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會議室管理標準化篇一
為加強會議室的日常管理,確保會議室的安全、衛(wèi)生、清潔、有序,保障會議室的正常使用和會議的有效舉行,特制定本制度。
第一條二樓會議室為本部公共場所,可用于會務和就餐,辦公室、各工作組自主決定使用。
第二條會議室由辦公室負責統(tǒng)一管理,日常衛(wèi)生保潔由保潔員負責。
第三條日常管理要求
(一)地面干凈整潔,無煙蒂、無垃圾,要求每日至少掃二次。
(二)桌面干凈整潔,水瓶、水杯、煙缸擺放有序,桌面無煙蒂、無雜物、無污漬,煙缸內(nèi)煙蒂累計不超過3只,每日至少清潔二次。
(三)桌椅擺放整齊,每日早餐、中餐、會務后和下班前必整理一次。
第四條使用管理要求
(一)用于會務時,使用人必須愛護會議室設施,保持會議室清潔。用后應將會議產(chǎn)生的`煙蒂入缸、廢紙和垃圾入簍,關(guān)閉空調(diào)和電燈電源等。
(二)任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意,不得攜帶會議室的各種設施另做他用。
(三)任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意不得攜帶會議室的各種設施另做他用。
會議室管理標準化篇二
1、凡需用會議室的部門及人員須提前在會議登記表上做預約登記手續(xù);
2、會議室預約登記手續(xù)在會議室門上;
3、會議結(jié)束后請將《會議紀要》呈送運營中心。
1、大會議室一般用于公司例會、事業(yè)部例會之用。
2、小會議室用于部門例會及接待客戶之用。
3、會議結(jié)束后將桌椅放回原位置并將窗戶、電燈等關(guān)閉。
1、注意保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生;
2、嚴禁在會議室吃東西;
3、嚴禁在會議室及桌面,堆放與會議室配套物品無關(guān)的`設施;
5、嚴禁在會議室吸煙;
6、嚴禁在會議室處理與工作無關(guān)的事情。
會議室管理標準化篇三
為了加強會議室的`管理,保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會議室的利用率,特制定會議室管理規(guī)定。
一、會議室的管理,由局辦公室負責。各科室安排的各種會議需提前登記,由辦公室負責安排時間,避免發(fā)生沖突。
二、辦公室按每周會議安排表提前準備好會議室。及時做好會議室內(nèi)設施設備、會務方面的一切安排。做到會議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會議需要備好茶杯,飲用水,會后及時打掃清理。
三、凡使用會議室的科室負責會議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會議用品,使用人員應愛護會議室的公共設備,會議室內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
四、會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設備的使用及管理由辦公室負責。會議室配置的設備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動挪作它用。
五、會議室使用完畢后,應隨時關(guān)閉門、窗和全部設施設備電源,切實做好防火、防盜及其他安全工作,如因會服人員造成的損失將追究個人的責任。
六、會服人員須嚴格按管理處各項規(guī)章制度,努力做好服務及協(xié)調(diào)工作,保障各類會議、接待活動的正常進行。
會議室管理標準化篇四
一、目的:會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為了充分利用會議室的功能,給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司的各類會議的正常召開,現(xiàn)結(jié)合本公司的實際情況,制定本制度。
二、責任:會議室使用管理由公司人力資源部負責,并實施監(jiān)督。
三、范圍:適用于公司所有聘用人員。
四、會議室使用細則
(一)會議室時專門用于召開會議、研討工作、接待來賓的地方,未經(jīng)允許,不得挪借他用。
(二)公司會議室的管理由人力資源部統(tǒng)一負責,會議涉及使用的設備及設施由指定專人負責保管、管理與調(diào)試。
(三)四樓會議室無特殊情況暫停對外使用,二樓會議室專供客戶使用,如客戶人數(shù)較少且需長期使用會議室,報人力資源部后統(tǒng)一安排;其他人員如需使用會議室由人力資源部統(tǒng)一安排,其他會議室專供公司人員開會,與供應商了解溝通使用。
(四)一樓會議室(1—9號會議室)不是重要會議都不得安排,如公司人員需 與客戶溝通,盡量使用外面的會議桌。非參加會議的人員,未經(jīng)允許不得隨意進入會議室。
