事宜告知不相關人員；

5、原那么上要求采用書面形式回復意見。

三、信息反響及資料存檔工作。

(一)處理完結后的所有材料由行政人員歸檔備查。行政人員應按年度建立案宗。

(二)調查相關人員對處理意見的滿意度。

(三)如投訴人或被投訴人對處理意見不滿意，應及時向處理人員反映，并做好后續工作。

(四)將處理意見及相關狀況及時反響給專門負責人。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇五

第一條為保證客戶（終端消費者、代理商、加盟商）對本公司商品銷售所發生的客戶投訴案件有統一規范的處理手續和方法，防范類似情況再次發生，特制定本辦法。

第二條本辦法所指客戶投訴案件系指出現第三條所列事項，客戶提出減價、退貨、換貨、損害賠償、批評建議等。

第四條本公司各類人員對投訴案件的處理，應以謙恭禮貌、迅速周到為原則。各被投訴部門應盡力防范類似情況的再度發生。

第七條各門店接到投訴后，應確認其投訴理由是否成立，呈報上級主管裁定是否受理。如屬客戶原因，應迅速答復客戶，婉轉講明理由，請客戶諒解。

第九條行政人事部在接到上述第一種情況的投訴記錄卡時，要確定具體受理部門，指示受理部門調查。

第十一條受理部門將調查情況匯總，填制“投訴調查報告”，隨同原投訴書一同交主管審核后，交行政人事部。

第十二條行政人事部收到調查報告后，經整理審核附具體意見后，呈報總經理批閱，回復受理部門。

第十三條受理部門根據行政人事部意見，形成具體處理意見，報請上級主管審核。

第十四條受理部門根據主管審核意見，返回營運部客服，由客服以書面或者口頭形式答復客戶。

第十五條客戶投訴記錄卡中應寫明投訴客戶名稱、客戶要求、受理時間和編號、受理部門處理意見。

第十七條調查報告內容包括發生原因、具體經過、具體責任者、結論、對策和防范措施。

第十八條投訴處理中的.折價、賠償處理依照有關銷售業務處理規定處理。

第二十五條本辦法所涉及到的投訴，以營運部客服為主，行政人事部負責案件的檢查、監督、落實與協調。

第二十六條投訴處理期限：至接到投訴7天結案。

第二十七條行政人事部應于每月初10日內填報投訴統計表，呈報總經理審核。

第二十八條本辦法從20xx年xx月xx日開始執行。本辦法最終解釋權屬公司行政人事部。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇六

（一）聽清楚：在接待用戶投訴時，應耐心聽用戶講完，聽清楚用戶投訴的內容，不得打斷用戶說話，更不能急于說話。

（二）問清楚：待用戶講完后，要進一步問清楚有關情況。

切記與用戶正面辯駁，應客觀冷靜地引導用戶敘述清楚實際情況。

（三）跟清楚：受理用戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復用戶為止。

對不能解決的投訴，應委婉向用戶講清楚，并確定下次回復的'時間。

（四）復清楚：對用戶的投訴在充分了解有關情況后，應及時把處理的過程及結果清楚地回復用戶，以表明用戶的投訴以得到足夠的重視和妥善的解決。

（五）記清楚：處理用戶投訴后，應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄于用戶意見受理表內，由用戶加蓋意見后收回存檔。

（六）報告：重大投訴，必須馬上報各部門主管或公司領導。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇七

1目的：

1.1提高效勞質量，提升在客戶心目中的企業形象；

1.3明確投訴分類和投訴處理途徑，以及各類投訴的處理權責；

2.1按投訴對象：

2.1.2產品質量投訴：主要由于產品品質或客戶在服用中的不良反響造成；

2.2按投訴的有效性：

2.2.1有效投訴：指客戶投訴確實由我們工作失誤造成；

2.2.2無效投訴：指客戶投訴是由于對我們工作的誤會造成；

3.4總結原那么：處理好投訴還需建立投訴總結，為今后的工作作出改良和完善。

4細化：

4.1效勞質量投訴：

4.1.1客戶直接反映到公司銷售部的，假設不能馬上處理的，登記詳細內。

容，報區域負責人或營銷總監，營銷總監及區域經理在1個工作日內作出處理意見；

4.2產品質量投訴：

4.3藥品不良反響投訴：

4.3.2解釋正常范圍內的投訴問題，如頭暈現象如何預防，專業性問題由技術部解答；

4.3.3技術部根據銷售部后勤，上報的資料1個工作日內給客戶回復，并。

作登記；

4.4權責：

4.5罰那么：

4.5.2當月被投訴超過3次〔含〕者公開批評并負鼓勵200元；

4.5.3當月被投訴超過4次〔含〕者公開批評并負鼓勵300元；

4.5.4投訴超過5次，并情節嚴重者予以辭退。

4.5.5年終評比，無投訴的給予一定獎勵；

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇八

為求迅速處理客戶投訴(客訴)案件，維護公司的信譽，促進質量改善與售后效勞，制定本方法。

第二條范圍。

包括客訴表單編號原那么，客訴的處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限，核決權限及處理逾期反響等工程。

第三條適用時機。

凡本公司產品遇客戶反響質量異常的申訴(以下簡稱“客訴〞)時，依本施行方法的規定辦理。(如未造成損失時業務部或有關單位前往處理時，應填報“異常處理單〞反響有關單位改善)。

第四條進行客訴處理時，必須依據客訴處理程序來進行。

第五條客訴分類。

客訴處理作業依客訴異常原因的不同區分為：

(一)非質量異常客訴發生原因(指人為因素造成)。

(二)質量異。

常客訴發生原因。

第六條處理部門。

第七條處理職責。

各部門客訴案件的處理職責。

(一)業務部門。

1．詳細檢查客訴產品的訂單編號、料號、數量、交運日期。

2.了解客訴要求及確認客訴理由。

3．協助客戶解決疑難或提供必要的參考資料。

4．迅速傳達處理結果。

(二)質量管理部。

1．進行客訴案件的調查、上報以及責任人員的擬定。

2．發生原因及處理、改善對策的檢查、執行、催促。

3．客訴質量的檢驗確認。

(三)總經理室生產管理組。

1．客訴案件的登記，處理時效管理及逾期反響。

2．客訴內容的審核、調查、上報。

3.處理方式的擬定及責任歸屬的判定。

4．改善客訴方案的提出、執行成果的催促及效果確認。

5．協助有關部門進行客訴的調查及妥善處理。

6．客訴處理中提出客訴反響的意見，并上報有關部門進行追蹤改善。

(四)制造部門。

1．針對客訴內容進行詳細調查，并擬定處理對策及執行檢查。

2.提報生產單位、機班別、生產人員，及生產日期。

第八條客訴處理表編號原那么。

(一)客訴處理的編號原那么。

年度(某某)月份(某某)流水編號(某某)。

(二)編號周期以年度月份為原那么。

第九條客戶反響調查及處理。

(二)為及時了解客戶反響異常內容及處理情況，由質量管理部或有關人員于調查處理后三天內提出報告,上報總經理批示。

(三)總經理室生產管理組接到業務部門的“客戶抱怨處理表〞后即編列客訴編號并登記于“客戶抱怨案件登記追蹤表〞后,送質量管理部追查分析原因及判定責任歸屬部門后，送生產單位分析異常原因并擬定處理對策，并送經理室批示意見，另依異常狀況送研發部提示意見，再送回總經理室查核后送回業務部門擬定處理意見，再根據總經理室的綜合意見后，依核決權限再送回業務部依批示處理。

