對于新的一年，我們可以用答謝詞來感謝身邊給予我們支持和幫助的人們。在寫答謝詞時，我們可以從自己的內心深處感受對方的幫助和支持，然后用簡明扼要的語言將感激之情表達出來。感謝是最深情的告白，讓我們來看看一些別人寫的答謝詞，一起感受一下吧。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇一

本公司因規范化、科學化管理需要，所有合同采用統一編號。

其中aa代表公司縮寫，bb代表所簽訂合同類別縮寫，cc代表備注類說明縮寫，dd代表簽訂年份，ee代表順序號。

1、公司縮寫。

代號四位：****。

2、具體所簽訂合同類別縮寫。

代號兩位，具體如下：

與建筑工程項目部所簽訂合同，xm（項目）；

與建筑工程供應商簽訂的供貨合同，gh（供貨）；

與建筑工程工種負責人所簽合同，gz（工種）。

與建筑工程勞務人員所簽勞務合同，lw（勞務）；

與建筑工程外聘人員所簽外聘合同，wp（外聘）；

與公司員工所簽勞動合同，yg（員工）。

3、備注類說明縮寫。

代號兩位，具體如下：

與***集團總公司內部所簽合同，nb（內部）；

非與***集團總公司內部所簽合同，wb（外部）；

注：如果非特別指定需要可省略。

4、簽訂年份。

代號四位，與簽訂該合同的年份一致，使用阿拉伯數字，例：2011。

5、順序號。

代號三位，使用阿拉伯數字，例：001。

三、本規則自20xx年月日起實行，以上內容可根據實際需要更改。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇二

工商銀行——分三個字段，第一個字段15位，第二個字段8位，第三個字段為年號，每個字段中間由短橫杠分開，第一個字段前5位數字為行號，第三個字段會標注具體經辦行。例如170590000130127—17050228—（伊川）。

中國銀行——合同編號為13位，前面5位是行號，第6至7位是業務發生所在年份。例如4624309322939。

交通銀行——合同編號為20位，前五位是行號，第7至10位是業務發生所在年份，之后是英文字母m，例如4132102008m100005400，如果是擔保合同，字母m換成a。

上海浦發銀行——合同編號是16位，以bc開頭，第3至6位是業務發生所在年份。例如bc2008100440。

洛陽商行——合同編號是14位，前六位是業務發生的年月日，第7位是大寫英文字母。例如091201d2100008。

中信銀行——合同編號是13位，前面5位是行號，例如1739401000015。

中國進出口銀行——合同編號是5位，暫未發現編號規則，例如18039，或進出口銀行（京銀團信合）字第19038號。

民生銀行——合同編號是14位，第5至8位是業務發生所在年份，例如99302009298940。

光大銀行——合同編號是14位，第3至6位是業務發生所在年份，例如22200904000185。

招商銀行——合同編號為10位，例如3723000438，前4位是行號。興業銀行——合同編號為14位，以xd為開頭，第3至6位是業務發生所在年份，例如xd11130006。

廣東發展銀行——合同編號為9位，前兩位是業務發生年份，例如080136564。

農信社——合同編號是20位，前四位是行號，例如6621233000860015，這個不一定準確，因為信用社管理不規范，信貸員素質較低，許多業務編號不統一。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇三

為加強合同的標準化管理，適應相關軟件開發與管理的需要，根據《萬科企業股份有限公司合同管理規范》，制定本規則。

2.范圍。

2.1本規則除特別指明外，適用于：

2.1.1萬科企業股份有限公司及其控股的各房地產開發公司；

2.1.2公司作為一方當事人簽訂的`所有合同。

3.職責。

3.1集團財務管理部與審計法務部負責本規則的制訂、修改、實施指導和監督。

3.2各公司合同/檔案管理人員負責本規則的具體實施。

4.方法和過程控制。

4.1.1適應公司以房地產為主營業務的合同管理需要；

4.2.1公司所有合同都應按統一標準進行分類并連續編號。

4.2.1合同共分為三類：工程類合同、銷售租賃類合同、管理類合同。各類合同。

均按級編碼進行分類編號，各級編碼之間以“-”號分隔。

4.2.2工程類合同編號方法：（按五級編碼）。

4.2.2.1一級編碼：根據公司名稱分類，一級編號代碼由二個大寫字母表示，兩個大寫字母是城市名稱前兩個漢字拼音的第一個聲母。各公司的編號按下表中代碼執行。新設立公司按照上述方法進行編碼，如新編碼與先成立公司的編碼相同（如蘇州將與深圳的代碼相同），則由集團財務管理部it中心為新設公司指定代碼。