(五)為了避免會議室使用時發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,需提前一天填寫事務申請表交至人力資源部,以便統(tǒng)一安排。公司每天都會將會議室統(tǒng)一上鎖,各部門人員在使用會議室時必須到前臺登記,并領取鑰匙和會議牌。
(六)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知人力資源部提出申請并登記使用。
(七)各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加人數(shù)等,如需提供純凈水、制作會標、擺放水果的,要在事務申請表中填寫具體內(nèi)容及數(shù)量。
(八)如遇到會議室之間發(fā)生沖突的,要堅持局部服從整體的原則,公司會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
(九)開會期間,請愛惜會議室的設備設施。
(十)會議進行中,請把相關(guān)的標識牌放在指定的位置。
(十一)會議結(jié)束后,相關(guān)人員應及時整理會議場地,關(guān)閉各種電器,如發(fā)現(xiàn)設 備故障和公物損壞應及時報人力資源部,以便及時修理,保證其他會議的順利進行。
(十二)會議室的使用部門,要維持室內(nèi)清潔,使用完畢后將移動的桌椅及時放回原位,以方便其他部門使用,并通知前臺。
(十三)嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。
(十四)室內(nèi)物品未經(jīng)人力資源部批準,不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用,若要借用會議室的物品,需填寫事務申請表,做好相應的登記,使用完畢后,及時歸還。
會議室管理標準化篇五
為加強對集團會議室等場所的管理,充分發(fā)揮作用,提高利用率,增強公司各部門工作的計劃性和協(xié)調(diào)性,進一步節(jié)約公司資源,保障各類場所的正常使用狀態(tài)。
二、適用范圍
本制度適用于集團公司辦公區(qū)會議室、接待室、茶藝室、洽談室等場所的管理與使用。
三、權(quán) 責
(一)辦公室:全面負責會議室、接待室、茶藝室、洽談室等場所日常管理。
1、場所預定信息接收、審核及相關(guān)調(diào)配;
2、場所使用時相關(guān)物資的準備;
3、各類場所的日常清潔維護及整理。
(二) 申請單位:負責部門召開會議或進行外部接待時場所的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用各類場所。
1、提前申請,并做好前期的相關(guān)準備;
3、場所使用完畢后,場所的清潔整理。
四、具體流程及優(yōu)先原則
(二)相關(guān)安排:
3、使用茶藝室等專用性接待場所的,需提前向董事長進行申請,臨時使用的申請人需請示董事長獲批后方可使用。
(三)申請要求:因會議等級不同,需準備會議物資,請按照以下時限執(zhí)行:
五、注意事項:
(二)場所使用期間請使用部門自覺保持場所內(nèi)的清潔,會后及時清掃場所衛(wèi)生,關(guān)好門窗、空調(diào)、飲水機等設備,離開時應確認場所門口是否鎖好。否則若造成設備和物品損壞或丟失的,則由使用部門承擔相應責任。
六、附 則
(一)本辦法的修訂、解釋權(quán)由集團公司辦公室負責。
(二)本辦法自發(fā)布之日起施行。
會議室管理標準化篇六
會議室是學校專門用于召開學術(shù)報告、會議、培訓、組織活動和接待客人的場所,為了充分利用會議室的功能,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保各類會議的正常召開,特制定本規(guī)定。
一、會議室使用細則
1、會議室由總務處負責管理、使用登記與調(diào)度、設備維護等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務處,填寫會議室使用申請表,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務處提出申請并在會后進行補辦相關(guān)登記。各部門使用會議室使用時領取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務處協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚鳎倓仗幙筛鶕?jù)實際情況做好相關(guān)工作的的準備工作。如需使用會議室的設備,應提前向總務處說明,以便提前準備,確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則,學校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設施,保持會議室清潔。用后應及時整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務處。