(四)業務人員收到總經理室送回的“客戶抱怨處理表〞時，應立即向客戶說明、交涉，并將處理結果填入表中，經主管核閱后送回總經理室。

(五)總經理室生產管理組接到業務部填具交涉結果的“客戶抱怨處理表〞。

后，應于一日內就業務與工廠的意見加以分析作成綜合意見，依據核決權限分送業務部經理、副總經理或總經理核決。

(六)判定發生單位，假設屬我方質量問題應另擬定處理方式，改善方法是否需列入追蹤(人為疏忽免列案追蹤)作明確的判定，并依“客訴損失金額核算基準〞(附件1)及“客訴罰扣判定基準〞擬定責任部門損失金額，個人懲辦種類呈主管批示后，依罰扣標準辦理，假設涉及行政處分那么依“客訴行政處理原那么〞辦理。

(七)經核簽結案的“客戶抱怨處理表〞第一聯質量管理部存，第二聯制造部門存，第三聯送業務部門依批示辦理，第四聯送會計科存，第五經理室存。

(八)“客戶抱怨處理表〞會決后的結論，假設客戶未能接受時業務部門應再填一份新的“客戶抱怨處理表〞附原抱怨表一并呈報處理。

(九)總經理室生產管理組每月十日前匯總上月份結案的案件于“客訴案件統計表〞會同制造部、質量管理部、研發部及有關部門主管判定責任歸屬確認及比率并檢查各客訴工程進行檢查改善對策及處理結果。

(十)業務部門不得超越核決權限與客戶做任何處理的答復協議或成認。對“客戶抱怨處理表〞的批示事項據以書信或電話轉答客戶(不得將“客戶抱怨處理表〞影印送客戶)。

(十一)各部門對客訴處理決議有異議時得以“簽呈〞專案呈報處理。

(十二)客訴內容假設涉及其他公司，原物料供給商等的責任時由總經理室會同有關單位。

共同處理。

(十三)客訴不成立時，業務員在接到“客戶抱怨處理表〞時，在規定收款期收回應收帳款，如客戶有異議時，再呈報上級進行處理。

第十條客訴案件處理期限。

(一)“客戶抱怨處理表〞處理期限自總經理室受理起國內十五天國外二十天內結案。

(二)各單位客訴處理作業流程及處理期限。

第十一條客訴金額核決權限。

第十二條客訴責任人員處分及獎金處分。

(一)客訴責任人員處分。

總經理室生產管理組每月十日前應審視上月份結案的客訴案件，凡經批示為行政處分，經整理后送人事單位并在“人事公布單〞上公布。

(二)客訴績效獎金處分。

制造部門、業務部門及效勞部的`的責任歸屬單位或個人由總經理室依客訴案件發生的工程原因決定責任歸屬單位，并開立“獎罰通知單〞呈總經理批準后復印三份,一份自存，一份會計單位查核，一份送處分部門處分獎金。

第十三條成品退貨帳務處理。

(一)業務部門于接到已結案的“客戶抱怨處理表〞第三聯后依核決的處理方式處理：

1．折讓、賠款2業務人員應依“客戶抱怨處理單〞開立“銷貨折讓證明單〞一式二聯，呈經副)理、總(副)經理核簽及送客戶簽章后一份存業務部，一份送會計作帳。

2．退貨、重處理：即開立“成品退貨單〞注明退貨原因，處理方式及退回依據后呈經(副)理批示后，除第一聯自存催促外其余三聯送成品倉儲據以辦理收料。

(二)會計科依據“客戶抱怨處理表〞第四聯中經批示核定的退貨量與“成品退貨單〞的實退量核對無誤后，即開立傳票辦理轉帳，但假設數量、金額不符時依左列方式辦理。

1．實退量小于核定量或實退量大于核定量于一定比率(即以該客戶訂制時注明的“超量允收比率，假設客戶未注明時依本公司規定)以內時，應依“成品退貨單〞的實退數量開立“傳票〞辦理轉帳。

2．成品倉儲收到退貨，應依業務部送來的“成品退貨單〞核對無誤后，予以簽收(如實際與成品退貨單所載不符時，得請示后依實際情況簽收)。“成品退貨單〞第二聯成品倉儲存。第三聯會計科存，第四聯業務部存。

除。

4．業務人員收到成品倉儲填回的“成品退貨單〞應在以下三種方式中擇——取得退貨證明：

(1)收回原開立統一發票，要求買受人在發票上蓋統一發票章。

(2)收回注明退貨數量、單價、金額及實收數量、單價金額的原開立統一發票的影印本，且必須由買受人蓋統一發票章。

(3)填寫“銷貨退回證明單〞由買受人蓋統一發票章后簽回，取得上述文件后與成品銷貨退回單一并送會計部作帳。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇九

為了迅速處理客護投訴案件，防止擴大影響，維護公司信譽，促進質量改善與售后效勞，制定本制度。

第一條適用范圍。

本制度適用于本公司在銷售效勞和售后效勞中的以下投訴：

1、與產品質量有關的投訴。

2、與新車銷售購銷合同有關的投訴。

3、與維修質量有關的投訴。

4、與效勞質量有關的投訴。

5、客戶提出的各類提案，建議，批評與意見。

1、預防原那么。為防患于未然，本制度要求如下：

〔1〕提高全體員工的素質和業務能力。

〔2〕加強企業內外部的信息交流。

〔3〕保持全心全意為公司和客戶著想的工作態度。

2、及時原那么。各部門通力合作，迅速做出反響，力爭在最短的時間內全面解決問題，給投訴者一個及時的圓滿答復。

3、責任原那么。本制度規定責任原那么含義如下：

〔1〕確定投訴處理責任。

〔2〕確定造成客戶投訴的責任部門和責任人。

〔3〕確定客戶投訴得不到及時圓滿解決的責任。

4、記錄原那么。

對每一起客戶投訴做詳細記錄，為企業吸取教訓，總結投訴處理經驗，加強投訴管理提供珍貴的原始資料。

客戶關系參謀/客戶關系專員。

判定投訴性質和類別及受理責任人。

協助受理責任人調查原因和處理投訴。

跟進投訴處理的進程。

配合業務部門制定預防糾正措施。

監督預防糾正措施的落實。

銷售經理/效勞經理。

本部門的主要投訴受理人。

調查原因和直接責任者。

提出具體解決方法。

預防糾正措施的制定和落實。

總經理。

投訴解決方案的批準。

批準預防糾正措施并指派人員進行監督。

檢查預防糾正措施的`落實。

對一般意義的客戶投訴，本制度規定投訴處理的主要步驟如下：

1、客戶關系參謀或客戶關系經理詳細記錄客戶投訴內容，包括投訴時間、投訴內容、投訴人、投訴人車牌號等信息，認真傾聽，保持冷靜；同情理解并撫慰客戶。

2、客戶關系經理調查原因后判定投訴性質。首先確定客戶投訴的類別；判定客戶投訴理由是否充分，投訴要求是否合理，然后填寫客戶投訴處理表確定投訴處理責任。按照客戶投訴內容分類，確定具體的受理部門。