4.2.2.2二級編碼：為工程項目簡稱中兩個漢字的拼音第一個聲母（大寫），如金。

代碼分別為01q、02q、03q、kq。

4.2.2.4四級編碼：工程類合同共分六類，相應編號按下列括號中漢字表示。

土地合同（土地）：包括房地產項目合作開發與土地使用權出讓、轉。

讓等合同；

的三方合同、設備購買等合同；

園林環境合同（環境）：包括室外環境施工和采購合同；

營銷包裝合同（營銷）：包括策劃、銷售代理、樣板間裝修、戶外廣。

告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷等合同；

4.2.2.5五級編碼：根據合同簽訂先后順序編流水號，在前四類的最小類范圍內進。

行連續編號，編號代碼為四位阿拉伯數字，從0001自9999。

4.2.2.6編號舉例：南京公司金色家園一期第一份施工類合同。

編號：nj-js-01q-施工-0001。

深圳公司東海岸一期第8份環境類合同。

編號：sz-dh-01q-環境-0008。

4.2.3銷售租賃類合同編號方法：（按三級編碼）。

4.2.3.1一級編碼：區別各地區或公司的合同，同工程類合同編號方法4.2.2.1。

4.2.3.2二級編碼：區別合同的項目歸屬，編號方法同工程類合同4.2.2.2。

4.2.3.3三級編碼：為具體房號的編號（包括苑名、棟號、單元號、房間號），可以。

用漢字、字母或數字綜合表示，具體形式不作規定，但各分公司自行編號的形式必須一致。

4.2.3.4同一套商品房、車位/車庫、庫房的排號協議、認購書、抵押貸款擔保合同。

與相應的銷售合同共用一個編號。商品房、車位/車庫、庫房銷售后與業主簽訂的合同按銷售合同的補充合同處理，如工程維修合同。

4.2.3.5編號舉例：武漢公司四季花城二期牡丹苑1號樓3單元501號銷售合同。

編號：wh-sj-牡丹苑1號樓3單元501號。

武漢公司四季花城二期地下車庫48號車位租賃合同。

編號：wh-sj-車庫48號。

4.2.4管理類合同編號方法：（按四級編碼）。

4.2.4.1一級編碼：區別各地區或公司的合同，同工程類合同編號方法4.2.2.1。

4.2.4.2二級編碼：管理類合同是指不能歸入任何項目的合同，管理類合同共分四類，相應編號按下列括號中漢字表示。

勞動合同（勞動）：包括所有勞動合同；

固定資產管理合同（資產）：包括固定資產（含辦公用品）采購、維。

修、維護等合同；

融資合同（融資）：包括借款合同或綜合融資授信協議等合同；

其他合同（其他）：包括不能歸入任何項目的戰略性合同、按揭合作。

協議、集團購買或工程款抵扣的商品房買賣合同、房屋租賃、公司設。

立、股權轉讓、委托薪金調查、培訓、發布招聘廣告、聘請法律顧問、

商標申請代理等各種合同。

4.2.4.3三級編碼：按簽約年份分類，編號代碼為年份的四位阿拉伯數字。

4.2.4.5四級編碼：根據合同簽訂先后順序編流水號，在前四級編碼的最小類范圍。

內進行連續編號，編號代碼為四位阿拉伯數字，從0001自9999。

4.2.4.6編號舉例：

總部第8份勞動合同上海公司20第101份固定資產管理合同深圳公司年ici戰略采購協議（其他類中排序至120號）。

4.2.5補充協議的處理。

4.2.7.1補充協議是指對合同的補充、變更、解除等而訂立的協議，在與合同共用。

一個編號的前提下，根據補充協議的簽訂順序在流水號后用擴號以一位阿拉伯數字標識。如：流水號為0088合同的第一份補充協議的編號為“0088（1）”。

4.2.7.2對于糾紛處理合同（如與業主因商品房買賣合同糾紛而簽訂的協議），若糾。

紛系因公司與該當事人在先合同的履行而發生，可將其作為該在先合同的補充協議處理，編號方法同4.2.7.1。

4.2.7.3編號舉例：成都公司城市花園三期第五份采購合同第二份補充協議編號：cd-ch-03q-采購-0005（2）。

武漢公司四季花城牡丹苑1棟3單元501號房維修合同。