6、開會期間,請愛惜會議室的設備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會議結(jié)束后,使用人應進行必要的檢查,關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設備故障或公務損壞及時報至總務處,及時維修,確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)總務處同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時衛(wèi)生由學校衛(wèi)生員每天早晨負責打掃。會議室活動結(jié)束后,由學校衛(wèi)生員對會議室進行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關(guān)部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當組織活動或培訓時,由活動的組織者臨時負責會議室衛(wèi)生及設備安全。任課教師使用會議室,要安排學生課后做衛(wèi)生。
二、本規(guī)定由總務處制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
會議室管理標準化篇七
會議室是公司舉行會議,接待來賓的場所,為加強公司的規(guī)范化管理,特制定本規(guī)定。
一、會議室使用細則
1、會議室由人事行政部負責管理。
3、公司各部門使用會議室須提前1天告知人事行政部,辦理相關(guān)手續(xù),使用時領取會議室鑰匙。
4、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設施,保持會議室清潔。用后應及時整理:打掃衛(wèi)生(包括黑板檫干凈,水性筆蓋好,桌椅,地面),檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還人事行政部。
4、會議室配置一固定使用插線板,用后不能帶走。
4、會議室內(nèi)本公司員工不允許抽煙、嚼檳榔。不能往會議室窗臺及窗外丟東西。以免造成危險,違者發(fā)現(xiàn)一次罰款現(xiàn)金50元。
5、任何部門和個人未經(jīng)人事行政部同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
6、會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會議時,使用部門用后應即刻清理,否則取消該部門的使用權(quán)。
8、會議室管理人員要嚴格室內(nèi)物品的管理和維護,做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。
9、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。
二、 本規(guī)定由人事行政部制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
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會議室管理標準化篇八
為了加強會議室的管理,保證各類會議的順利召開及規(guī)范有序使用,提高會議室的利用率,特制定會議室管理規(guī)定。
一、會議室的管理,由局辦公室負責。各科室安排的各種會議需提前登記,由辦公室負責安排時間,避免發(fā)生沖突。
二、辦公室按每周會議安排表提前準備好會議室。及時做好會議室內(nèi)設施設備、會務方面的一切安排。做到會議室干凈整潔,桌椅排放整齊,按會議需要備好茶杯,飲用水,會后及時打掃清理。
三、凡使用會議室的科室負責會議室內(nèi)席簽擺放及座次的安排,提供會議用品,使用人員應愛護會議室的公共設備,會議室內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。
四、會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)、設備的使用及管理由辦公室負責。會議室配置的設備、桌椅未經(jīng)許可,不得隨意搬動挪作它用。
五、會議室使用完畢后,應隨時關(guān)閉門、窗和全部設施設備電源,切實做好防火、防盜及其他安全工作,如因會服人員造成的損失將追究個人的責任。
六、會服人員須嚴格按管理處各項規(guī)章制度,努力做好服務及協(xié)調(diào)工作,保障各類會議、接待活動的正常進行。
會議室管理標準化篇九
1、目的
為了合理管控、規(guī)范及維護公司會議資源的使用,特制定該流程作業(yè)指導。
2、范圍:鶴壁天海所有會議資源
3、關(guān)鍵角色及應負責任
序號角色應負責任
1、統(tǒng)籌管理公司會議資源,指導并監(jiān)控各部門會議資源的使用;