3、投訴受理責任人調查原因。查明出現客戶投訴的具體原因和具體責任者，在一個工作日內提出解決方法。

4、投訴解決方法經總經理同意后，客戶關系專員或客戶關系經理迅速通知客戶，并盡快反響客戶反響。

5、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度。

7、對投訴處理過程進行總結與綜合評價，提出改善對策并落實。

對重大客戶投訴，本制度規定投訴處理的主要步驟如下：

1、客戶關系參謀或客戶關系經理詳細記錄客戶投訴內容。

2、客戶關系經理將投訴內容迅速傳遞給責任部門經理、總經理，并立即召緊急會議，商磋解決方法。

3、擬訂解決方法后由業務部門經理和客戶關系經理出面與客戶協商解決。

4、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度。

5、對投訴處理過程進行總結與綜合評價，提出改善對策并落實。

第五條投訴受理人員對投訴案件的處理，應以謙恭，禮貌，迅速，周到為原那么。

第六條處分制度。

1、依照投訴所造成的損失大小對具體責任者和部門主管進行責任處分。

2、對不及時處理投訴造成延誤的投訴受理人進行責任處分。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十

為加強對客戶投訴處理工作的質量管理，牢固樹立“以顧客為中心〞的效勞意識，提高效勞水平和工作質量，密切同客戶的關系，提高客戶滿意度，進一步搞好銷售工作，特制訂本管理制度。

1、電話投訴。

接到客戶的電話投訴能解答的當即解答，不能解答的立即建立客戶投訴表把客戶的姓名，地址、電話號碼、以及投訴的資料，立即同相關部門聯系狀況，在24小時答復客戶，在客戶咨詢登記表記錄答復結果。

收到客戶的書面投訴，要立即向營銷辦管理部匯報，請示。并在24小時內給客戶進行登記、回復客戶確認。

客戶當面口頭投訴或轉交投訴在24小時登記，并按按投訴資料分類處理。

處理方法分四種狀況：

3.1投訴資料是產品質量(口感，風味、包裝)的問題，由質量部的專業人。

員去進行調查。根據調查原因能立即解答的，立即解答。不能立即解答的，立即和上級部門領導匯報，質量部進行整改處理方案，給客戶承諾三個工作日的回復期限和投訴答復狀況。

3.2客戶產品退貨是指產品出現沉淀，較大懸浮物，質量部根據調查，狀況事實，按退貨的流程辦理。如果因客戶倉儲不當導致的.包裝發霉，瓶蓋扭斷，滲漏等現象不屬于質量事故不給于退貨。如果是在出庫15天內發霉，質量部會根據銷售出庫審核表進行審核，狀況屬實，按退貨的受理流程辦理無條件退貨。

3.3投訴資料是產品的售后效勞，工作人員的失職，工作態度等營管辦會對被投訴的當事人進行通報批評，并且將處分和批評的結果反響給客戶。

3.4投訴資料是客戶對工作人員誤解的，營管辦負責人根據狀況的真實對客戶進行解答，消除客戶與工作人員的誤會。

客戶投訴處理期限不能超過三個工作日，特殊狀況不能超過七個工作日。

1、客戶投訴的職責部門在投訴處理完畢后，營管辦在24小時內會將客戶處理反響單反響給投訴客戶，征求投訴客戶對處理結果的意見和推薦，努力做到客戶對全良液售后效勞的認可。

2、公司營管辦對各職責部門的投訴處理結果進行抽查驗證。公司營管辦做好投訴登記和處理歸檔工作，資料保存一年，重要的資料長期保存。

營銷辦管理部對客戶投訴狀況進行分類統計，分析客戶投訴與期望值，綜合評價，由營銷總監每周或者每月的例會提出整改推薦，改善工作和效勞策略，提高效勞水平。

營銷辦管理部門要做到投訴件件有落實，事事有回復，認真填寫客戶抱怨投訴登記表，和客戶投訴處理單，由營銷辦管理進行保存。

客戶投訴考核按投訴一次扣一分，以此類推。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十一

為了迅速處理客護投訴案件，避免擴大影響，維護公司信譽，促進質量改善與售后服務，制定本制度。

本制度適用于本公司在銷售服務和售后服務中的下列投訴：

1、與產品質量有關的投訴。

2、與新車銷售購銷合同有關的投訴。

3、與維修質量有關的投訴。

4、與服務質量有關的投訴。

5、客戶提出的各類提案，建議，批評與意見。

1、預防原則。為防患于未然，本制度要求如下：

（1）提高全體員工的素質和業務能力。

（2）加強企業內外部的信息交流。

（3）保持全心全意為公司和客戶著想的工作態度。

2、及時原則。各部門通力合作，迅速做出反應，力爭在最短的時間內全面解決問題，給投訴者一個及時的圓滿答復。

3、責任原則。本制度規定責任原則含義如下：

（1）確定投訴處理責任。

（2）確定造成客戶投訴的責任部門和責任人。

（3）確定客戶投訴得不到及時圓滿解決的責任。

4、記錄原則。

對每一起客戶投訴做詳細記錄，為企業吸取教訓，總結投訴處理經驗，加強投訴管理提供寶貴的原始資料。

客戶關系顧問/客戶關系專員。

判定投訴性質和類別及受理責任人。

協助受理責任人調查原因和處理投訴。

跟進投訴處理的進程。

配合業務部門制定預防糾正措施。

監督預防糾正措施的落實。

銷售經理/服務經理。

本部門的主要投訴受理人。

調查原因和直接責任者。

提出具體解決辦法。

預防糾正措施的制定和落實。

總經理。

投訴解決方案的批準。

批準預防糾正措施并指派人員進行監督。

檢查預防糾正措施的落實。

對一般意義的客戶投訴，本制度規定投訴處理的主要步驟如下：

1、客戶關系顧問或客戶關系經理詳細記錄客戶投訴內容，包括投訴時間、投訴內容、投訴人、投訴人車牌號等信息，認真傾聽，保持冷靜；同情理解并安慰客戶。

2、客戶關系經理調查原因后判定投訴性質。首先確定客戶投訴的類別；判定客戶投訴理由是否充分，投訴要求是否合理，然后填寫客戶投訴處理表確定投訴處理責任。按照客戶投訴內容分類，確定具體的受理部門。