（排序至第三份補充合同）。

4.3本規則自發布之日起施行?！度f科企業股份有限公司合同管理規范》的支持文。

4.3.1下列合同的分類編號自本規則發布之日起一律適用本規則：

4.3.1.1在本規則發布后新設立房地產開發公司的所有合同；

4.3.1.2在本規則發布后新開工項目的所有工程類與銷售租賃類合同；

4.3.1.3分期開發項目在本規則發布后新開工期數的所有工程類與銷售租賃類合。

同。

4.3.22004年1月1日起簽訂的管理類合同一律適用本規則。

4.3.3對4.4.1與4.4.2規定外的其他合同，各公司可自行決定是否適用本規則，或者是否根據本規則重新分類編號。

5.支持文件。

《萬科企業股份有限公司合同管理規范》。

《萬科企業股份有限公司工程合同管理辦法》。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇四

1、工程類（含施工、設計、采購合同）。

2、營銷類（含推廣、代理合同）。

3、管理類（招商、拆遷、行政）。

項目名稱：枚舉。

1、茶園民建項目。

2、合川民建項目。

3、合川工建項目。

4、云南工建項目。

5、回興綜合體項目。

6、空港汽車項目。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇五

國道東西橫線的編號，由國道標識符“g“、東西橫線標識“3“（奇數）和兩位數字順序號組成，如g318上海至聶拉木（簡稱滬聶線）。

省道的編號，以省級行政區域為范圍編制。省道放射線的編號，由省道標識符“s“、放射線標識“1“和兩位數字順序號組成，如s120；北南縱線的編號，由省道標識符“s“、北南縱線標識“2“（偶數）和兩位數字順序號組成；省道東西橫線的編號，由省道標識符“s“、東西橫線標識“3“（奇數）和兩位數字順序號組成。

縣道原則上以所在行政區域為范圍編制，方法在此不再贅述。

文檔為doc格式。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇六

第一條為加強合同的標準化管理，規范公司合同存檔，明確在合同存檔環節中相關部門的職責以及工作流程，特制訂為規范合同編號的指導性和標準性文件，便于目標成本的落實和控制。

第二條本規則除特別指明外，適用于以重慶機電控股集團鑄造有限公司為簽約主體簽訂的涉及公司經營的所有合同。

第二章職責。

第三條綜合管理部負責本規則的制訂、修改、實施指導和監督。公司各職能部門合同、檔案管理人員負責本規則的具體實施。

第三章原則和方法標準描述。

1.適應公司主營業務的合同管理需要；

2.與公司管理、項目管理和成本管理相匹配的分類方法；

3.公司所有合同都應按統一標準進行分類并連續編號。

第五條合同分類編號合同分為技術服務合同、銷售合同、管理合同三類。各類合同均按級編碼進行分類編號。各級編碼之間使用“-”進行連接。

1.1一級編碼：根據項目名稱分類，一級編號代碼由二到四個大寫字母表示，大寫字母是項目名稱漢字拼音的第一個聲母。重大合同編號應由綜合管理部對項目簡稱代碼進行明確規定，并發布給各部門予以執行。

1.2二級編碼：根據部門名稱分類。根據部門名稱分為“綜合”、“人力”、“規劃”、“技術”、“財務”，代碼分別為zh、rl、gh、js、cw。

1.4編號舉例：

如公司簽訂的第一份技術服務合同，則其合同編碼為：jsfw-js-001。

2.1一級編碼：部門代號。

2.2二級編碼：相應編號按下列括號中漢字表示。

2.2.1.勞動合同（勞動）：包括所有勞動合同；

2.2.3融資合同（融資）：包括借款合同或綜合融資授信協議等合同；

2.2.4其他合同（其他）：包括不能歸入任何項目的戰略性合同、按揭合作協議、集團購買或工程款抵扣的商品房買賣合同、房屋租賃、公司設立、股權轉讓、委托薪金調查、培訓、發布招聘廣告、聘請法律顧問、商標申請代理等各種合同。