3、負責日常會議資源協(xié)調(diào)、設備整理、糾紛調(diào)節(jié)等管理工作。
1、會議資源鑰匙由會議管理員、保衛(wèi)科、清潔工各保管一套;002其他情況
2、清潔工負責清掃時間會議室開關(guān)門;
3、保衛(wèi)科負責節(jié)假日及17:30分以后會議需求的開關(guān)門。
1、會議資源預訂者,對部門內(nèi)部會議資源需求協(xié)調(diào),填寫會議資源申請;003會議資源預定者(文員、助理)
2、對部門內(nèi)部會議時間進行建議與控制;
3、對部門內(nèi)部進行會議室使用規(guī)范宣傳與設備操作指導;
4、與部門員工溝通,對不需要的資源及時釋放。
2、合理使用會議室(時間管理、設備等)、會后及時關(guān)閉投影、電腦等;
3、會議資源使用人協(xié)助監(jiān)督者,對會議室前后使用情況進行監(jiān)控。 005 it設備管理員it部相關(guān)責任人對會議室設備進行全面檢查,每周一次。
4、內(nèi)容描述
4、1會議資源申請
4、1、1根據(jù)部門業(yè)務需求,通過行政部進行會議資源預定;
4、1、3如遇緊急會議或接待需協(xié)調(diào)會議資源,由部門文員負責資源協(xié)調(diào);
4、1、5預定視頻會議:請請按需求選擇第三會議室,并在會前通知it進行技術(shù)指導;
4、1、6預定電話會議:請按需求選擇第二第三會議室;
4、1、7請盡量預定沒有門禁限制的第一會議室、第二會議室。
4、1、8會議室優(yōu)先權(quán):
展廳會議室:優(yōu)先政府接待及重大接待使用;
第三會議室:原則上只用于視頻會議,為緩解日常會議和接待所需會議室,可臨時供所有會議使用,但如果有視頻會議需要召開,必須由優(yōu)先視頻會議使用。第四會議室:優(yōu)先研發(fā)項目使用且僅限研發(fā)鎖定使用。
4、2會議資源使用
4、2、1會議前:
4、2、1、5當會議資源發(fā)生協(xié)調(diào)時,會議室預定人應該及時反饋管理員對預定信息進行更改,否則會議室使用時發(fā)生的不良記錄,將記錄原預定人部門。
4、2、2會議中:
4、2、2、1使用會議室時,所有與會人員必須自覺遵守會議資源使用管理相關(guān)規(guī)定;
4、2、2、3與會人員應做好時間管理,在自己所預定的時間內(nèi)完成會議,不能占用和延用他人資源時間。
4、2、3會議后:
會議室管理標準化篇十
規(guī)范會議室使用流程,明確管理職責及相關(guān)罰則,提高工作效率及服務水平
2管控范圍
公司內(nèi)參會人員
3管控對象
一樓會議室、三樓會議室及四樓培訓室
4管控內(nèi)容
4.1會議安排
4.1.1使用人需提前將會議時間、參會人員、參會人數(shù)、會議準備(是否需要多媒體及會議服務)等信息向辦公室報備,以便及時安排會議地點及相關(guān)事項準備。
4.1.2部門臨時召開的緊急會議需及時通知辦公室,以便及時掌握會議室使用情況,避免發(fā)生使用沖突。
4.1.3辦公室行政管理員接到預定通知后即時落實承辦情況,登記會議室使用記錄(后附)并反饋至預定人員。
4.1.4總公司重要領導參加的會議、接待重要客人來訪或總經(jīng)理指明需要進行服務的由行政管理員即時落實。提前調(diào)試好會議室溫度,視情況準備茶水、礦泉水、香煙、果盤等用品并于會議進行中及時跟進服務。
4.2會議紀要
4.2.1部門內(nèi)部會議由部門根據(jù)需求自行安排人員作會議紀要。
4.2.2公司級會議或需報總經(jīng)理閱知的,由辦公室行政管理員作會議紀要并于會議結(jié)束12小時內(nèi)報總經(jīng)理助理審批,審批通過后報總經(jīng)理。
4.3部門職責
4.3.1辦公室負責一樓會議室、三樓會議室及四樓培訓室的管理工作,具體包括:各項
會議的安排、協(xié)調(diào),現(xiàn)場衛(wèi)生清理,附屬設備的調(diào)試、保養(yǎng)、維修。
5.1未向辦公室提報會議室使用申請,私自安排會議的扣部門負責人當月考核1分/次。
5.2因會議室安排、協(xié)調(diào)不當或物品準備不到位影響會議正常進行的,每次扣罰行政管理員當月考核2分/次。
5.3會議室設備、物品損壞的,由當事人按購買價賠償現(xiàn)金,并扣除當月考核分2分/次;當事人不明確或相互推諉的由雙方共同賠償,并扣除當事人當月考核2分/次。
5.4因個人主觀原因造成會議紀要遲報的,每次考核當事人2分。
5.5衛(wèi)生清理不及時、不徹底受到領導點評的,每次考核衛(wèi)生清理員1分,情節(jié)特別嚴重的加倍考核。
6職責部門 辦公室
7監(jiān)督管理 辦公室主任
8技術(shù)說明
8.1 本制度由辦公室制定并負責技術(shù)解釋,經(jīng)總經(jīng)理批準。修訂與終止亦同。
8.2制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
附件:
《會議室使用登記記錄》