3、投訴受理責任人調查原因。查明出現客戶投訴的具體原因和具體責任者，在一個工作日內提出解決辦法。

4、投訴解決辦法經總經理同意后，客戶關系專員或客戶關系經理迅速通知客戶，并盡快反饋客戶反應。

5、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度。

7、對投訴處理過程進行總結與綜合評價，提出改善對策并落實。

對重大客戶投訴，本制度規定投訴處理的主要步驟如下：

1、客戶關系顧問或客戶關系經理詳細記錄客戶投訴內容。

2、客戶關系經理將投訴內容迅速傳遞給責任部門經理、總經理，并立即召緊急會議，商磋解決辦法。

3、擬訂解決辦法后由業務部門經理和客戶關系經理出面與客戶協商解決。

4、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度。

5、對投訴處理過程進行總結與綜合評價，提出改善對策并落實。

1、依照投訴所造成的損失大小對具體責任者和部門主管進行責任處罰。

2、對不及時處理投訴造成延誤的投訴受理人進行責任處罰。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十二

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十三

第一條：目的。

為保障核心潛力的實現，規范客戶投訴處理程序，及時、公正、合理地解決客戶投訴案件，特制定本細則。

第二條：適用范圍。

本辦法適用于公司客戶服務部。

第三條：職責與權限。

(2)公司任何部門及個人有職責和義務協助客戶投訴調查工作。

第四條：按投訴資料分類，能夠分為：服務投訴和業務投訴。

第五條：按投訴的投遞方式分類，能夠分為：電話投訴和聊天工具投訴。

第六條：按投訴的判定性質分類，能夠分為有效投訴和無效投訴。

第七條：服務投訴案件有以下特征：

(1)對待客戶態度生硬粗暴、不理不睬或者出言不遜的。

(2)工作中違反公司承諾，給客戶造成麻煩和不便的。

(3)違反公司員工行為規范、服務規范，時客戶產生反感或不滿的。

(4)員工在工作中沒有履行自己應盡職責的。

(5)員工帶給服務時態度傲慢、不負職責的。

第八條：業務投訴案件有以下特征：貨差類投訴、時效類投訴(卸貨、送貨、接貨等不及時)、信息類投訴(gps跟蹤貨物錯誤、手機信息反饋信息錯誤、簽收信息錯誤等)、保險理賠投訴等。

第九條：具有以下特征的投訴案件為無效投訴：

(1)經調查證實事實與投訴方敘述有嚴重出入，且引發爭端的職責在投訴方。

(2)因要求帶給企業承諾外去公司命令禁止的服務而沒有得到滿足的。

(3)尋釁滋事，以投訴相要挾的。

(4)無具體投訴事實的匿名投訴，或匿名投訴反映的問題經調查主要事實不成立的。

(5)投訴者帶給的事實不全，無法對歷史進行追溯并無法核實取證的。

(6)對企業或員工服務態度不滿在一個月以后提出來的。

第十條：根據有效投訴案件的嚴重程度可分為惡性投訴案件和一般性投訴案件。

(1)在報紙、網絡等新聞媒體影響范圍較大的投訴案件為惡性投訴案件。

(2)與客戶發生沖突或造成較大社會影響的投訴案件為惡性投訴案件。

(3)其他經調查確定為有效投訴案件為一般性投訴案件。

第十一條：根據無效投訴的投訴動機可分為一般無效投訴和惡意投訴。

(1)因投訴方對公司的服務承諾或者對策、制度理解有偏差而提起的投訴一般為無效投訴。

(2)客戶因不正當要求沒有得到滿足提起的投訴為惡意投訴。

(3)匿名投訴的問題經調查基本事實不成立的投訴為惡意投訴。

第十二條：當接到客戶投訴時，務必認真聽取投訴人的陳述，問明陳述人的姓名、電話、投。

訴對象及投訴案件的經過，并做好記錄。

第十三條：投訴接待完畢后，認真填寫《客戶投訴管理登記表》。

第十四條：客戶投訴案件由客戶服務部安排人員調查。

第十五條：調查人員在進行調查時務必注意以下事項：

(1)以事實為依據，公平、公正、客觀地進行調查取證。

(2)調查過程中應按照員工行為準則嚴格要求自己，堅持良好的服務態度，展現應有的職業素質。

(3)只負責調查事情的真相，無權對任何一方做出任何形式的承諾。

(4)在客戶投訴案件調查清楚后，應與投訴雙方及被投訴人或者直接領導進行溝通，陳述事實經過。

(5)調查應不僅僅僅局限于客戶投訴案件的經過與事實，還應關注在事件的構成過程中存在的管理漏洞和問題。

第十六條：在接到投訴30分鐘內提來源理方案或者解決辦法，并盡快回復客戶處理結果。

第十七條：如果客戶投訴問題解決不了，應及早上報直接領導，并回復客戶耐心等待。

第六章：投訴記錄與統計。

第十八條：每月進行一次對客戶投訴受理和處理狀況的匯總分析，出具投訴分析報告，激勵相關人員不斷進行工作。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十四

1、樹立良好企業形象，共同維護公司利益和良好聲譽。

2、提高工作效率，優化服務質量，提高客戶信心，確保客戶滿意。

xx物業管理服務有限公司屬下各項目及公司內部相關業務部門。

1、凡屬xx公司之員工，當接到顧客投訴時，必須聆聽，同時將顧客投訴的時間、姓名、住址、聯系電話號碼及投訴主題詳細記錄，并將相關信息及時反饋客戶中心前臺（一般情況下在24小時內反饋）。

2、客戶中心前臺接到投訴信息后，必須做好匯總、核實、分析，根據各種投訴性質和程度及時作出相應的處理辦法，并于12小時內向相關部門傳遞，要求限期處理和回復。

3、屬非合理投訴事項的，客戶中心須向顧客耐心解釋，力求給予顧客諒解和寬容，對于難以說服的顧客，則由部門負責人須出面協調解決。

4、屬日常投訴合理事項的，相關責任部門接到客戶中心傳遞信息或調度后，須及時核實，并組織落實相應工作，若遇特殊情況或客觀等原因不能按規定時間完成工作的，須在接到調度后的2個小時內向客戶中心前臺作出回應，以便向顧客回復。

5、相關部門將問題處理妥善后，須于2小時內反饋客戶中心，以便跟進驗證和回訪顧客（回訪時效在2個工作日內執行）。

6、屬緊急搶險搶修、重要重大或需要開發商解決等事項，接報人或前臺人員須于3分鐘內知會相關部門作應急處理；各管理處負責人遇不能解決之重要重大事項，須于接報后的5分鐘內上報物業公司主管領導，并于24小時內提交相關書面報告。

7、物業公司主管領導遇不能協調解決的重要重大事項，須于接報后的10分鐘內電話上報董事領導決策處理（并在48小時內提交書面報告）；處理完畢后，由發展商客戶服務部會同物業公司于8小時內跟進驗證，并于完成后的2個工作日內回訪客戶。