2.3三級編碼：按簽約年份分類，編號代碼為年份的四位阿拉伯數字。

2.4四級編碼：根據合同簽訂先后順序編流水號，在前四級編碼的最小類范圍內進行連續編號，編號代碼為四位阿拉伯數字，從0001自9999。

2.5編號舉例：

人力資源部第8份勞動合同，則編號為：rl-勞動--0008。

3.1一級編碼：一級編號代碼由“銷售”二字漢字拼音的第一個聲母大寫字母表示。

3.2二級編碼：同技術服務合同編號方法1.1。

3.3三級編碼：根據銷售產品的品名型號及編號表示。

3.5編號舉例：

如公司c9缸體產品銷售合同編號為：xs-c9xxx（型號）-001。

4.補充協議的處理。

4.1補充協議是指對合同的補充、變更、解除等而訂立的協議，在與合同共用一個編號的前提下，根據補充協議的簽訂順序在流水號后用擴號以一位阿拉伯數字標識。如：流水號為0088合同的第一份補充協議的編號為“??088（1）”。

4.2對于糾紛處理合同（如與業主因商品房買賣合同糾紛而簽訂的協議），若糾紛系因公司與該當事人在先合同的履行而發生，可將其作為該在先合同的補充協議處理，編號方法同5.1。

第四章附則。

第六條本規則自發布之日起開始施行。

第七條本規則解釋權屬綜合管理部。

重慶機電控股集團鑄造有限公司二〇一一年四月六日。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇七

規則一：部門代碼-合同類別-年月-序號；規則二：部門代碼-年月-序號；規則三：xm-項目名稱縮寫-年月-序號。

適用范圍：各生產車間等單位，因合同種類相對較多合同編碼執行規定一（其具體編碼規則在企業管理處備案）；其它合同業務單位，按規定二進行合同編碼；公司在集團立項審批的項目執行規定三。

二、編碼要求。

1、部門代碼：部門代碼與質量管理體系文件中的代碼保持一致；

2、年月：用阿拉伯數字書寫，具體到月份，年月之間無分隔符（例：1301代表1月）。

3、序號：以阿拉伯數字為準，本月第一份合同的序號接續上月最后一份合同序號，不能重新開始計算，序號設定為三位數。

4、合同類型：合同類型以單位在企業管理處備案的分類為準。

部門名稱：填報日期：

部門負責人：合同管理員：聯系電話：

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇八

合同分為規劃設計、咨詢、監理、咨詢監理、開發、采購、運維服務、建設八大類，各類合同均按編碼進行分類編號。

二、編號規則

合同編號規則分為五級組成，要求如下：

一級編號：編號代碼由四位字母組成。一級編號定義為“廣州智杰”漢字拼音的第一個聲母(即：gzzj)

二級編號：根據文檔類型分類。二級編號代碼由兩位大寫字母表示，大寫字母是“合同”的漢字拼音的第一個聲母。一級編號與二級編號之間使用“-”進行連接。“合同”的編號代碼為“ht”。

三級編號：編號代碼為四位阿拉伯數字組成，定義為合同當年簽訂的年份號。 四級編號：根據合同類別分類。四級編號代碼由兩位大寫字母表示，大寫字母是合同類型漢字拼音的第一個聲母。三級編號與四級編號之間使用“-”進行連接。 五級編號：根據合同類別先后順序編流水號，編號代碼為三位阿拉伯數字，從001自999。

樣式：gzzj簽訂年份-合同類型流水號

舉例：如2013年簽訂的第一份建設合同，則其合同編號為：

gzzj-ht2013-js001

三、補充協議的處理

補充協議是指對合同的補充、變更、解除等而訂立的協議，在與合同共用一個編號的前提下，根據補充協議的簽訂順序在流水號后用括號以一位阿拉伯數字標識。

如：流水號為001合同的第一份補充協議的編號為“gzzj-ht2013-js001(1)”。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇九