8、首問人（即第一時間與客戶接觸和接報投訴的人），必須負責跟進客戶中心處理進度情況，客戶中心協調處理完畢，須于2小時內反饋首問責任人。

9、每周每月由客戶中心作統計評估分析報告，并反饋董事辦、總經辦和開發商客戶服務部。

10、不按本規定及相關工作流程配合工作，而影響整體運作或引起客戶矛盾激化或有損公司利益和聲謄的，視其責任輕重程度，根據公司制度，分別給予書面警告、記過、記大過、降級或開除處理；對工作表現出色或對公司有卓越貢獻的，經相關部門和公司董事領導認可，分別給予嘉獎、記小功、記大功或頒發獎金等鼓勵。

以上規定，于20xx年8月15日正式試行。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十五

為求迅速處理客戶投訴(客訴)案件，維護公司的信譽，促進質量改善與售后服務，制定本辦法。

第二條：范圍。

包括客訴表單編號原則，客訴的處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限，核決權限及處理逾期反應等項目。

第三條：適用時機。

有關單位前往處理時，應填報“異常處理單”反應有關單位改善)。

第四條：進行客訴處理時，務必依據客訴處理程序來進行。

第五條：客訴分類。

客訴處理作業依客訴異常原因的不同區分為:。

(一)非質量異常客訴發生原因(指人為因素造成)。

(二)質量異常客訴發生原因。

第六條：處理部門。

第七條：處理職責。

各部門客訴案件的處理職責。

(一)業務部門。

1、詳細檢查客訴產品的訂單編號、料號、數量、交運日期。

2、了解客訴要求及確認客訴理由。

3、協助客戶解決疑難或帶給必要的參考資料。

4、迅速傳達處理結果。

(二)質量管理部。

1、進行客訴案件的調查、上報以及職責人員的擬定。

2、發生原因及處理、改善對策的檢查、執行、督促。

3、客訴質量的檢驗確認。

(三)總經理室生產管理組。

1、客訴案件的登記，處理時效管理及逾期反應。

2、客訴資料的審核、調查、上報。

3、處理方式的擬定及職責歸屬的判定。

4、改善客訴方案的提出、執行成果的督促及效果確認。

5、協助有關部門進行客訴的調查及妥善處理。

6、客訴處理中提出客訴反應的意見，并上報有關部門進行追蹤改善。

(四)制造部門。

1、針對客訴資料進行詳細調查，并擬定處理對策及執行檢查。

2、提報生產單位、機班別、生產人員，及生產日期。

第八條：客訴處理表編號原則。

(一)客訴處理的編號原則。

年度(××)月份(××)流水編號(××)。

(二)編號周期以年度月份為原則。

第九條：客戶反應調查及處理。

(一)業務部人員于接到客戶反應產品異常時，應即查明該異常(編號、料號、交運日期、數量、不良數量)、客戶要求，并即填具“客戶抱怨處理表”(附表2)連同異常樣品簽注意見后送總經理室辦理。若客戶要求退(換)貨數量因客戶尚在加工中而無法確定時應于“客戶要求”欄注明:“客戶加工中未確定”

(二)為及時了解客戶反應異常資料及處理狀況，由質量管理部或有關人員于調查處理后三天內提出報告，上報總經理批示。

(三)總經理室生產管理組接到業務部門的“客戶抱怨處理表”后即編列客訴編號并登記于“客戶抱怨案件登記追蹤表”后，送質量管理部追查分析原因及判定職責歸屬部門后，送生產單位分析異常原因并擬定處理對策，并送經理室批示意見，另依異常狀況送研發部提示意見，再送回總經理室查核后送回業務部門擬定處理意見，再根據總經理室的綜合意見后，依核決權限再送回業務部依批示處理。

(四)業務人員收到總經理室送回的“客戶抱怨處理表”時，應立即向客戶說明、交涉，并將處理結果填入表中，經主管核閱后送回總經理室。

(五)總經理室生產管理組接到業務部填具交涉結果的“客戶抱怨處理表”后，應于一日內就業務與工廠的意見加以分析作成綜合意見，依據核決權限分送業務部經理、副總經理或總經理核決。

(六)判定發生單位，若屬我方質量問題應另擬定處理方式，改善方法是否需列入追蹤(人為疏忽免列案追蹤)作明確的判定，并依“客訴損失金額核算基準”(附件1)及“客訴罰扣判定基準”擬定職責部門損失金額，個人懲處種類呈主管批示后，依罰扣標準辦理，若涉及行政處分則依“客訴行政處理原則”辦理。

(七)經核簽結案的“客戶抱怨處理表”第一聯質量管理部存，第二聯制造部門存，第三聯送業務部門依批示辦理，第四聯送會計科存，第五聯總經理室存。

(八)“客戶抱怨處理表”會決后的結論，若客戶未能理解時業務部門應再填一份新的“客戶抱怨處理表”附原抱怨表一并呈報處理。

(九)總經理室生產管理組每月十日前匯總上月份結案的案件于“客訴案件統計表”會同制造部、質量管理部、研發部及有關部門主管判定職責歸屬確認及比率并檢查各客訴項目進行檢查改善對策及處理結果。

(十)業務部門不得超越核決權限與客戶做任何處理的答復協議或承認。對“客戶抱怨處理表”的批示事項據以書信或電話轉答客戶(不得將“客戶抱怨處理表”影印送客戶)。

(十一)各部門對客訴處理決議有異議時得以“簽呈”專案呈報處理。

(十二)客訴資料若涉及其他公司，原物料供應商等的職責時由總經理室會同有關單位共同處理。

(十三)客訴不成立時，業務員在接到“客戶抱怨處理表”時，在規定收款期收回應收帳款，如客戶有異議時，再呈報上級進行處理。

第十條：客訴案件處理期限。

(一)“客戶抱怨處理表”處理期限自總經理室受理起國內十五天國外二十天內結案。

(二)各單位客訴處理作業流程及處理期限。

第十一條：客訴金額核決權限。

第十二條：客訴職責人員處分及獎金處罰。

(一)客訴職責人員處分。

總經理室生產管理組每月十日前應審視上月份結案的客訴案件，凡經批示為行政處分，經整理后送人事單位并在“人事公布單”上公布。

(二)客訴績效獎金處罰。

制造部門、業務部門及服務部的的職責歸屬單位或個人由總經理室依客訴案件發生的項目原因決定職責歸屬單位，并開立“獎罰通知單”呈總經理批準后復印三份，一份自存，一份會計單位查核，一份送處罰部門處罰獎金。

第十三條：成品退貨帳務處理。

(一)業務部門于接到已結案的“客戶抱怨處理表”第三聯后依核決的處理方式處理:。

1、折讓、賠款2業務人員應依“客戶抱怨處理單”開立“銷貨折讓證明單”一式二聯，呈經副)理、總(副)經理核簽及送客戶簽章后一份存業務部，一份送會計作帳。

2、退貨、重處理:即開立“成品退貨單”注明退貨原因，處理方式及退回依據后呈經(副)理批示后，除第一聯自存督促外其余三聯送成品倉儲據以辦理收料。

(二)會計科依據“客戶抱怨處理表”第四聯中經批示核定的退貨量與“成品退貨單”的實退量核對無誤后，即開立傳票辦理轉帳，但若數量、金額不符時依左列方式辦理。

1、實退量小于核定量或實退量大于核定量于必須比率(即以該客戶訂制時注明的“超量允收比率，若客戶未注明時依本公司規定)以內時，應依“成品退貨單”的實退數量開立“傳票”辦理轉帳。

2、成品倉儲收到退貨，應依業務部送來的“成品退貨單”核對無誤后，予以簽收(如實際與成品退貨單所載不符時，得請示后依實際狀況簽收)。“成品退貨單”第二聯成品倉儲存。第三聯會計科存，第四聯業務部存。

3、因客訴之故，而影響應收款項回收時，會計部門于計算業務人應收帳款回收率的績效獎金時，應依據“客戶抱怨處理表”所列料號之應收金額予以扣除。

4、業務人員收到成品倉儲填回的“成品退貨單”應在下列三種方式中擇——取得退貨證明:。

(1)收回原開立統一發票，要求買受人在發票上蓋統一。

(2)收回注明退貨數量、單價、金額及實收數量、單價金額的原開立統一發票的影印本，且務必由買受人蓋統一。

(3)填寫“銷貨退回證明單”由買受人蓋統一后簽回，取得上述文件后與成品銷貨退回單一并送會計部作帳。

5、客訴處理結果為銷貨折讓時，業務人員依核決結果開立“銷貨折讓證明單”依—下列三種方式取得折讓證明:。

(1)收回注明折讓單價，金額及實收單價、金額的原開立統一發票影印本，影印本上務必由買受人蓋買受人蓋統一。

(2)填寫“銷貨折讓證明單”由買受人蓋統一后簽回。

取得上述文件之后與“銷貨折讓證明單”一并送會計科作帳。

第十四條：處理時效逾期的反應。

總經理室于客訴案件處理過程中，對于逾期案件應開立“催辦單”催促有關部門處理，對于已結案的案件，應查核各部門處理時效，對于處理時效逾期案件，得開立“治辦單”送有關部門追查逾期原因。

第十五條：實施與修訂。

本辦法呈總經理核準后實施，修訂時亦同。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十六

為規范客戶投訴/需求的定義、分類及統計分析工作，強調以客戶為中心，透過科學、系統的投訴/需求統計分析，到達完善服務資料、服務質量預警作用，實現客戶滿意度提升，切實提高公司內部質量管理水平及產品質量，特制定本制度。

2.1定義。

2.1.1客戶投訴：是客戶對公司的卡項售賣、產品質量問題，服務態度等各方面的原因，向公司反應狀況、檢舉問題，并要求得到相應的補償的一種手段。

2.1.2客戶需求：是客戶對公司非卡項售賣問題、非產品質量問題、非服務過程以及非合同承諾的一種額外需求或因誤會公司存在問題而提出的需求。

按投訴/需求的性質分：有效投訴與需求（溝通性）投訴。

2.2.1客戶有效投訴：是指由于卡項售賣、設備故障、產品質量、服務質量、服務過程等公司未實現承諾，造成客戶向公司提出不滿意的表示。

b.客戶對公司的服務質量、服務過程提出投訴；

c.客戶對卡項售賣、價格及折扣等問題提出投訴；

d.客戶對公司的產品質量問題提出投訴；

2.2.2客戶需求：是指客戶針對公司各項服務（基礎服務、對客服務）所提出的咨詢、需求及推薦，以及由于非公司因素引發的客戶不滿（包括無效投訴、非正當客戶需求）。

a、求助型：客戶有困難或問題需給予幫忙解決的。

b、咨詢型：客戶有問題或推薦向公司聯絡的。

c、發泄型：客戶帶有某種不滿，誤會等造成的內心不滿，要求把問題得到解決的。

章：客戶咨詢類：

投訴部門能直接解答的，當即解答，不能解答的錄入《客戶意見/投訴登記表》，立即同相關部門聯系了解狀況，在24小時內答復客戶，在《客戶意見/投訴登記表》記錄答復結果。

章：客戶意見類：

由接收部門錄入《客戶意見/投訴登記表》向部門主管或經理匯報、請示。需要回復的，要給客戶承若必須回復期限，待領導作出批示后向答復推薦被采用狀況。

職責部門接到投訴后，要根據資料分類處理，要求職責部門有專人進行調查：

銷售類：屬于信息不對稱的、工作失誤的、誤導客戶的等，造成客戶投訴，一經查證，按公司規章制度對當事人進行處理，并使其立即糾正，同時根據實際狀況及時整改。如造成公司重大經濟損失的（以公司各項規章制度為標準），由當事人進行賠償，立即開除處理，并向公安機關報案處理。

會員類：屬于客戶自身問題或誤解引起投訴的，應做好對客戶的解釋工作，消除誤會。

備注：每周一對客戶投訴事件進行統計分析，在周會上匯報。

5、投訴分析和改善。

改善工作和服務策略，提高服務水平。

6、投訴處理期限要求。

章：客戶投訴處理期限不能超過3個工作日，特殊狀況不能超過5個工作日。

章：硬件方面投訴的，如短期內不能及時完善或整改的，向公司總經辦請示批示。

7、處理結果的反饋和歸檔。

章：接訴部門在投訴處理完畢后，將處理結果反饋給投訴人，征求投訴人對處理結果的意見和推薦。章：行政部門做好處理歸檔工作，資料保存一年，重要資料延期保存。

8、客戶投訴處理管理要求。

章：各部門務必做到投訴件件有落實，事事有回復，認真填寫，妥善保存[客戶意見/投訴登記表]章：各部門要對投訴處理過程進行總結與分析，找出問題根源，吸取經驗教訓，提出改善對策，防止同類事件的再度出現。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十七

第一條、為加強和規范我行營業網點客戶投訴處理工作，提高服務質量，以客戶為中心，切實提升我行“窗口”形象，制定本規范。

第二條、本規范適用于我行各分行及下屬各營業網點、xx直屬支行的客戶投訴管理工作。

第三條、營業網點受理客戶投訴的方式主要包括現場口頭投訴、客戶意見簿投訴、信函投訴、電話投訴等，以上各項投訴均需進行記錄。

用于記錄客戶投訴的登記簿分為客戶意見簿和意見登記簿，其中客戶意見簿由各網點放置于營業廳顯著位置，主要用于客戶日常填寫投訴意見或建議；意見登記簿用于各網點負責投訴管理的專人記錄口頭投訴、信函投訴、電話投訴等其他投訴。

回復客戶投訴，統計、分析、上報客戶投訴處理情況。營業網點所有員工均負有受理客戶投訴的義務，及在崗位處理權限內進行處理的責任。

第五條、營業網點應在醒目位置擺放客戶投訴電話公示牌，我行客戶投訴電話為0379—65921976。

第六條、營業網點受理客戶投訴實行“首問負責制”，即第一位受理客戶投訴的員工應在其處理權限內負責解決問題；若超出其權限，該員工應及時將投訴問題轉交負責客投訴管理人處理，由投訴管理人負責協調、解決，并將處理結果回復客戶；同時，投訴管理人應立即向營業網點負責人匯報、反映，爭取將客戶投訴在網點層面解決。