為實現合同的標準化管理，加強合同檔案管理，制定本規則。

本規則除特別指明外，適用于集團公司及其分公司作為一方當事人簽訂的所有合同。

3.1集團公司財務中心與運管中心負責本規則的制訂、修改、實施指導和監督。

3.2各公司合同/檔案管理人員負責本規則的具體實施。

4.1.1適應集團公司以房地產為主營業務的合同管理需要；

4.1.2集團公司所有合同都應按統一標準進行分類并連續編號。

4.1.3本規則合同分類編號符合集團公司《檔案管理制度》的規定，如檔案管理制度發生變化，本規則相應執行，如全宗號。

4.2.1合同分類。

合同共分為三個屬類：工程類合同、銷售租賃類合同、管理類合同。各類合同均按級編碼進行分類編號，各級編碼之間以“-”號分隔。

4.2.2工程類合同。

工程類合同編號方法，下分四級編碼。

4.2.2.1一級編碼。

為工程項目簡稱中兩個漢字的拼音第一個聲母（大寫），如香湖美地簡稱“香湖”，代碼為xh。集團公司統一按下表中代碼執行。對各分公司新開發項目的代碼，應由各分公司管理合同的職能部門對項目簡稱代碼進行明確規定，并在確定后報集團公司財務中心備案。

4.2.2.2二級編碼。

根據開發期數分為“一期”、“二期”、“三期”、？?“跨期”，代碼分別為01q、02q、03q、？?kq。“跨期”指不能確定具體期別列入跨期待分攤。

4.2.2.3三級編碼。

工程類合同共分六類，相應編號按下列括號中漢字表示。

a）土地合同（土地）：包括房地產項目合作開發與土地使用權出讓、轉讓等合同；

b）前期合同（前期）：包括規劃、設計、勘察、監理、造價咨詢等合同；

c）施工合同（施工）：包括建筑、安裝、裝飾、市政等施工或安裝合同；

e）園林環境合同（環境）：包括室外環境施工和采購合同；

f）營銷包裝合同（營銷）：包括策劃、銷售代理、樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷等合同。

4.2.2.4四級編碼。

根據合同簽訂日期先后順序編流水號，在前四類的最小類范圍內進行連續編號，編號代碼為四位阿拉伯數字，從0001自9999。

4.2.2.5分類編號結構全宗號+類別號（ht）+屬類代字（1位）+開發期數（3位）+二級屬類（2位漢字）+流水號（4位）。

故城分公司香湖美地一期第一份施工類合同編號：hs02-ht-1-xh-01q-施工-0001總部花香漫城一期第2份環境類合同編號：hs-ht-1-hx-01q-環境-00024.2.3銷售租賃類合同，銷售租賃類合同編號方法，下分二級編碼。

4.2.3.1一級編碼。

區別合同的項目歸屬、開發期數，編號方法同工程類合同4.2.2.1、4.2.2.2。

4.2.3.2二級編碼。

為具體房號的編號（包括苑名、棟號、單元號、房間號），可以用漢字、字母或數字綜合表示，具體形式不作規定，但各分公司自行編號的形式必須一致。

4.2.3.3其他要求。

同一套商品房、車位/車庫、庫房的排號協議、認購書、抵押貸款擔保合同與相應的銷售合同共用一個編號。商品房、車位/車庫、庫房銷售后與業主簽訂的合同按銷售合同的補充合同處理，如工程維修合同。

4.2.2.4分類編號結構。

4.2.4管理類合同。

管理類合同編號方法，下分三級編碼。

4.2.4.1一級編碼。

管理類合同是指不能歸入任何項目的合同，管理類合同共分四類，相應編號按下列括號中漢字表示。

a）勞動合同（勞動）：包括所有勞動合同；

b）固定資產管理合同（資產）：包括固定資產（含辦公用品）采購、維修、維護等合同。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇十

第一條 為加強合同的標準化管理，規范公司合同存檔，明確在合同存檔環節中相關部門的職責以及工作流程，特制訂為規范合同編號的指導性和標準性文件，便于目標成本的落實和控制。