第七條、營業網點處理客戶投訴的基本要求。

（一）認真、耐心、誠懇地受理客戶投訴，在全面了解事實的基礎上，及時妥善處理，盡量讓客戶滿意。禁止推諉或采取粗暴的態度。

（二）堅持以客戶為中心，認真分析造成投訴的原因，不回避矛盾，能立即答復的要當場予以答復；對當場不能答復的，應在三日內回復客戶。

（三）對超出本網點處理權限的投訴，應及時向總行規范服務管理部門報告。營業網點要及時跟蹤投訴處理情況，確保及時回復客戶。

（四）處理客戶投訴時，要對客戶投訴的問題進行核實，開展詳盡的調查。

（五）對調查證實我行應負責任的投訴，責任人或責任部門要向客戶道歉，及時糾正錯誤，同時要采取相應措施，認真整改，防止類似情況再次發生。對經查證我行無責任的投訴，要耐心向客戶做好解釋工作。

第八條、現場口頭投訴處理。

（一）首位受理客戶投訴的員工要認真傾聽、記錄客戶的投訴內容，并向客戶復述主要問題，避免出現理解歧義。對能給予答復的問題，應立即向客戶解釋說明。無法答復的，應立即轉交投訴管理人。

（二）為避免產生不良影響，投訴管理人應盡可能把客戶請到不影響其他客戶的場所，積極提出解決辦法、做好與客戶溝通工作。必要時，向網點負責人報告，盡量當場予以答復。

（三）當場不能答復的，投訴管理人要安撫客戶情緒，并和客戶約定回復時限，請示網點負責人處理。投訴處理完畢后將處理情況回復客戶，投訴管理人要在意見登記薄上記錄處理和回復情況，并由網點負責人簽字確認。

（四）經網點負責人確認，客戶投訴超出本網點處理權限的，要及時將客戶投訴報總行規范服務管理部門處理。

投訴管理人應每日查閱客戶意見簿，及時了解客戶意見和建議。對屬于本網點處理權限的投訴，應及時通知責任人進行處理；對超出本網點處理權限的投訴，經網點負責人確認后，報總行規范服務管理部門處理。投訴處理完畢，投訴管理人要在客戶意見簿上回復相關處理意見，并簽字確認；客戶留有聯系方式的，必須回復客戶。

（一）投訴管理人負責客戶信函投訴。應認真將信函投訴內容記錄在意見登記薄中。

（二）屬于本網點處理權限的，投訴管理人應及時調查了解投訴情況，解決投訴問題后，將處理情況回復客戶。投訴處理完畢，投訴管理人要在意見登記薄上記錄處理和回復情況，并由網點負責人簽字確認。

（三）超出本網點處理權限的，經網點負責人確認后，投訴管理人應及時將投訴信函報總行規范服務管理部門處理。投訴信函應復印，留存備查。

（四）及時配合了解總行投訴處理情況，并在登記薄予以記錄。

第十一條、電話投訴處理。

（一）營業網點接到客戶電話投訴。

1、首位受理客戶投訴的員工要認真傾聽、記錄客戶的投訴內容，并向客戶復述主要問題，避免出現理解歧義。對能答復的問題，應立即向客戶解釋說明。無法答復的，應立即轉交投訴管理人。

2、投訴管理人接到轉交的客戶投訴后，應積極提出解決辦法、做好與客戶溝通工作，盡量當場給予答復。

3、當場不能答復的，投訴管理人要在意見登記薄上記錄客戶信息和投訴內容，并和客戶約定回復時限。調查處理后將處理情況回復客戶，并在意見登記薄上記錄處理和回復情況，由網點負責人簽字確認。

4、超出本網點處理權限的，經網點負責人確認后，負責客戶投訴管理的專人應及時將客戶投訴報總行規范服務管理部門處理。

5、及時配合了解總行投訴處理情況，并在登記薄予以記錄。

（二）客戶在營業網點現場撥打客戶服務電話，并將電話轉交營業人員接聽時。

1、受理人員在確認對方為客服后，應認真如實解答相關問題。

2、受理人員應積極與客服共同妥善處理投訴，不得拒絕接聽或強行掛斷電話，嚴禁在客戶面前與客服人員發生爭執。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十八

為及時、有效地處理客戶的投訴及意見反饋，切實保障客戶的利益，提高服務質量，完善服務制度，經合伙人會議討論決定，特制定本制度。

(一)電話或上門的投訴和意見反饋由總臺接待并轉專門負責人受理。

(二)書面的投訴和意見反饋由行政總臺負責受理。

(三)司法行政機關、律師協會轉來的投訴和意見反饋由專門負責人受理。

(四)接待受理人員的工作:。

1、填寫投訴或意見反饋處理登記表及臺帳；

2、留存相關材料的原件；

3、將相關材料及處理登記表按規定轉給相關處理人員。

(一)被投訴人應當回避。

(二)先由專門負責人出具書面意見，再由業務分管合伙人處理，如分管合伙人不在，則由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務會議或合伙人會議討論決定。

(三)處理人員應當對相關事情及材料的真實性進行調查。

(四)涉及原則性問題或重大問題的投訴，應召開所務會議或合伙人會議討論處理方案，并確定是否向相關管理部門通報。

(五)應及時與投訴人或意見反饋人聯系，明確告知處理的工作安排狀況。

(六)處理人員應當簽署明確處理意見，并將相關材料移交專門負責人，由專門負責人組織實施。

(七)處理工作的注意事項:。

1、相關人員在受理或處理相關事宜時，不得與投訴人發生爭執；

2、處理投訴應當認真、細致，仔細核查相關狀況的細節；

3、應盡可能緩解投訴人的情緒，但在作來源理決定前不得做任何承諾；

4、處理人員不得將投訴及處理事宜告知不相關人員；

5、原則上要求采用書面形式回復意見。

(一)處理完結后的所有材料由行政人員歸檔備查。行政人員應按年度建立案宗。

(二)調查相關人員對處理意見的滿意度。

(三)如投訴人或被投訴人對處理意見不滿意，應及時向處理人員反映，并做好后續工作。

(四)將處理意見及相關狀況及時反饋給專門負責人。

客戶投訴管理制度（實用19篇）篇十九

為求迅速處理客戶投訴(客訴)案件，維護公司的信譽，促進質量改善與售后服務，制定本辦法。

第二條范圍。

包括客訴表單編號原則，客訴的處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限，核決權限及處理逾期反應等項目。

第三條適用時機。

凡本公司產品遇客戶反應質量異常的申訴(以下簡稱“客訴”)時，依本施行辦法的規定辦理。(如未造成損失時業務部或有關單位前往處理時，應填報“異常處理單”反應有關單位改善)。