第二條 本規則除特別指明外，適用于以重慶機電控股集團鑄造有限公司為簽約主體簽訂的涉及公司經營的所有合同。

第三條 綜合管理部負責本規則的制訂、修改、實施指導和監督。公司各職能部門合同、檔案管理人員負責本規則的具體實施。

第四條 合同分類編號規則應遵循下列原則：

1.適應公司主營業務的合同管理需要；

2.與公司管理、項目管理和成本管理相匹配的分類方法；

3.公司所有合同都應按統一標準進行分類并連續編號。

第五條 合同分類編號合同分為技術服務合同、銷售合同、管理合同三類。各類合同均按級編碼進行分類編號。各級編碼之間使用“-”進行連接。

1.技術服務合同編號方法：

1.1一級編碼：根據項目名稱分類，一級編號代碼由二到四個大寫字母表示，大寫字母是項目名稱漢字拼音的第一個聲母。重大合同編號應由綜合管理部對項目簡稱代碼進行明確規定，并發布給各部門予以執行。

1.2二級編碼：根據部門名稱分類。根據部門名稱分為“綜合”、“人力”、“規劃”、“技術”、“財務”，代碼分別為zh、rl、gh、js、cw。

1.4編號舉例：

如公司簽訂的第一份技術服務合同，則其合同編碼為： jsfw-js-001

2.管理類合同編號方法：

2.1一級編碼：部門代號。

2.2二級編碼：相應編號按下列括號中漢字表示。

2.2.1.勞動合同（勞動）：包括所有勞動合同；

2.2.3融資合同（融資）：包括借款合同或綜合融資授信協議等合同；

2.2.4其他合同（其他）：包括不能歸入任何項目的戰略性合同、按揭合作協議、集團購買或工程款抵扣的商品房買賣合同、房屋租賃、公司設立、股權轉讓、委托薪金調查、培訓、發布招聘廣告、聘請法律顧問、商標申請代理等各種合同。

2.3三級編碼：按簽約年份分類，編號代碼為年份的四位阿拉伯數字。

2.4四級編碼：根據合同簽訂先后順序編流水號，在前四級編碼的最小類范圍內進行連續編號，編號代碼為四位阿拉伯數字，從0001自9999。

2.5編號舉例：

人力資源部20xx年第8份勞動合同，則編號為：rl-勞動-20xx-0008

3.銷售租賃類合同編號方法：

3.1一級編碼：一級編號代碼由“銷售”二字漢字拼音的第一個聲母大寫字母表示。

3.2二級編碼：同技術服務合同編號方法1.1。

3.3三級編碼：根據銷售產品的品名型號及編號表示。

3.4同技術服務合同編號方法1.3

3.5編號舉例：

如公司c9缸體產品銷售合同編號為：xs-c9xxx（型號）-001

4.補充協議的處理

4.1補充協議是指對合同的補充、變更、解除等而訂立的協議，在與合同共用一個編號的前提下，根據補充協議的簽訂順序在流水號后用擴號以一位阿拉伯數字標識。如：流水號為0088合同的第一份補充協議的編號為“??088（1）”。

4.2對于糾紛處理合同（如與業主因商品房買賣合同糾紛而簽訂的協議），若糾紛系因公司與該當事人在先合同的履行而發生，可將其作為該在先合同的補充協議處理，編號方法同5.1。

第六條 本規則自發布之日起開始施行。

第七條 本規則解釋權屬綜合管理部。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇十一

為方便公司建立檔案，易于查詢和交接，所有合同編號均按“xx字第年+月+日+順序號”統一規則編制，如下：

1、投資服務委托協議書——渝投字第20xx040901號。

2、融資服務委托協議書——渝融字第20xx040901號。

3、抵押借款合同——渝房借字第20xx040901號。

4、保證合同——20xx保字第040901號。

5、借款合同——20xx借字第040901號。

6、融資（延期）服務委托協議書—渝融延字第2014040901號。

7、如有增加其他非制式合同文本，編號規則同上。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇十二

4．1歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。

歸檔文件應按件裝訂：裝訂時，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。方式與用材的選擇：保管期限為永久或長期的歸檔文件，可根據件內文件的厚薄而定，件內文件較厚的，可用三孔一線的裝訂方式；件內文件較薄的，可采用縫紉機軋邊等方式。裝訂時以文件的左側為裝訂邊。保管期限為短期的歸檔文件，不拆釘，保持原貌。