第四條進行客訴處理時，必須依據客訴處理程序來進行。

第五條客訴分類。

客訴處理作業依客訴異常原因的不同區分為：

(一)非質量異常客訴發生原因(指人為因素造成)。

(二)質量異。

常客訴發生原因。

第六條處理部門。

第七條處理職責。

各部門客訴案件的處理職責。

(一)業務部門。

1．詳細檢查客訴產品的訂單編號、料號、數量、交運日期。

2.了解客訴要求及確認客訴理由。

3．協助客戶解決疑難或提供必要的參考資料。

4．迅速傳達處理結果。

(二)質量管理部。

1．進行客訴案件的調查、上報以及責任人員的擬定。

2．發生原因及處理、改善對策的檢查、執行、督促。

3．客訴質量的檢驗確認。

(三)總經理室生產管理組。

1．客訴案件的登記，處理時效管理及逾期反應。

2．客訴內容的審核、調查、上報。

3.處理方式的擬定及責任歸屬的判定。

4．改善客訴方案的提出、執行成果的督促及效果確認。

5．協助有關部門進行客訴的調查及妥善處理。

6．客訴處理中提出客訴反應的意見，并上報有關部門進行追蹤改善。

(四)制造部門。

1．針對客訴內容進行詳細調查，并擬定處理對策及執行檢查。

2.提報生產單位、機班別、生產人員，及生產日期。

第八條客訴處理表編號原則。

(一)客訴處理的編號原則。

年度(××)月份(××)流水編號(××)。

(二)編號周期以年度月份為原則。

第九條客戶反應調查及處理。

(一)業務部人員于接到客戶反應產品異常時，應即查明該異常(編號、料號、交運日期、數量、不良數量)、客戶要求，并即填具“客戶抱怨處理表”(附表2)連同異常樣品簽注意見后送總經理室辦理。若客戶要求退(換)貨數量因客戶尚在加工中而無法確定時應于“客戶要求”欄注明:“客戶加工中未確定”

(二)為及時了解客戶反應異常內容及處理情況，由質量管理部或有關人員于調查處理后三天內提出報告,上報總經理批示。

(三)總經理室生產管理組接到業務部門的“客戶抱怨處理表”后即編列客訴編號并登記于“客戶抱怨案件登記追蹤表”后,送質量管理部追查分析原因及判定責任歸屬部門后，送生產單位分析異常原因并擬定處理對策，并送經理室批示意見，另依異常狀況送研發部提示意見，再送回總經理室查核后送回業務部門擬定處理意見，再根據總經理室的綜合意見后，依核決權限再送回業務部依批示處理。

(四)業務人員收到總經理室送回的“客戶抱怨處理表”時，應立即向客戶說明、交涉，并將處理結果填入表中，經主管核閱后送回總經理室。

(五)總經理室生產管理組接到業務部填具交涉結果的“客戶抱怨處理表”后，應于一日內就業務與工廠的意見加以分析作成綜合意見，依據核決權限分送業務部經理、副總經理或總經理核決。

(六)判定發生單位，若屬我方質量問題應另擬定處理方式，改善方法是否需列入追蹤(人為疏忽免列案追蹤)作明確的判定，并依“客訴損失金額核算基準”(附件1)及“客訴罰扣判定基準”擬定責任部門損失金額，個人懲處種類呈主管批示后，依罰扣標準辦理，若涉及行政處分則依“客訴行政處理原則”辦理。

(七)經核簽結案的“客戶抱怨處理表”第一聯質量管理部存，第二聯制造部門存，第三聯送業務部門依批示辦理，第四聯送會計科存，第五經理室存。

(八)“客戶抱怨處理表”會決后的結論，若客戶未能接受時業務部門應再填一份新的“客戶抱怨處理表”附原抱怨表一并呈報處理。

(九)總經理室生產管理組每月十日前匯總上月份結案的案件于“客訴案件統計表”會同制造部、質量管理部、研發部及有關部門主管判定責任歸屬確認及比率并檢查各客訴項目進行檢查改善對策及處理結果。

(十)業務部門不得超越核決權限與客戶做任何處理的答復協議或承認。對“客戶抱怨處理表”的批示事項據以書信或電話轉答客戶(不得將“客戶抱怨處理表”影印送客戶)。

(十一)各部門對客訴處理決議有異議時得以“簽呈”專案呈報處理。

(十二)客訴內容若涉及其他公司，原物料供應商等的責任時由總經理室會同有關單位。

共同處理。

(十三)客訴不成立時，業務員在接到“客戶抱怨處理表”時，在規定收款期收回應收帳款，如客戶有異議時，再呈報上級進行處理。

第十條客訴案件處理期限。

(一)“客戶抱怨處理表”處理期限自總經理室受理起國內十五天國外二十天內結案。

(二)各單位客訴處理作業流程及處理期限。

第十一條客訴金額核決權限。

第十二條客訴責任人員處分及獎金處罰。

(一)客訴責任人員處分。

總經理室生產管理組每月十日前應審視上月份結案的客訴案件，凡經批示為行政處分，經整理后送人事單位并在“人事公布單”上公布。

(二)客訴績效獎金處罰。

制造部門、業務部門及服務部的的責任歸屬單位或個人由總經理室依客訴案件發生的項目原因決定責任歸屬單位，并開立“獎罰通知單”呈總經理批準后復印三份,一份自存，一份會計單位查核，一份送處罰部門處罰獎金。

第十三條成品退貨帳務處理。

(一)業務部門于接到已結案的“客戶抱怨處理表”第三聯后依核決的處理方式處理：

1．折讓、賠款2業務人員應依“客戶抱怨處理單”開立“銷貨折讓證明單”一式二聯，呈經副)理、總(副)經理核簽及送客戶簽章后一份存業務部，一份送會計作帳。

2．退貨、重處理：即開立“成品退貨單”注明退貨原因，處理方式及退回依據后呈經(副)理批示后，除第一聯自存督促外其余三聯送成品倉儲據以辦理收料。

(二)會計科依據“客戶抱怨處理表”第四聯中經批示核定的退貨量與“成品退貨單”的實退量核對無誤后，即開立傳票辦理轉帳，但若數量、金額不符時依左列方式辦理。

1．實退量小于核定量或實退量大于核定量于一定比率(即以該客戶訂制時注明的'“超量允收比率，若客戶未注明時依本公司規定)以內時，應依“成品退貨單”的實退數量開立“傳票”辦理轉帳。

2．成品倉儲收到退貨，應依業務部送來的“成品退貨單”核對無誤后，予以簽收(如實際與成品退貨單所載不符時，得請示后依實際情況簽收)。“成品退貨單”第二聯成品倉儲存。第三聯會計科存，第四聯業務部存。

3．因客訴之故，而影響應收款項回收時，會計部門于計算業務人應收帳款回收率的績效獎金時，應依據“客戶抱怨處理表”所列料號之應收金額予以扣除。

4．業務人員收到成品倉儲填回的“成品退貨單”應在下列三種方式中擇——取得退貨證明：

(1)收回原開立統一發票，要求買受人在發票上蓋統一發票章。

(2)收回注明退貨數量、單價、金額及實收數量、單價金額的原開立統一發票的影印本，且必須由買受人蓋統一發票章。

(3)填寫“銷貨退回證明單”由買受人蓋統一發票章后簽回，取得上述文件后與成品銷貨退回單一并送會計部作帳。