5．2分類。

將文件按其形成年度分類?？缒甓葧r，一般應以文件簽發日期（即落款日期）為準。對于計劃、總結、預決算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件的簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度處理案件形成的文件歸入結案年；跨年度辦理的文件歸入辦結年。某項工作時間跨度比較長，形成的文件材料多，也可以分年度歸檔。

將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）。會議由幾個機構承辦的，可選擇一個主要的承辦機構進行歸檔。

5．3排列。

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由進行排列。分類方案的最低一級類目是指“保管期限”。同一事由內的歸檔文件，可按文件形成的時間或重要程度進行排列。不同事由的歸檔文件排列：已采用計算機管理檔案的單位，可按不同事由形成時間的先后順序依次排列；未采用計算機管理檔案的單位，應按事由具有的共同屬性分別集中排列，以便于手工檢索。

同一保管期限內的會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

由于特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最后，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應盡量避免。

5．4編號。

歸檔文件應按分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章（見圖a1。圖示中“*”號欄為選擇項，以下同）并填寫相關內容。歸檔章的加蓋時間：各單位應在文件尚未流轉、辦理前，由文書部門加蓋。歸檔章中的全宗號可直接刻在歸檔章上。此外，也可將收文章與歸檔章合二為一。歸擋章的顏色為紅色，填寫歸檔章時應嚴格按照項目順序并使用符合檔案保護要求的字跡材料。

5．4．1全宗號：檔案館給立檔單位編制的全宗代號：

5．4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年：如1978。5．4．3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱“永、長、短”。5．4．4件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號由各立檔單位編制，編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注，有幾個類目編幾個流水號。館編件號在檔案移交進館時按照進館要求標注。5．4．5機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。

5．5編目。

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5．5．1歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對發文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目（見圖a2）。5．5．1．1件號：填寫室編件號。

5．5．1．2責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。填寫時，使用全稱或通用簡稱。

5．5．1．3文號：文件的、發文字號。

5．5．1．4題名：文件標題。文件只有一個題名（正題名）填寫時照實抄錄：文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄，題名超過60個漢字，必須自擬題名，加“（）”標注。沒有標題或標題不規范的，自擬標題，外加“[]”號。文件的附件獨立性強，正題名不能反映附件內容時，附件題名可一并抄錄，外加“()”標注。會議記錄應抄錄會議議題。會議文件、刊物等成套文件逐一填寫歸檔文件目錄，原題名不能概括文件內容的，應自擬題名，加“[]”附于原題名后。5．5．1．5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日：如19990909。5．5．1．6頁數：每一件歸檔文件的總頁數：文件中有圖文的頁面為一頁。5．5．1．7備注：注釋文件需說明的情況。

5．5．2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型（長×寬為297mm×210mm）。

5．5．3歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目（見圖a3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄分保管期限裝訂，各種類別用“口取紙”區分。

5．6裝盒。

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考項目。

5．6．1檔案盒5．6．1．1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等（見圖a4a）。5．6．1．2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或盒底設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖a4b、a4c）。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。進館前，各機關（單位）檔案室為方便日常管理可暫用鉛筆填寫，也可不編。

5．6．1．3檔案盒應采用無酸紙制作。5．6．2備考表備考表直接印于檔案盒封三，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖a5）。5．6．2．1盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5．6．2．2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

5．6．2．3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。5．6．2．4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

優秀文件編號規則（匯總13篇）篇十三

為方便公司建立檔案，易于查詢和交接，所有合同編號均按“xx字第年+月+日+順序號”統一規則編制，如下：

1、投資服務委托協議書——渝投字第040901號。

2、融資服務委托協議書——渝融字第2014040901號。

3、抵押借款合同——渝房借字第2014040901號。

4、保證合同——2014保字第040901號。

5、借款合同——2014借字第040901號。

6、融資(延期)服務委托協議書—渝融延字第2014040901號。

7、如有增加其他非制式合同文本，編號規則同上。

風控部。